Business-Events absagen? 6 gute Gründe für hybride Online-Events!

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Business-Events absagen? 6 gute Gründe für hybride Online-Events!
© Алексей Синельников – stock.adobe.com

Bei den meisten Unternehmen sind Onlinestreams und Videomeetings in Folge der Corona-Einschränkungen schneller als gedacht zu einem Teil des Arbeitsalltags geworden. Ebenso schnell war jedoch auch klar, dass die virtuelle Welt ihre Grenzen hat und der reine Informationsaustausch eben nur die halbe Miete ist.  Um erfolgreich Geschäfte machen zu können oder Mitarbeiter zu führen bedarf es Persönlichkeit, Interaktion, Netzwerkmöglichkeiten, Wir-Gefühl und die direkte Teilhabe am Geschehen. Alles Faktoren, die bei einer reinen Online-Veranstaltung fehlen. Daher wurden viele klassische Kunden-Events und Branchenveranstaltungen im ersten Impuls abgesagt oder verschoben. 

Dabei geht es auch anders: dezentral, innovativ, interaktiv und sogar kostengünstiger – mit hybriden Online-Events.

Wird ein Online-Event hybrid gestaltet, zeichnet es sich dadurch aus, dass es zwar in einer Location deiner Wahl, oder auch aus einem kleinen Studio heraus gestreamt wird, die Online-Teilnehmenden jedoch ganz gezielt interaktiv in das Veranstaltungserlebnis eingebunden werden. Damit wird das Involvement mit dem Thema, die emotionale Verbundenheit und damit die anhaltende Aufmerksamkeit gesteigert. Grundvoraussetzung hierfür ist – genauso wie bei einem Live-Event – eine genaue Planung sowie Inhalte, die an die besondere Situation und die Bedürfnisse der Teilnehmer am Bildschirm angepasst werden. Hier sind sechs gute Gründe, warum es sich lohnt, Veranstaltungen jetzt neu zu denken anstatt abzusagen:

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1. Neuen Handlungsspielraum schaffen

Abwarten und Teetrinken oder die neuen Rahmenbedingungen nutzen und neue Wege gehen? Gerade in Krisenzeiten ist es für Mitarbeiter und Kunden enorm wichtig, positive Signale zu empfangen. Je mehr wir uns machtlos und ausgeliefert fühlen, desto schlechter geht es uns. Warum also den Kick-Off, die Produktpräsentation, das Branchenmeeting verschieben, wenn man sich gerade jetzt innovativ, aktiv und flexibel präsentieren kann?

2. Dezentrales Event

Egal ob das eingeschränkte Versammlungsverbot eine Veranstaltung beeinträchtigt oder das Event überregional oder sogar weltweit stattfinden soll: Ein abwechslungsreich gestaltetes und gut durchgeführtes Online-Event kann auch über die Distanz ein verbindendes Element sein. Dafür können Teilnehmende und Vortragsredner von individuellen Standorten aus zugeschaltet werden, eine Moderation des Events aus der Sendezentrale stattfinden und sogar Musiker und Künstler aus ihren Heimatstädten integriert werden.

3. Kostenersparnis

Je nachdem, ob das Online-Event teilweise mit einem Live-Publikum oder gänzlich virtuell stattfindet, können Reise- und Übernachtungskosten der Teilnehmenden, Catering und die Miete großer Locations eingespart werden. Darüber hinaus fällt das Technikbudget selbst für eine hochwertige Übertragung in HD-Fernsehqualität weitaus geringer aus als die Eventtechnik für eine große Veranstaltungsbühne.

4. Veranstaltungsgröße

Bei einem reinen Online-Event wird die Veranstaltung von einem kleinen Studio hinaus in die Welt gesendet. Dabei ist die Teilnehmerzahl nicht limitiert – ob 100 oder 1000 Teilnehmer an ihren Bildschirmen sitzen, ist dabei unerheblich. Ganz im Gegensatz zu einer fest gebuchten Location für ein Live-Event.

5. Innovative Interaktionsmöglichkeiten

Für ein erfolgreiches hybrides Online-Event ist es wichtig, die Teilnehmenden abwechslungsreich, interaktiv, bedienerfreundlich und in Echtzeit in die Veranstaltung zu involvieren. Dazu können Fragen und Antworten im Live Chat eingespielt werden, die von dem Moderator direkt aufgegriffen und eingebunden werden. Stimmungsabfragen oder Quiz-Antworten werden von den Teilnehmenden via Handy in Echtzeit zu übertragen.

In virtuellen Locations gibt es zur Kaffeepause Netzwerkmöglichkeiten per Videochat-Funktion oder sogar als Avatar, um mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten.

Auch analoge Aktionen können das gewisse Extra in die digitale Welt bringen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem maßgeschneiderten Event-Päckchen für die Teilnehmer, das vorab per Post geliefert wird? Bei dem Inhalt sind der Kreativität fast keine Grenzen gesetzt. Wie wäre es mit einem süßen Snack für die Mittagspause inklusive löslichem Kaffee, Merchandise oder Produktproben, passend zum Motto des Events?

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6. Kleines Event-Team

Online-Veranstaltungen sind eine tolle Möglichkeit, auch in unsicheren Zeiten den Kontakt zu Kunden und Mitarbeitern zu pflegen. Je komplexer und interaktiver ein hybrides Online-Event wird, desto empfehlenswerter ist es, sich Experten für die Planung, Durchführung und vor allem für den technischen und datensicheren Support ins Boot zu holen. Dazu wird jedoch keine große Eventagentur benötigt. Viel wichtiger ist es, einen erfahrenen Dienstleister an seiner Seite zu haben. Denn bei diesem Veranstaltungsformat der Zukunft sollten die unterschiedlichen Elemente aus einer Hand gut vorbereitet und koordiniert werden, damit alles reibungslos ineinandergreift und das Event seine volle Wirkung entfalten kann.

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Ralf Schmitt
Ralf Schmitt ist Geschäftsführer der Agentur Impulspiloten GmbH – die Experten für unkonventionelle Business- und Online-Events. Er moderiert seit über 20 Jahren Firmen-Events, tritt als Keynote Speaker auf und hat mehrere Bücher veröffentlicht. Gemeinsam mit ihrem Technikpartner haben Ralf Schmitt und seine Impulspiloten bereits eine Vielzahl von hybriden Online-Events konzipiert und umgesetzt – von digitalen Fachtagungen, interaktiven Netzwerktreffen bis hin zu einem internationalen, 24stündigen Inspirational-Marathon mit über 60 Speakern und Showacts zwischen Berlin und Hollywood.

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