Zettelwirtschaft Adieu! Digitalisiere deine Formulare mithilfe von KI

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KI² – Künstliche Intelligenz braucht Kreative Intelligenz
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In den meisten Unternehmen sind Formulare nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Prozesslandschaft. Oftmals müssen jedoch die handschriftlich eingetragenen Daten irgendwann in einen digitalen Prozess überführt werden. Wie du bei diesem entstehenden Medienbruch mithilfe von KI Zeit und Kosten einsparen kannst, liest du in diesem Beitrag.

Übertragung per Hand ist fehleranfällig und kostet Zeit

Der Übertrag von handschriftlichen Formularen in ein digitales Format ist in der Regel noch händische Arbeit. Hier entsteht also ein Medienbruch, der in Summe mitunter einiges an Kosten verursachen kann. Neben der Zeit, die für das Abtippen der Eintragungen benötigt wird, können hier nämlich auch schnell Fehler passieren, wie beispielsweise das Verrutschen in einer Zeile, was zu falschen Eingaben führt, oder das Vertauschen von einzelnen Zahlen bei der Eingabe von Nummern.

Das Einscannen und Anhängen des Formulars ist meistens auch keine Option, da nicht das bloße Bild, sondern die eingegeben Daten einzeln benötigt werden.

Dabei sind das Auslesen und Erkennen von Handschrift auf Papier in einigen Bereichen schon seit langer Zeit etabliert: Man denke nur an Überweisungen in Banken, bei denen der ausgefüllte Schein schon länger an Automaten eingescannt und verarbeitet werden kann. Hier liegt jedoch ein sehr starres Konstrukt als Formular-Template vor, während bei anderen Prozessen komplexere Formulare existieren.

So funktioniert die KI in der Textauswertung

Mittlerweile gibt es einige neue technische Möglichkeiten, mit deren Hilfe Unternehmensprozesse optimiert werden können. So gibt es beispielsweise bei diversen Cloud-Anbietern bereits jetzt Services, die Formular-Templates „erlernen“ und ausgefüllte Exemplare auslesen und verarbeiten können. Dabei werden die eingetragenen Daten direkt in ein maschinell lesbares Format umgewandelt. Hier reden wir nicht nur von bloßer Handschrifterkennung, sondern auch von der Zuordnung der Felder zu den digitalen Gegenstücken. Die Basis für diese Services bilden KI-Modelle.

Ein wichtiger Teil dieser Modelle ist die Optical Character Recognition (OCR): Mithilfe dieser Technologie können Texte automatisiert in Bildern erkannt werden. Das können beispielsweise gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder andere digitale Bilder sein, auf denen Text zu finden ist. Ohne KI-Technologie kannst du diese meist nur einscannen und nicht mehr weiter bearbeiten. Durch den Einsatz von OCR hingegen werden die Texte darin erkannt und können dann in ein digitales System überführt werden.

Optical Character Recognition als zentrale Technologie

Doch wie funktioniert OCR? Es gibt verschiedene Modelle und Programme, allerdings arbeiten diese alle nach einem ähnlichen Muster. Das Programm analysiert das Dokument und unterteilt es in Kategorien – beispielsweise Bilder, Tabellen und Text. Dabei teilt das System den Text zunächst in die einzelnen Buchstaben auf. Da diese oft ähnlich aussehen, kombiniert es die Buchstaben dann in verschiedenen Varianten. Dabei wird am Ende die wahrscheinlichste Buchstabenkombination herausgestellt, sodass das Programm schließlich eine Entscheidung treffen kann. Dadurch ist beispielsweise auch gesichert, dass das System verschiedene Handschriften erkennt.

Im nächsten Schritt werden diese Textteile dann in das entsprechende Formular überführt. Um zu erkennen, an welche Stelle welcher Text gehört, teilt die KI die verschiedenen Teile in Kategorien ein. Nehmen wir mal das Beispiel Urlaubsantrag: ein Formular, dass es in jedem Unternehmen gibt und oft noch auf Papier ausgefüllt wird. Wenn du dies nun einscannst, werden die verschiedenen Teile beispielsweise in folgende Kategorien eingeteilt:

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • Urlaubsbeginn
  • Urlaubsende

Formulare automatisieren: Das sind die Vorteile

In deinem Prozess musst du solch ein Formular nur noch einscannen und vom KI-Service verarbeiten lassen. Die Eintragungen in deinem digitalen Prozess werden ab dann automatisiert durchgeführt. Das spart nicht nur Zeit, da das händische Abtippen entfällt, sondern verringert auch das Fehlerpotenzial, da Flüchtigkeitsfehler – wie beispielsweise das Verrutschen in Zeilen oder das Vertauschen von Nummern – nicht passieren.

Ein weiterer Vorteil ist, dass du deine Mitarbeiter, die sonst viel Zeit mit der Übertragung der Daten verbringen, für wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen kannst. Um das klarzustellen:

Es ist ein großer Mythos, dass die KI den Menschen die Arbeitsplätze wegnimmt. Die KI soll deinen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und rein administrativen Aufwand, der keinen Mehrwert für das Unternehmen hat, automatisieren.

Dadurch können die Mitarbeiter, die sonst stundenlang Formulare in das digitale System übertragen haben, andere Aufgaben übernehmen, die das Unternehmen vorantreiben. Das hilft nicht nur der Produktivität, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie sich an der Entwicklung des Unternehmens beteiligen können.

EXTRA: „Vom Mitarbeiter zum Mitgestalter“: So behauptest du dich [Rezension]

Darüber hinaus hast du durch den Einsatz von Cloud-Services einen geringen Integrationsaufwand. Lediglich die Schnittstelle für das Einscannen und die Verarbeitung der zurückgemeldeten ausgelesenen Daten sind aufzusetzen. Heißt: Du musst nicht viel selbst programmieren und entwickeln, sondern kannst von der Erfahrung der großen Technologiekonzerne profitieren. Unternehmen wie Microsoft, Google oder Amazon haben inzwischen ganze Pakete an KI-Services entwickelt, die du ohne großen Aufwand nutzen kannst.

Max-Ludwig Stadler
Max-Ludwig Stadler beschäftigt sich seit 2013 mit dem Thema Künstliche Intelligenz und dessen praktischen Einsatzmöglichkeiten. Seit 2018 ist er bei mindsquare in den Bereichen Mobility und KI tätig. Sein Schwerpunkt liegt dabei auf der Einführung und Nutzung von KI in mittelständischen Unternehmen. Dies umfasst beispielsweise auch die Unterstützung beim Identifizieren geeigneter Use Cases und der Wahl des passenden Anbieters.

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