Ausgaben im Blick behalten: 3 Tipps für mehr Übersicht

Unternehmen haben in den letzten 12 Monaten viele Beeinträchtigungen erlebt: eine globale Pandemie mit Lockdown-Phasen, den Wechsel ins Homeoffice und schwankende Wirtschaftsprognosen. Nie war es für Führungskräfte schwerer, das eigene Unternehmen auf Kurs zu halten. 2021 ist die Sicherung der Liquidität eine der wichtigsten und mitunter schwierigsten Aufgaben. Zu den relevantesten Kennzahlen, über die Unternehmen jetzt die Übersicht behalten sollten, gehören die von MitarbeiterInnen getätigten Ausgaben. Mehr Transparenz darüber, was ausgegeben wird und wo, bietet Führungskräften höhere Planungssicherheit.

Wer Ausgaben nicht nur einsehen, sondern auch informiert steuern kann, wird sein Unternehmen trotz wirtschaftlicher Unsicherheit widerstandsfähig halten.

Die folgenden drei Tipps helfen Unternehmen, Ausgaben richtig zu verfolgen und gleichzeitig die MitarbeiterInnen zu entlasten.

1. Ausgaben transparent machen

COVID-19 hat den Arbeitsalltag verändert und bringt gleichzeitig eine neue Dynamik in die Mitarbeiterausgaben. Wer im Homeoffice unter Lockdown-Bedingungen arbeitet, reicht nicht die gleichen Ausgaben ein wie vor der Pandemie. Ausgabenkategorien wie Internet- und Telefonkosten sind schon im zweiten Quartal 2020 rapide angestiegen. Die Kategorie „Sonstige“ stieg um 17 Prozent und wächst weiter. Es ist schwierig, ein klares Bild über Ausgaben zu erhalten, die in die Kategorie „Sonstige“ fließen. Diese Blackbox-Kategorie macht die Ausgaben zunehmend undurchsichtig. Ein transparenteres Ausgabenmanagement liefert Antworten auf wichtige Fragen:

• Wie hoch sind die Ausgaben, die über persönliche Kreditkarten getätigt werden und warum?
• Wie viele Lieferantenzahlungen erscheinen in Spesen- und Reisekostenabrechnungen, während sie eigentlich durch Aufträge (POs) abgedeckt und in der Budgetplanung berücksichtigt werden sollten?
• Funktionieren bestehende Ausgabenrichtlinien und -kategorien, oder gibt es Mängel?

Führungskräfte sollten sicherstellen, dass Mitarbeiterausgaben transparent einsehbar sind.

Dafür müssen sie zunächst die Ausgabenrichtlinien an die veränderte Arbeitsrealität anpassen, bestehende Ausgabenkategorien prüfen und bei Bedarf neue erstellen. Zudem gilt es, die MitarbeiterInnen über neue Richtlinien und Ausgabengruppen zu informieren. Denn eine aktuelle Homeoffice-Studie zeigt: Für 38% sind 2020 zusätzliche Kosten durch das Arbeiten im Homeoffice entstanden und 58% sind im Unklaren, welche Ausgaben das Unternehmen trägt.

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2. Für konsolidierte Daten und einheitliche Prozesse sorgen

Angestellte tätigen zahlreiche, oft nicht vorhersehbare Ausgaben und Unternehmen bieten ihnen dafür viele Optionen: Firmenkreditkarten, virtuelle Karten oder digitale Bezahlsysteme. Zusätzlich werden Belege und Abrechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht und verarbeitet.

Konsolidierte Daten und Prozesse sind hier der Schlüssel, um die Kontrolle zu behalten. Unternehmen sollten die Digitalisierung vorantreiben und im Ausgabenmanagement eine Lösung einsetzen, die Daten zusammenführt und Prozesse regelkonform automatisiert.

Vier Vorteile für Unternehmen:

• Mehr Effizienz, das Sammeln von Belegen und Rechnungen entfällt
• Standardisierte Genehmigungen, damit Vorgesetzte Ausgaben sehen, bevor sie entstehen
• Flexibilität, um nach Bedarf Ausgabenkategorien hinzuzufügen
• Nicht richtlinienkonforme Ausgaben werden verhindert

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Systeme, die die richtige Art von Ausgaben über den richtigen Prozess zur richtigen Zahlungsmethode leiten, schaffen Einheitlichkeit und geben Führungskräften mehr Kontrolle.

3. Das Geldausgeben vereinfachen und Mitarbeiter entlasten

MitarbeiterInnen müssen häufig Ausgaben tätigen, um ihrer Arbeit nachzukommen, z.B. Büromaterial für das Homeoffice kaufen, sich für Schulungen anmelden und künftig auch wieder reisen. Unternehmen sind nicht funktionsfähig ohne diese Ausgaben und sparen keineswegs, wenn sie den Angestellten das Geldausgeben erschweren. Tatsächlich wird es dadurch nur schwieriger zu verfolgen, wohin das Geld fließt. Aufwendige, komplizierte Prozesse schüren zusätzlichen Frust.

Trotz aller Sparambitionen dürfen Führungskräfte nicht ihre wertvollste Ressource, die MitarbeiterInnen belasten.

Vielmehr sollten sie sich überlegen, wie sie die Beschäftigten in dieser unsicheren Zeit unterstützen können. Transparenz herzustellen durch regelmäßigen Austausch ist jetzt wichtiger denn je. So kann in die tatsächlichen Bedürfnisse der Belegschaft und damit in ihre Entlastung gezielt investiert werden. Unternehmen sind auf motivierte MitarbeiterInnen angewiesen. Ganz besonders, wenn die Wirtschaft wieder anzieht. Talente werden bei den Firmen bleiben, die gut mit ihnen umgehen, zuhören und gut durch Krisen managen. Jetzt entscheidet sich, ob aus MitarbeiterInnen Verbündete und Fans werden.

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Wir erleben aktuell eine ganz neue Stufe von Kontrollverlust. Die Pandemie und die Schnelllebigkeit von Regelungen und Prognosen zeigen uns deutlich Schwachstellen und Verbesserungspotenziale auf.

Auch im restlichen Jahr 2021 werden Liquidität und Widerstandsfähigkeit im Vordergrund stehen. Ob Start-up oder Familienunternehmen: Die Ausgaben im Auge zu behalten kann entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen. Nur wer weiß, was kommt, kann kluge Spar- und Investitionsentscheidungen treffen und gleichzeitig die MitarbeiterInnen unterstützen. So bleiben Unternehmen auch für neue Top-Talente attraktiv, können wachsen und langfristig im Wettbewerb bestehen.

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