Die Finanzabteilung digitalisieren? 5 Gründe sprechen dafür!

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Immer mehr Unternehmen wissen, dass das alte Credo “Alles bleibt, wie es ist” heute nicht mehr so recht funktioniert. In den vergangenen zwei Jahren haben sich viele Arbeitsbereiche längst in den virtuellen Raum verschoben. Ein Unternehmensbereich, der aus Vertrauen auf die bisherigen Prozesse jedoch weiterhin meist analog bleibt, ist die Finanzabteilung – doch genau hier lohnt es sich für UnternehmerInnen besonders, die nächsten Schritte zu wagen! Die folgenden Gründe sprechen dafür, die Finanzabteilung zu digitalisieren:

1. Der Wettbewerb wird schneller: Geh mit der Zeit!

Die wirtschaftlichen Bedingungen haben sich in den vergangenen Jahren verändert. Wer auch morgen vorne dabei sein will, muss heute schneller, effizienter und produktiver sein.

Die Digitalisierung hat einen Wandel eingeleitet, der seine Geschwindigkeit kontinuierlich steigert und immer zwingender auftritt.

Das zeigen insbesondere die zahlreichen digitalen Tools, die in modernen Unternehmen heute selbstverständlich ineinandergreifen. Wer hier zu lange wartet, kann seinen Rückstand oft nur schwer aufholen. Damit dein Unternehmen mit WettbewerberInnen und Märkten mithalten kann, ist es sinnvoll, gewisse Prozesse deiner Tätigkeiten zu digitalisieren, dich den aktuellen Gegebenheiten anzupassen und so deine Effizienz zu steigern.

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2. Erziele den entscheidenden Vorsprung: Die 6 V’s der Big Data

Big Data ist ein komplexer Begriff, der eine Fülle an Prozessen beinhaltet. Die meisten Vorgänge werden heute vielerorts noch von Hand ausgeführt. Die berechtigte Frage ist, wie sinnvoll eine manuelle Datenverarbeitung ist – erst recht in Zukunft. Welche Datenmenge kann ein Mensch überhaupt sinnvoll, zügig und verlässlich strukturieren, priorisieren und für Nutzer aufbereiten?

Big Data umfasst folgende Bestandteile: Die 6 V’s

  • Volume: Umfang des Datenvolumens
  • Velocity: Geschwindigkeit der Datenverarbeitung
  • Variety: Bandbreite verschiedener Datentypen
  • Value: Mehrwert der Daten für ein Unternehmen
  • Validity: Sicherstellung der Datenqualität

Mithilfe intelligenter Software kann jeder dieser Schritte als passgenaue digitale Komponente programmiert und in einem umfassenden Tool vereint werden. Natürlich braucht es auch weiterhin einen Menschen, der die Abläufe kontrolliert und überwacht. Allerdings wird ihm die Arbeit um ein Vielfaches erleichtert.

3. Irren ist menschlich: Minimiere die Fehleranfälligkeit

Ob wegen einer Budgetberechnung oder Reisekostenabrechnung: Abstimmungen zwischen Abteilungen können viel Zeit und Energie rauben. Und nicht zuletzt sind diese Tätigkeiten, wenn man sie manuell bearbeitet, anfällig für Fehler. Sowohl der damit verbundene Personalaufwand als auch die Komplexität lässt sich durch den Einsatz digitaler Tools vermeiden. Simple Prozesse werden automatisiert und wichtige Ressourcen freigesetzt: Dein Personal kann sich wieder geschäftsrelevanten Aufgaben zuwenden und du die dadurch eingesparten Mittel in neue Geschäftsfelder investieren.

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4. Erschließe neue Geschäftsfelder und vermeide Diskrepanzen

Ein guter Weg, die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, ist es, stärker auf die Bedürfnisse seiner KundInnen einzugehen.

Beispielsweise bevorzugen viele KäuferInnen nutzerfreundliche Bezahlmethoden – kein Problem für ein digitalisiertes Abwicklungssystem! Weiterhin kannst du das Konfliktpotenzial bei Firmen-Kooperationen reduzieren. In jedem Unternehmen existieren Strukturen, Regeln und auch Abläufe, die sich von anderen unterscheiden. Die Diskrepanzen werden umso deutlicher, je größer der jeweilige Grad der Digitalisierung ist. Es kann sein, dass deine KooperationspartnerInnen bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen haben. Jetzt solltest du unbedingt zu ihnen aufschließen, denn das Fehlen digitaler Prozesse kann das betriebswirtschaftliche Potenzial der Kooperation beeinträchtigen. Um das Erschließen neuer Arbeitsbereiche nicht zu gefährden, lohnt es sich, im Sinne des Fortschritts in digitale Prozesse zu investieren.

5. Reduziere den Aufwand – steigere den Mehrwert

Wer sich für das Implementieren digitaler Tools entscheidet, festigt nicht nur seine Wettbewerbsfähigkeit und Marktposition. Die große Chance besteht auch darin, interne Prozesse zu optimieren. Ehemals analoge Arbeitsabläufe lassen sich dank sofort abrufbarer Informationen schneller durchführen, was zeitliche Ressourcen einspart. Relevante Informationen werden übersichtlich, nachvollziehbar und leicht zugänglich aufbereitet. Das vereinfacht einerseits komplexe Prozesse, erhöht andererseits aber auch die Transparenz der Abläufe. Hinzu kommt, dass du mit jedem Rechnungsausdruck, jeder Ablage oder jedem Archiv, die du einsparst, etwas für die Umwelt tust. 

Sei mutig: Digitalisierung ist ein Prozess

Oftmals kostet der Schritt in eine digitalisierte Finanzabteilung einiges an Überwindung. Aber er lohnt sich.

Wer heute mutig ist, hat morgen mehr Zeit für die wesentlichen Herausforderungen.

Mit einer strukturierten Herangehensweise lassen sich die digitalen Prozesse sinnvoll in dein Unternehmen integrieren. Fortschritte zu dokumentieren und evaluieren kann dir dabei helfen, positive Veränderungen innerhalb der Finanzabteilung wahrzunehmen. Auch kann es sinnvoll sein, externen PartnerInnen über dein Vorhaben zu informieren, vielleicht animierst du sie sogar dazu, denselben Weg einzuschlagen. Es lohnt sich in jedem Fall, die technischen Entwicklungen im Auge zu behalten: Es gibt nicht das eine optimale digitale Tool. Und ebenso wichtig: Versuche, die Anwendungen zu verstehen, indem du dich intensiv mit ihnen auseinandersetzt. Auch kannst du deinen KollegInnen Aus- sowie Fortbildungen anbieten, damit sie den Sinn der Transformation nachvollziehen können. Besprecht gemeinsam die Ziele und Maßnahmen und tauscht euch regelmäßig über die Fortschritte und Erkenntnisse der digitalen Finanzabteilung aus.

EXTRA: Darum brauchen wir Zukunftsmut für die Digitalisierung

In Hinblick auf den Wandel durch die Digitalisierung bleibt eine letzte Frage: Willst du deine Wettbewerber profitieren lassen oder selbst zu den Profiteuren gehören?

Ante Spittler
Gemeinsam mit Anton Rummel, Ferdinand Meyer und Stephan Haslebacher hat Ante Spittler 2019 Moss gegründet – eine Plattform für digitales und effizientes Ausgabenmanagement. Nach seinem Studium des Finance & International Managements an der Universität zu Köln startete der passionierte Aktionär seine Karriere als Associate Consultant bei McKinsey. Bereits 2015 gründete er dann, zusammen mit Anton Rummel, sein erstes Start-up Move24. Hier stellte er schnell fest, wie schwierig es für Gründer ist, passende Zahlungslösungen zu finden und ohne Kredithistorie eine Firmenkreditkarte mit einem ausreichenden Limit zu bekommen. Dieses Problems nahm er sich schließlich persönlich an und entwickelte mit Moss eine Firmenkreditkarte, die nicht nur Gründern neue Möglichkeiten eröffnet, sondern auch das Ausgabenmanagement von etablierten mittelständischen Unternehmen optimiert. Dabei kümmert er selbst sich um die operativen Geschäfte, verantwortet die Unternehmensstrategie und Geschäftsentwicklung sowie die Internationalisierung.

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