Cloud Computing für KMU: Das musst du wissen (Teil I)

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Cloud Computing für KMU: Das musst du wissen (Teil I)
© Tom Wang – stock.adobe.com

Kleine und mittelständische Unternehmen kommen in der heutigen Zeit nicht mehr ohne eine entsprechende IT-Abteilung aus. Zahlreiche Geschäftsprozesse sind inzwischen digitalisiert. Das gilt nicht nur für Betriebe im Dienstleistungssektor, sondern auch für produzierende Unternehmen und Handwerksbetriebe. Zu den wichtigsten digitalen Prozessen gehören:

  • Einkauf von Materialien
  • Lagerlogistik
  • Personalmanagement
  • Produktions- oder Vertriebsabläufe
  • Verkauf
  • Kundenbetreuung
  • Dokumentation
  • Kommunikation

Je nach betrieblicher Struktur gibt es noch zahlreiche weitere Prozesse, die in den einzelnen Unternehmen in digitalisierter Form ablaufen. Deshalb ist eine funktionierende und sichere IT-Infrastruktur mittlerweile von elementarer Bedeutung. Da die Ansprüche ständig höher werden und sich im Wandel befinden, denken bereits viele Unternehmen über ein Outsourcing der IT-Abteilung und der IT-Services nach – hierbei fällt häufig der Begriff Cloud Computing. Es gibt jedoch noch vielerorts Zweifel, ob eine Nutzung der Cloud der richtige Weg ist. Deshalb sollten die Vor- und Nachteile dieser neuen Möglichkeit etwas näher beschrieben werden.

Outsourcing der IT?

Jedes Unternehmen benötigt nicht nur eine gut ausgestattete IT-Abteilung, sondern auch die entsprechende Hardware sowie die gesamte IT-Infrastruktur.

Es müssen Server vorhanden sein, die auch ein hohes Maß an Wartung und Pflege benötigen. Zudem ist eine Software erforderlich, die ebenfalls immer aktuell gehalten sein sollte, um unter anderem gegen potenzielle Security-Vorfälle geschützt zu sein. Irgendwann sind sowohl neue Server als auch neue Software erforderlich. Die Kosten dafür können schnell beachtlich sein. Da fragst du dich vielleicht, ob die (Teil-)Auslagerung der IT-Services nicht doch die bessere Wahl ist. Es stehen verschiedene Anbieter zur Verfügung. Zu den bekanntesten gehören:

  • Microsoft 365
  • Amazon Web Services
  • Google Cloud

Bei den etwas unbekannteren Anbietern sind die Leistungen ganz ähnlich, sodass es keine gravierenden Unterschiede gibt. Bei völlig unbekannten Anbietern ist jedoch größte Vorsicht geboten! Sie bieten mitunter riesige Datenspeicher zu Schnäppchenpreisen an – das klingt zwar verlockend, aber es besteht die Gefahr, dass die Server nicht mehr dem Stand der aktuellen Technik entsprechen. Das bedeutet dann nicht nur Unsicherheiten bezüglich des Datenschutzes, sondern auch leistungsschwächere Performance. Das kann unter Umständen zu erheblichen Problemen bei der täglichen Arbeit führen. Doch zunächst sollte beschrieben werden, was das Cloud Computing überhaupt ist.

So funktioniert die Arbeit in der Cloud

Eine Cloud ist eigentlich nichts anderes, als ein Speicherplatz beziehungsweise Server.

Dieser wird von den Anbietern in den eigenen Rechenzentren zur Verfügung gestellt und ist nur über das Internet erreichbar. Die Datenspeicher befinden sich an großen Serverstandorten. Diese sind oftmals weltweit verfügbar und daher auch in fast allen Staaten zu finden. Der Anwender lagert seine Daten daher in Speicher aus, die mitunter in fremden Ländern stehen. Diese Vorstellung behagt natürlich nicht jedem Unternehmer. Für viele Menschen ist es ein unbehagliches Gefühl, wenn die Kunden- und Personaldaten nicht mehr im eigenen Firmengebäude untergebracht sind. Da tun sich dann so manche Fragen auf:

  • Wo befinden sich die Daten?
  • Besteht jederzeit Zugriff darauf?
  • Wer hat Zugriff auf die Daten?
  • Sind die Daten in der Cloud überhaupt sicher?
  • Gibt es Probleme mit der DSGVO?

Alle diese Fragen werden dir in den folgenden Abschnitten beantwortet. Zunächst steht die Frage im Raum, wo sich die betrieblichen Daten befinden. Die meisten Anbieter stammen zwar aus den USA, aber sie betreiben Serverstandorte in Europa und auch in Deutschland. Darauf solltest du auch bei der Wahl des Anbieters achten:

Seriöse Anbieter geben bereitwillig Auskunft darüber, wo sich die Serverstandorte befinden.

Es ist immer vorteilhaft, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der Serverstandorte in der geografischen Nähe betreibt. Im Grunde genommen dürfte sich der Serverstandort nicht auf die Geschwindigkeit der Datenübertragung auswirken, weil sich die Daten ohnehin mit Lichtgeschwindigkeit bewegen. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass sich nahegelegene Serverstandorte positiv auf die Datengeschwindigkeit auswirken. Das liegt daran, weil die Datenströme nicht über unzählige Schnittstellen geleitet werden müssen. Als Nutzer merkst du dies, wenn zum Beispiel der Download einer Datei oder Präsentation lange benötigt.

Um direkt in einer Cloud zu arbeiten, ist lediglich ein Webbrowser erforderlich. Die auf den heimischen Servern gespeicherten Daten werden über das Internet zu den Cloudspeichern transportiert und können jederzeit wieder abgerufen werden. Das Cloud Computing beinhaltet jedoch nicht nur die Speicherung von Daten. Es bietet noch sehr viel mehr.

Anwendungen aus der Cloud nutzen

Die meisten Cloud-Anbieter bieten auch das sogenannte „Software as a Service“ (SaaS). Das bedeutet, direkt im gemieteten Cloud-Speicher befinden sich Apps, mit denen die tägliche Büroarbeit erledigt werden kann. Dabei handelt es sich um Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationserstellung und noch vieles mehr. Um die einzelnen Anwendungen aufzurufen, braucht sich der Anwender nur mittels Webbrowser ins System einzuloggen. Die Apps werden dann direkt im Browser ausgeführt. Die eingegebenen Daten werden in Echtzeit auf dem Cloud-Speicher gespeichert.

In den Webanwendungen gibt es daher auch keinen Speicherbutton mehr. Jede Eingabe wird direkt gespeichert.

Daher gehen auch keine Daten mehr verloren, wenn der PC abstürzt oder es zu einem plötzlichen Stromausfall kommt. Zudem ist die Arbeit von jedem Platz und mit jedem erdenklichen Endgerät möglich. Sofern sich der Anwender mit einem internetfähigen Gerät in seine Cloud einloggt, kann er an der Stelle weiterarbeiten, an der er zuvor aufgehört hat. Eine Synchronisierung mit den lokalen Applikationen wie einem Excel oder Word ist zumeist auch möglich.

Besondere Vorteile einer Cloud für KMU

Besonders von Bedeutung für kleine und mittelständische Unternehmen ist immer der Kostenfaktor. Eine IT-Abteilung mit der entsprechenden Ausstattung kostet sehr viel Geld. Nicht nur die Anschaffung, sondern auch der Betrieb der IT verursacht mitunter immense Kosten. Das Outsourcing kann daher eine sehr gute Alternative bieten. Der Umstieg ins moderne Cloud Computing sollte auf jeden Fall ernsthaft in Betracht gezogen werden, wenn ohnehin neue Hard- oder Software angeschafft werden muss.

EXTRA: Digitalisierung im Mittelstand: Peter Kranz im Experten-Interview

Die Anbindung eines Unternehmens an die Cloud erfordert zunächst einen gewissen Aufwand. Ist jedoch die Migration aller Daten durchgeführt, verringert sich der Aufwand enorm. Du brauchst dich dann nicht wieder um Updates, Back-ups oder um Datensicherungen zu kümmern. Die Cloud-Systeme werden immer von den Anbietern aktualisiert. Auf lange Sicht kannst du eventuell deine gesamte IT-Abteilung verkleinern. Dadurch sparst du Kosten für das Personal, die Hard- und Software und auch für Energie und Betriebskosten. Die Nutzung der Cloud kostet natürlich auch etwas. Daher ist es sinnvoll, die Kosten gegeneinander abzuwägen.

Wie sieht es mit der IT-Sicherheit aus?

Da die betrieblichen Daten nicht mehr auf den Servern innerhalb des Firmengebäudes gehostet werden, haben viele Interessenten Bedenken bezüglich der Sicherheit. Doch in diesem Bereich kann Entwarnung gegeben werden. Seriöse Cloud-Dienste bieten eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung an. Vor der Übertragung auf den Server werden die Daten des PCs verschlüsselt und erst dann auf den Server übertragen. Versucht jemand, die Daten bei der Übertragung abzugreifen, wird er mit ihnen nichts anfangen können. Die Daten zu entschlüsseln, würde Jahrzehnte in Anspruch nehmen.

Auf den Servern bleiben die Daten ebenfalls verschlüsselt. Daher haben auch nicht die Mitarbeiter/innen in den Serverstandorten einen Einblick auf die gespeicherten Daten. Dort stehen keine Möglichkeiten zur Entschlüsselung der Daten zur Verfügung. Bei der Rückübertragung auf den PC bleiben sie ebenfalls verschlüsselt und werden erst dann entschlüsselt, wenn sich der Anwender mit seinen Zugangsdaten und seinem Passwort eingeloggt hat. Auch die Nutzung einer Multi-Faktor-Authentifizierung ist möglich und sogar gewünscht.

Es besteht auch kaum die Möglichkeit, dass die Server von Viren oder anderen Schadprogrammen befallen werden können.

Die Betreiber sind Profis und sichern alles bestens ab. In den Serverstandorten sind die betrieblichen Daten besser vor Angriffen geschützt als auf heimischen PCs oder auf firmeneigenen Servern. Auch das ist ein wichtiger Vorteil, den die Cloud-Lösung bietet.

Ist Datenverlust denkbar?

In der Cloud sind die Daten sicher. Die Anbieter speichern immer mehrere Versionen (Stichwort: Redundanz) gleichzeitig. Fällt ein Server aus oder muss er gewartet werden, besteht nicht die Gefahr, dass du deine Daten in der Cloud nicht mehr erreichst. An dem jeweiligen Serverstandort gibt es mindestens eine Kopie deiner Daten. Zudem findet auch jederzeit eine Datenspeicherung an einem zweiten Standort statt. Falls im Gebäude, in dem die Server untergebracht sind, ein Feuer ausbricht, ein Wasserschaden auftritt oder sonst etwas passiert, gibt es immer noch ein Back-up der Daten an einem anderen Standort. Daher besteht so gut wie keine Gefahr, dass Daten unwiderruflich verloren gehen.

Auch moderne Server müssen irgendwann ausgetauscht werden. Diese Arbeit sowie alle anderen Wartungsarbeiten gelingen, ohne dass der Anwender etwas davon bemerkt.

Alle seriösen Cloud-Anbieter garantieren eine fast 100-prozentige Verfügbarkeit der Daten.

Eignet sich das Cloud Computing für jedes Unternehmen?

Die gesamte Daten-Infrastruktur in die Cloud auszulagern, eignet sich nicht für jedes Unternehmen. Bei einigen Unternehmen wäre ein solcher Schritt auch aus Gründen des Datenschutzes gar nicht möglich. Es gibt Betriebe, die jederzeit eine genaue Auskunft darüber erteilen müssen, wo sie ihre Daten speichern. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die sehr sensible Daten verarbeiten. Sind die Daten in einer Cloud gespeichert, ist zwar in etwa der Standort bekannt, aber niemals die exakte Speicherposition auf dem jeweiligen Server – hier kann das Einholen der Informationen Zeit in Anspruch nehmen und eine ad hoc Antwort ist nicht möglich.

Des Weiteren eignet sich die Nutzung einer Cloud nicht für solche Betriebe, die bei der Auslagerung von Daten kein gutes Gefühl haben. Die Daten sind zwar in der Cloud sicher, aber trotzdem haben einige Betriebsleiter große Bedenken dabei. In solch einem Fall sollte lieber eine On-Premises Lösung in Erwägung gezogen werden.

An dieser Stelle sollte auch noch darauf hingewiesen werden, dass nicht immer die komplette IT eines Unternehmens in die Cloud verlagert werden muss. Beispielsweise können wichtige Unternehmensdaten auf den eigenen Servern verbleiben. Die gesamte Kommunikation lässt sich jedoch deutlich besser mit einem cloudbasierten System abwickeln. In diesem Bereich sind insbesondere folgende Szenarien denkbar:

  • Onlinekonferenzen
  • Präsentationen
  • Onlineschulungen

Werden beispielsweise neue Produktionsverfahren in einem Unternehmen etabliert, so ist es einfach, über einen cloudbasierten Videochat Mitarbeiter/innen in anderen Produktionsstätten darüber zu informieren. Die Präsentationen oder Schulungen können auch aufgezeichnet werden, sodass die Angestellten in weiter entfernten Zweigstellen sie zu jeder Zeit ansehen können. Das ist ein enormer Vorteil, falls sich die einzelnen Standorte in Regionen mit unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Da die Kommunikation und die Präsentation zu jeder Zeit weltweit möglich ist, sparen Unternehmen auch Reisekosten.

Bestehen derartige Anforderungen in dem Unternehmen nicht, dann sind solche Dienste auch nicht zwingend erforderlich. Es wäre selbstverständlich fatal, sich für eine Cloud-Lösung zu entscheiden, bloß weil dieses Verfahren derzeit in Mode ist.

Alle Betriebsleiter/innen sollte für sich selbst entscheiden, ob das Cloud Computing die beste Lösung für ihren Betrieb ist.

Es schadet jedoch nicht, sich schon bei Zeiten über diese vielseitigen Möglichkeiten zu informieren. Beim Cloud Computing handelt es sich mit Sicherheit nicht um einen kurzfristigen Hype. Die cloudbasierten IT-Lösungen werden zunehmend an Bedeutung gewinnen und sind bereits heute ein fester Bestandteil in vielen Unternehmen, Tendenz steigend.

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Aaron Siller
Aaron Siller ist IT-Consultant und Inhaber des IT-Dienstleisters siller.consulting. Sein technologischer Schwerpunkt liegt dabei auf den Microsoft Cloud Technologien, wie Microsoft 365, Intune und Azure. Unter dem Label siller.consulting betreut er gemeinsam mit Partnern Endkunden auf dem Weg in die Microsoft Cloud. Dabei werden Migration zu Services wie Office 365 durchgeführt, IT-Security auf Basis von Microsoft Intune geschaffen oder auch Infrastrukturen nach Microsoft Azure verlagert. Ergänzt wird die Beratung durch einen etablierten Cloud Managed Services.

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