6 Tipps zur Vor- und Nachbereitung von virtuellen Meetings & Workshops

Wer in Zeiten von Corona einen kühlen Kopf bewahrt und gewöhnliche Präsenzveranstaltungen wie Workshops oder Großgruppen-Veranstaltungen problemlos in den virtuellen Raum verlagern kann, ist vielen voraus. Wie bei jedem Meeting oder Event im „Real Life“ ist gerade im virtuellen Raum eine thematische und organisatorische Vorbereitung essentiell. Rechne bei deiner Vorbereitungszeit allerdings einen erheblichen Mehraufwand mit ein. Im Gegensatz zu einer Präsenzveranstaltung, ist die Vorbereitung eines virtuellen Meetings zeitintensiver. Auf die Details kommt es an – und da steckt ja bekanntlich der Teufel drin.

Wenn du die folgenden 6 Tipps beachtest, sollte deinem nächsten virtuellen Meeting nichts im Wege stehen:

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1. Step by Step

Um deiner Veranstaltung oder deinem Meeting die richtige Struktur zu geben, ist eine Agenda, an der ihr euch entlanghangeln könnt, essentiell. Dabei solltest du berücksichtigen, dass die Teilnehmer technisch klar kommen müssen, die Konzentrationsspanne niedriger ist (mehr Pausen!) und es Zeit und Schritte braucht, „virtuelle Nähe“ herzustellen. Und, wie auch in Präsenzsituationen, darfst du von deiner Planung auch mal abweichen – abgestimmt, vereinbart, „mit neuem Plan“ – das macht gute Workshops und Meetings aus!

2. Rules, rules, rules

Nebenbei schnell eine E-Mail beantworten oder kurz Video und Ton auf stumm schalten und einen Anruf entgegennehmen. Bei virtuellen Zusammentreffen ist das Ablenkungspotential der Teilnehmer deutlich höher als bei Meetings im „Real Life“. Aus diesem Grund solltest du zu Beginn deiner digitalen Veranstaltung bestimmte Regeln festlegen, um die Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer auf das Wesentliche zu lenken. So könnte zum Beispiel vereinbart werden, Mobiltelefone auf Flugmodus zu schalten oder das Mail-Programm für die Zeit des Meetings „in die Pause zu schicken“.

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3. Who is who?

Wer macht was? Als Moderator des Meetings oder Workshops solltest du dir im Voraus gut überlegen, wie du von einem zum nächsten Agendapunkt überleitest. Vieles muss noch präziser und klarer erfolgen. Eine sichere Ausstrahlung überträgt sich auch auf deine Teilnehmer. Je nachdem wie groß deine virtuelle Gruppe ist, solltest du mit deinen Kollegen klare Aufgaben im Vorhinein festlegen:

• Wer steuert beispielsweise den Besprechungschat?
• Wer übernimmt das Dokumentenmanagement?
• Wer ist für den technischen Support zuständig?

Je detaillierter du dich und deine Leute vorbereitest, desto professioneller und fokussierter ist euer „Auftritt“.

4. Mix it up

Neben einer guten Moderation spielt bei virtuellen Zusammenkünften vor allem auch die Bildsprache eine wichtige Rolle. Entsprechend der Thematik solltest du aussagekräftige Schaubilder, Grafiken und Symbole in deine Präsentation einfließen lassen. Das ist einerseits eine ansprechende Abwechslung und lässt die „digitale Begegnung“ andererseits energetischer wirken. Die Kunst ist: Die ideale Balance zwischen Bild und Sprache zu finden.

5. Close to the action

Alleine vor dem Laptop oder PC zu sitzen und dem Monolog eines Moderators oder Vortragenden ausgesetzt zu sein – darauf haben die wenigsten Teilnehmer eines Workshops oder Meetings Lust – sowohl im virtuellen als auch im „echten“ Leben. Daher solltest du darauf achten, deine Teilnehmer nicht nur passiv, sondern auch aktiv an deinem Meeting teilhaben zu lassen. Stelle gezielt Fragen und gib jedem die Gelegenheit, seine Meinung zum Thema zu äußern oder Fragen zu stellen. Initiiere Breakout-Sessions und/oder Votings zu Positionen und Stimmungslagen oder auch mal bilaterale Dialoge, die in der Folge „plenar“ geteilt werden.

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6. How did it go?

Perfektion ist nicht das Ziel – schon gar nicht ein Meeting oder Workshop, die zum ersten Mal im virtuellen Raum stattfinden. Initiatoren, Teilnehmer und Moderator sollten am Ende der virtuellen (und übrigens auch reellen) Veranstaltung reflektieren, wie es gelaufen ist: Wie zufrieden sind wir mit den inhaltlichen Ergebnissen und vor allem mit dem Verlauf des Meetings oder Workshops? Auch ein knapper Evaluations-Fragebogen per Mail kann sinnvoll sein. So können sich alle kontinuierlich verbessern und die optimalen Voraussetzungen für alle folgenden digitalen Meetings oder Workshops schaffen.

Die meisten Meetings werden derzeit eher aus der Not heraus im virtuellen Raum abgehalten. Ziel für die zukünftige Unternehmenskultur sollte es sein, bewusst zu differenzieren, welche Art von Meeting für welches Thema geeignet ist.

Ging man vor Corona noch davon aus, wenn Menschen zusammenkommen und Themen verhandeln, Entscheidungen treffen oder gar Konflikte lösen, dass die persönliche Begegnung immer die Wahl des Mittels ist, so muss man dies bereits heute stark hinterfragen. Es geht deutlich mehr im virtuellen Raum! Wir haben die Grenzen hierzu noch lange nicht erreicht. In Zukunft gilt es für Unternehmen, das Beste aus beiden Methoden herauszuholen. Stichwort „Hybride Workshops oder Meetings“. Soll heißen: Wer sich nicht strikt auf virtuell oder analog versteifen möchte, kombiniert einfach.

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