Hybride Meetings: Wie tagt Deutschland in Zukunft?

1956
Hybride Meetings: Wie tagt Deutschland in Zukunft?
© chesky - stock.adobe.com

Deutschland fährt die Wirtschaft wieder hoch. Die Unternehmen sind projekthungrig und voller Tatendrang. Und wie die Mitarbeiter nach fast zwei Monaten Home-Office langsam wieder ins Büro tummeln, steigt auch die Anzahl der Meetings und Tagungen inner- und außerhalb der Unternehmen. Allerdings ist in Corona-Zeiten eine neue Form des Zusammenkommens notwendig. Sicherheitsabstand und erhöhte Hygienevorschriften treten in den Vordergrund. Jetzt, wo Unternehmen Online-Meetings können, verändert sich die Tagungsstruktur. Viele Konferenzen und Fachtagungen fanden im ersten Quartal, wenn überhaupt, dann komplett online statt.

Was bei all den „Online-Only-Events“ allerdings fehlte: Die persönlichen Einzelgespräche am Rande der Veranstaltung. Und aus denen entstehen in der Regel die meisten Projekte. Nur digital ist also auch nicht zielführend für das Geschäft. Die Lösung? In Zukunft wird Deutschland hybride Tagungen erleben: Ein Teil sitzt zuhause vor dem Bildschirm, während der andere Teil mit genug Abstand persönlich zusammenkommt. Das bietet für Veranstaltungsorte, wie Hotels, Chancen und Risiken zugleich.

Erhöhter Hygienestandard

Für Geschäftsreisende besteht ein erhöhter Bedarf an Abstands- und Hygienereglungen. Geschäftlich Reisende oder Teilnehmer von Fachtagungen erwarten, dass der Veranstaltungsort die neuen Hygienestandards einhält. Der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband (DEHOGA) und der Deutsche Tourismus Verband (DTV) haben für die Bundesregierung bereits Empfehlungen ausgesprochen, um im neu anlaufenden Hotelbetrieb weiterhin für eine Eindämmung der Pandemie zu sorgen. So wie jetzt schon im Einzelhandel, müssen die Hotelbetriebe Auflagen zu Abstandseinhaltungen und neuen Hygienestandards erfüllen.

Beispielsweise müssen Hotelzimmer nach dem Check-Out für mehrere Tage leerbleiben, um den Umschlag der Gäste auf möglichst geringen Wert zu halten.   

Neben WC- und Duschbereich müssen Hotels nun auch an weiteren Risikostellen verstärkte Desinfektionsmaßnahmen treffen: Für Fernbedienungen, Tür- und Fenstergriffe, Versammlungsräume oder Speisesäle. Hotels und Veranstalter sollten dabei auf visuelle Kommunikation achten: Nachdem ein Ort gereinigt und desinfiziert wurde, könnten sie beispielsweise ein Schild an der Tür anbringen, der auf den Hygienezustand des Raumes hinweist. Allein mit solchen Details fühlen sich die Gäste besser aufgehoben.

EXTRA: Geschäftsreisen mit der Bahn: Wissenswertes in der Corona-Krise

Landhotel statt City-Zentrum

Neben den neuen Hygieneauflagen verändern sich für Unternehmen die Auswahlkriterien für Tagungsorte:

  • Viele werden in Zukunft für ihre Tagungen Hotels abseits der großen Ballungszentren suchen – dort, wo weniger Menschen auf engem Raum sind und das Infektionsrisiko wesentlich geringer ist.
  • Manager und Außendienstler werden nach den Lockerungen auch trotz Corona weiterhin geschäftlich unterwegs sein und dann, wenn möglich, in Hotels absteigen. Voraussichtlich werden sie ihr Hotelzimmer auch vermehrt als Arbeitsplatz nutzen: Anstatt drei Meetings am Tag vor Ort, werden sie nur noch an einem Meeting persönlich teilnehmen – und den restlichen Meetings auf dem Hotelzimmer oder an einem anderen geeigneten Platz im Hotel per Video beiwohnen.

Diese Verhaltensänderung bietet vor allem kleineren Hotels im Grünen die Chance, sich auch als Tagungshotel anzubieten und damit neue Zielgruppen zu erschließen. Im Vorteil sind diejenigen Hotels, die mit der Digitalisierung am weitesten sind – und schon vor der Krise in die für hybride Tagungen notwendige technische Infrastruktur investiert haben: Bildschirme, Projektoren, eine ausgezeichnete Internetverbindung und Räumlichkeiten mit guter Arbeitsatmosphäre. Das sind Mindestanforderungen für die Post-Corona-Welt. In der Krise werden sich diejenigen Hotels durchsetzen, die digitale Meetings und Konferenzen mit Videozuschaltung störungsfrei zur Verfügung stellen können.

Wie es geht

Ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung in der Hotelbranche aussehen kann, liefert das The Hearts Hotel (THH) im Harz. Von zwei Internetunternehmern gegründet, ist das Hotel von Beginn an auf Leute ausgerichtet, die viel reisen und arbeiten. Jedes Zimmer ist mit einem Schreibtisch ausgestattet und es gibt überall volles Internet-Signal – sogar in der Sauna. „Unser Hotel fühlt sich für Geschäftsreisende wie ein Co-Working-Space an: gutes Design und eine positive Arbeitsatmosphäre in allen Räumlichkeiten“, sagt Geschäftsführer Meik Lindberg dazu, „und das wird immer wichtiger: Die Ansprüche der Gäste verändern sich in der Corona-Krise noch stärker als sonst. Das müssen Tagungsorte ernst nehmen.“

Den Dialog suchen

Hotels, die wie das THH schon digitaler Vorreiter sind, sollten das mehr denn je kommunizieren. Es ist ihre Gelegenheit, sich als „Corona-geeigneter“ Tagungsort zu positionieren. Auf der anderen Seite sollten Unternehmen, die Veranstaltungen organisieren möchten, sich mit Hotelverantwortlichen zusammensetzen und offen über ihre Bedürfnisse und Ansprüche sprechen. Ein Austausch hilft beiden Seiten, die Tagung erfolgreich und sicher zu gestalten:

  • Wie viele Leute können unter den Abstandsregelungen anreisen?
  • Wie viele Leute sollen per Video zugeschaltet werden?
  • Wie viele Bildschirme sind notwendig?
  • Benötigen wir Lautsprecher für die Tonübertragung?

Je mehr Details ein Unternehmen mit dem Veranstaltungsort bespricht, desto genauer kann dieser planen.

Krisen sind Chancen

Mit dem Virus müssen wir vorerst leben lernen. Wann es ein Mittel gegen Covid-19 gibt, wissen wir nicht. Also passen wir unser Verhalten an die neue Situation an. Privat und geschäftlich. Wirtschaft ist von Menschen gemacht – und Menschen sind soziale Wesen. Im Büro-Meeting, der Produktvorstellung beim Kunden oder der Fachtagung mit Marktteilnehmern: Ein persönliches Zusammentreffen ist in bestimmten Fällen unabdingbar. Hotelbetreiber sollten die Chance der Krise nutzen und sich genau dazu positionieren – als Arbeitsplatz für unterwegs und Top-Anbieter hybrider Veranstaltungen.

Autoren des Beitrags sind Peter Kuhle, Ulvi Aydin und Siegfried Lettmann.

Lust auf noch mehr Artikel?

Newsletter & ePaper

  • die besten Artikel in dein Postfach
  • unser ePaper - alle 2 Monate gratis
  • Rabattaktionen & Gewinnspiele
  • kostenlos & jederzeit abbestellbar
Peter Kuhle
Peter Kuhle ist Interim Manager und Berater aus Bad Honnef. Er begleitet Unternehmen in erfolgskritischen Phasen von Wachstum und Wandel. Seine Spezialitäten sind Vertrieb, Direktvertrieb, After Sales, Service und technischer Kundendienst. Er ist Preisträger des „Interim Management Excellence Awards“. Gemeinsam mit Ulvi Aydin und Siegfried Lettmann bildet er eine Partnerschaft, um angezählte Unternehmen erfolgreich durch die Corona-Krise zu führen.

2 Kommentare

  1. Danke für den Artikel!
    Ihre Aussage, dass Einzelgespräche im „Online-only-Event“ nicht umzusetzen sind, ist nicht korrekt.
    Mit fairNXT setzen wir das bereits um nur ist die gesamte Art und Weise, wie digital kommuniziert wird, eine andere.
    Die Kommunikation auf einem analogen Event, in einer Location, ist eine andere, als auf einer digitalen Business Plattform – wie z.B. LinkedIn.
    Wenn man sich darüber bewusst ist, können digitalen Veranstaltungen sehr erfolgreich umgesetzt werden. Zudem sind die Möglichkeiten, Teilnehmer auch nach dem Event zu erreichen, mannigfaltig!

    Herzliche Grüße,
    Sven Wilfling

    • Sie haben recht, aber bisher mit Menschen kommuniziert, die sie aus der realen Welt kannten. Kann man Menschen, die man ausschließlich online kennt so vertrauen, wie denen, die man *riechen* kann? Das ist meine These zum überprüfen.

Kommentiere den Artikel

Bitte gib deinen Kommentar ein!
Bitte gib hier deinen Namen ein

Der Artikel hat dir gefallen? Gib uns einen Kaffee aus!