Trotz der allseits bekannten Vorteile, die die Investition in ein papierloses Büro mit sich bringt – etwa effizientere und automatisierte Arbeitsabläufe, geringere Kosten, hoher ROI und positive Auswirkungen auf die Umwelt – sind viele Unternehmen diesem mittlerweile etablierten Trend noch immer nicht gefolgt. Was hält sie davon ab?

Hier sind fünf Gründe, warum Unternehmen noch nicht auf papierloses Arbeiten umgestiegen sind, und was Führungskräfte tun können, um die Vorurteile und Hindernisse aus dem Weg zu räumen:

1. Angst vor Veränderungen

„Wir machen das schon seit Jahrzehnten so. Warum also jetzt etwas ändern?“ hört man häufig von denjenigen, die noch nicht papierlos arbeiten. Die Angst vor Veränderungen beruht auf der Furcht vor dem Unbekannten. Für viele ist es ein sicherer Hafen, bei dem zu bleiben, „was seit Jahrzehnten funktioniert“.

Was tun?

Manche mögen Angst vor Veränderung haben, aber in Wirklichkeit ist es in der heutigen technologisch geprägten Welt riskanter, hinterherzuhinken oder gar stehenzubleiben. Um nicht zurückzufallen, sollten Sie Ihr persönliches Netzwerk nutzen und mit anderen sprechen, die bereits erfolgreich ein papierloses Büro eingeführt haben. So können Sie verstehen, wie anderen die Umsetzung gelungen ist. Beobachten Sie zum Beispiel wie andere digitale Technologien nutzen. Auf diese Weise werden Sie merken, wie spannend und profitabel es sein kann, neue Dinge auszuprobieren. Erstellen Sie einen Plan mit einem definierten Endpunkt. Auf diese Weise wird das, was vorher „unbekannt“ war, jetzt „bekannt“ – und so die Angst davor verschwinden.

EXTRA: Woran Veränderung im Vertrieb scheitert – und was daraus folgt

2. Investitionen in IT-Fachwissen und Schulungskosten

Die digitale Transformation und der Abschied vom Papier erscheinen den technisch Unversierten häufig wie ein hohes Hindernis, das es zu bezwingen gilt. Und selbst die Mutigen haben häufig so ihre Bedenken. Wird sich die Investition auszahlen? Werden wir in der Lage sein, die Technologie richtig zu nutzen? Wo soll ich überhaupt anfangen?

Was tun?

Wenn Sie sich hier wiederfinden, haben Sie Glück. Denn die Technologie, um „papierlos“ zu werden, ist weder kompliziert noch teuer. Alles, was Sie wirklich brauchen, sind Scanner, PDF-Bearbeitungssoftware, eine Software-Suite für Bürodokumente, eine Lösung für elektronische Signaturen und Dateiserver. Viele dieser Produkte haben Sie sicher bereits oder sie sind Ihnen vertraut. Es ist also mehr eine Sache der Einstellung als der technischen Fähigkeiten. Wenn Sie den Willen haben, werden Sie einen einfachen Weg finden. Außerdem können Sie schrittweise vorgehen. Nach den ersten erfolgreich durchgeführten Schritten auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung können größere Unternehmen, die mit größeren IT-Abteilungen ausgestattet sind, die PDF-Technologie in ihre selbst entwickelten Anwendungen integrieren. Kleinere Unternehmen können das durch den Zukauf von Standardsoftware erreichen.

3. Abhängigkeit von der handschriftlichen Unterschrift

Viele Branchen beschäftigen sich mit der Abkehr von der traditionellen „handschriftlichen Unterschrift“ – also, wenn Stift und Papier bei der Unterzeichnung aufeinandertreffen. Doch häufig wirft das auch die Frage nach der Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen auf und ob diese vor Gericht Bestand haben.

Was tun?

Noch einmal: Wenn Sie sich hier wiederfinden, haben Sie Glück. Unterschriften mit Stift und Papier sind nicht die einzigen rechtlich zulässigen Unterschriften. In der Europäischen Union ist der rechtliche Rahmen für eSignaturen mit der eIDAS-Verordnung genau festgelegt. Sie trat 2014 in Kraft. eIDAS steht für Electronic Identification, Authentication And Trust Services. Die Verordnung über die elektronische Identifizierung und über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union und enthält alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz digitaler Signaturen. Sie besagt im Grunde, dass „einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.“

Außerdem unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) stellen die höchste Sicherheitsstufe dar, da sie die Identifikation über das Zertifikat eines unabhängigen Vertrauensdienstanbieters voraussetzen. Daher sind nur QES mit einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt und ersetzen die Schriftform auf Papier. In vielen Fällen des Business-Alltags (zum Beispiel bei Arbeitsverträgen) reicht aber schon die fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Sie wird ebenfalls vor Gericht anerkannt.

Und auch außerhalb der EU gibt es verbindliche Regelungen für elektronische Signaturen. So ist etwa in den USA die Verwendung von elektronischen Signaturen seit dem Jahr 2000 mit dem Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) anerkannt. Darüber hinaus gilt in 49 Bundesstaaten, dem District of Columbia und den U.S. Virgin Islands der Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

4. Einhaltung von Vorschriften

Unternehmen müssen gewisse Compliance-Vorschriften sowie Branchen- und Unternehmensrichtlinien einhalten, d. h. eine Reihe von Spezifikationen, die für die Geschäftsprozesse des Unternehmens relevant sind. Eine große Sorge: Können digitalisierte Prozesse überhaupt all diese Vorgaben erfüllen?

Was tun?

Sehr wahrscheinlich ist Ihr aktueller, auf Papier basierter Dokumenten-Workflow mit Ihren Compliance-Richtlinien konform. Bei der Umstellung auf rein digitale Dokumenten-Workflows müssen Sie sicherstellen, dass auch diese den Vorschriften entsprechen. Digitale Dokumentenprozesse sind in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften aber gar nichts Besonderes: Im Grunde müssen Sie nur die gleichen Grundsätze anwenden. Viele Compliance-Anforderungen lassen sich in einem papierlosen Büro sogar einfacher und zuverlässiger erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren muss, können Sie diese Unterlagen einfacher und kostengünstiger speichern und die Erstellung eines Prüfpfads automatisieren.

EXTRA: 6 Wege, wie du deinen Workflow im Unternehmen verbesserst

5. Sicherheitsaspekte

Eine der häufigsten Sorgen im Zusammenhang mit Digitalisierung ist natürlich die Sicherheit. Wie schütze ich meine vertraulichen Informationen vor Hackern und Cyberkriminellen oder auch Mitarbeitenden, die keinen Zugang zu bestimmten Informationen haben sollen?

Was tun?

Es gibt viele Produkte für Dokumentensicherheit, mit denen Sie Ihre Informationen schützen können. Lösungen zur Verwaltung von Dokumentenrechten (Digital Rights Management) ermöglichen den Zugriff auf verschlüsselte Dokumente auf Grundlage der Identität des Benutzers und der ihm gewährten Rechte. Größere Unternehmen, die bereits Personal für digitale Sicherheit beschäftigen, verfügen meist ohnehin über das nötige Fachwissen, um diese Lösungen einzusetzen. Für kleinere Unternehmen ist es eine gute Idee, in Sicherheitsberater zu investieren, wenn sie mit vielen sensiblen Informationen in einer stark regulierten Branche zu tun haben. Letztendlich wird jedoch der Verzicht auf Papier und die Anwendung guter digitaler Sicherheitsstandards die Sicherheit sensibler Daten verbessern. Das erleichtert außerdem, Dokumente im Notfall wiederherzustellen. Cloud-basierte Technologie kann etwa im Falle einer Naturkatastrophe (Brand, Überschwemmung, Sturm etc.) oder eines Stromausfalles die notwendigen Sicherungsmaßnahmen bieten.

Zwar sind Investitionen in Hardware, Software, Cloud-Dienste, Prozessentwicklung und Schulungen erforderlich, doch die Rentabilität der papierlosen Dokumentenverarbeitung ist letztendlich groß. Die Überwindung dieser vermeintlichen Hindernisse wird sich durch erhöhte Effektivität und Effizienz der neuen digitalen Workflows vielfach bezahlt machen. Viel Erfolg!