Die elektronische Unterschrift vereinfacht nicht nur Geschäftsprozesse. Sie spart auch Kosten. Unternehmen unterschätzen diesen Meilenstein der digitalen Transformation oft. Was die E-Signatur kann, zeigt der Überblick.

Es gibt kaum einen Geschäftsprozess, in dem nicht früher oder später etwas abgezeichnet werden muss. In der analogen Welt bedeutet das oft: Viel Aufwand für einen eigentlich einfachen Handgriff. Dabei gibt es mit der elektronischen Signatur oder auch E-Signatur längst eine etablierte Methode, um diese digitale Lücke zu schließen. Nach einer Bitkom Umfrage sind während der Corona-Pandemie 60% der befragten Unternehmen von einer händischen Unterschrift zur digitalen Signatur gewechselt.

Rechtssicherheit weltweit

Technisch betrachtet ist die digitale Signatur ein kryptografisches Verfahren, das über digitale Schlüssel beim Signaturprozess die Urheberschaft und Integrität der Signaturen sicherstellt. Der Prozess der Ver- und Entschlüsselung läuft cloudbasiert im Hintergrund ab, so dass sich die Unterschreibenden selbst keine Sorgen über die Sicherheit machen müssen.

Und auch was die Rechtssicherheit angeht, hat die Europäische Union mit der eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) bereits 2014 einen rechtlichen Rahmen geschaffen, der für Unternehmen und Institutionen bei der Verwendung elektronischer Signaturen Klarheit schafft. Darüber hinaus werden digitale Signaturen auch in vielen Staaten außerhalb der EU anerkannt.

Drei E-Signaturen, die Du kennen solltest

Generell unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Signaturtypen. Die mit eIDAS festgelegte juristische Geltung ist dabei an die jeweilige technische Umsetzung gekoppelt. Welche E-Signatur die richtige ist, hängt also immer auch vom Anwendungsfall ab.  

1. Die einfache elektronische Signatur gilt in Deutschland juristisch zwar als „Signatur in Textform“, sie bietet jedoch keinen Schutz vor Fälschungen oder verlässliche Möglichkeiten zur sicheren Authentifizierung eines Unterzeichners. Hierzu zählt z. B. das Einfügen einer gescannten Unterschrift als Bilddatei in ein Dokument.

2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) garantiert in einem Signaturprozess Absender und Empfänger eine sehr hohe Integrität des unterzeichneten Dokuments. Um diesen Schutz zu ermöglichen, wird bei der FES mit digitalen Mitteln geprüft, ob die elektronische Signatur im Dokument verändert wurde. Im Fall einer Manipulation wird das Dokument automatisch ungültig. Über ein ergänzendes SMS-TAN-Verfahren lässt sich die Sicherheit der FES zusätzlich erhöhen: Es stellt sicher, dass ein Dokument wirklich von der Person entgegengenommen wurde, an die es adressiert war. Rechtlich gesehen eignet sich die fortgeschrittene Signatur damit in Deutschland für die Unterzeichnung aller Verträge, die keine Schriftform oder andere besondere Formen voraussetzen. Mögliche Anwendungsfälle sind Angebote, Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine oder Versicherungsverträge, sofern diese Dokumente für das FES-Verfahren als ausreichend gekennzeichnet sind

3. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die größte Sicherheit bei digitalen Signaturprozessen. Die QES ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, bei der sich die Unterschreibenden zusätzlich über ein elektronisches Verfahren identifizieren. Das kann z. B. über ein Video-Ident-, Vor-Ort-Ident- oder Post-Ident-Verfahren oder mit einem elektronischen Personalausweis geschehen. Rechtlich gesehen kann die qualifizierte elektronische Signatur die händische Unterschrift in fast allen Anwendungsfällen ersetzen. Gängige Beispiele aus der Praxis sind digitale Steuererklärungen, Mietverträge, Wohnungskündigungen oder sonstige Verträge, die in Schriftform vorliegen müssen.

Digitale Prozesse statt Papierlast

Die digitale Signatur kann die Durchlaufzeiten von Vertragsabschlüssen von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzen. EmpfängerInnen im Unternehmen zeichnen die Dokumente z. B. über ein registriertes Konto gegen, in dem Scans ihrer Unterschriften geschützt hinterlegt und jederzeit für die jeweiligen Anwendenden verfügbar sind. Externe Personen können die Dokumente wiederum ohne zeitaufwändige Registrierung einsehen und signieren. In der Regel lassen sich in solchen Systemen auch weitere Unterlagen wie Erläuterungen oder AGBs zu einem Kaufvertrag zentral ablegen.

Zusätzlich sparen Unternehmen an Betriebskosten (z. B. Versand). Während eine papiergebundene Signatur im Durchschnitt auf 23,50 Euro kommt, lässt sich die E-Signatur bereits für 1,65 Euro realisieren. Und noch ein schöner Nebeneffekt: Mit der elektronischen Signatur lässt sich Papier sparen, der CO2-Fußabdruck reduzieren und ein Zeichen für Nachhaltigkeit setzen. Digitale Unterschriften sind vielleicht nur eine Kleinigkeit. Für nachhaltige, schnelle und effiziente Workflows in der täglichen Arbeit von Unternehmen ist ihre Relevanz jedoch nicht zu unterschätzen.

Der unternehmer.de Newsletter

Die beliebtesten und spannendsten Artikel rund um Digitalisierung, Management und Marketing kostenlos in dein Postfach.

JETZT ANMELDEN