Welche Tipps und Regeln gibt es für ein gutes Meeting? Nicht immer herrscht in Meetings eine freundliche Atmosphäre. Und manchmal geht es sogar hoch her: Interessen prallen aufeinander, Konflikte eskalieren, Meinungen werden abgebügelt.

Es liegt in der Verantwortung des Moderators, von vornherein den Rahmen für ein respektvolles Miteinander bzw. Regeln für ein Meeting zu schaffen – und bei Störungen aller Art deeskalierend zu wirken. Teambesprechungen, Workshops oder Gruppendiskussionen können nur erfolgreich verlaufen, wenn es atmosphärisch stimmt in der Runde. Die TeilnehmerInnen müssen sich nicht unbedingt mögen oder gut Freund miteinander sein. Doch ohne ein Mindestmaß an Sachlichkeit, gegenseitiger Wertschätzung und Höflichkeit ist jedes Meeting zum Scheitern verurteilt, noch bevor es richtig begonnen hat.

Und noch etwas ist von zentraler Bedeutung: Es muss Konsens darüber bestehen, dass jede Meinung wichtig ist und hinsichtlich der Debattenbeiträge Gleichberechtigung unter den TeilnehmerInnen herrscht – was in der Praxis längst nicht immer der Fall ist. Daher obliegt es dem Moderator, die richtigen Rahmenbedingungen für eine positive Gesprächskultur zu schaffen. Dazu gehört auch der empathische Umgang mit möglichen Konflikten und Fehlern während des Meetings.

EXTRA: Das Konferenz-Kamasutra: 10 Tipps für Meetings & Gespräche

Jeder Teilnehmer ist wichtig

In Diskussionen prallen Welten aufeinander. Die TeilnehmerInnen stammen aus diversen Abteilungen, stehen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und haben oftmals auch noch eine andere Diskussionskultur. Während die einen gern das Wort führen und die Gruppe zu dominieren versuchen, halten sich andere lieber bedeckt und lassen sich nur schwer aus der Reserve locken. Für den Moderator liegt hier der Knackpunkt der ganzen Veranstaltung. Sein Umgang mit den TeilnehmerInnen entscheidet über den (Miss-)Erfolg des gesamten Meetings. Denn das Ergebnis hängt maßgeblich davon ab, ob alle Regeln im Meeting eingehalten werden und sich auch wirklich alle Beteiligten einbringen – und nicht nur die Platzhirsche.

Der Moderator hat dafür zu sorgen, dass jeder seine Meinung äußern kann. Schließlich lebt das Meeting ja gerade von den unterschiedlichen Blickwinkeln, die zur Sprache kommen und in das Ergebnis einfließen.

Neue Ideen entstehen nur, wenn sich alle aktiv beteiligen.

Niemand hat etwas davon, wenn ausschließlich die „Alphas“ Gehör finden und die Ansichten der Stillen und Bedächtigen unter den Besprechungstisch fallen.

Ein typisches #Meeting: Einer passt nicht auf und bekommt eine Aufgabe, mit der er sich #überfordert fühlt. Was tun? https://t.co/y1wbuosGlW pic.twitter.com/KA3rky3WD2

— Jörg Kopp (@JorgKopp) 15. Juli 2017

Begleiter, nicht Zuchtmeister

Aufgabe des Moderators ist es an dieser Stelle, etwaige Selbstdarsteller einmal souverän in die Schranken zu weisen und gleichzeitig die Zurückhaltenden behutsam aus der Reserve zu locken – beispielsweise mit fachbezogenen Fragen. Manchmal ist es auch nötig, introvertierten TeilnehmerInnen Ängste vor einer „Blamage“ zu nehmen, sie etwa durch ein aufmunterndes Wort in die Diskussion einzubeziehen.

EXTRA: Wer fragt, der führt – Fragetechniken für Führungskräfte

Kurzum, der Moderator ist verantwortlich für die Schaffung einer Atmosphäre, in der alle Beteiligten ihre individuellen Kompetenzen optimal einbringen können. Dabei hat er aber nicht die Rolle eines Lehrers oder gar Zuchtmeisters inne. Vielmehr soll er den gesamten Prozess neutral steuern, strukturieren und begleiten – ohne selbst inhaltlich einzugreifen oder sich auf eine Seite zu schlagen. Ein guter Moderator sagt nicht, was richtig oder falsch ist.

Er hilft der Gruppe, ihre Lösungen selbst zu finden.

Wenn das Meeting zu platzen droht

Ein größeres Maß an Verantwortung ergibt sich für den Moderator, wenn es zu speziellen Situationen kommt:

• Es entstehen Störungen während des Meetings
• Das Meeting läuft komplett aus dem Ruder
• Das Meeting droht zu platzen

Das ist gar nicht so selten der Fall, sicherlich hat das jeder schon einmal erlebt:

• Inhaltliche Differenzen eskalieren
• Es kommt zu verletzenden persönlichen Angriffen
• Versteckte Konflikte treten plötzlich offen zutage
• TeilnehmerInnen werden belächelt oder bloßgestellt

Gefahr droht auch bei einem unangemessenen Umgang mit Fehlern – etwa wenn TeilnehmerInnen vor der Gruppe mit Kritik und Vorwürfen konfrontiert werden.

In all diesen Situationen liegt es am Moderator, zwischen den Standpunkten zu vermitteln, bevor die Situation vollends eskaliert. Zwar ist der Moderator nicht verantwortlich für die Fehlerkultur des Unternehmens, wohl aber für diejenige im Meeting: Er muss unmissverständlich klarmachen, dass Missstände zwar benannt werden dürfen, sofern sie aktuell etwas zur Sache tun – aber ohne Vorwürfe und Beschuldigungen. Die Regeln im Meeting müssen eingehalten werden. 

Eine negative Fehlerkultur hemmt den freien Gedankenaustausch entscheidend. Denn wenn bestimmte Sachverhalte oder gar Personen auf öffentlicher Bühne getadelt werden, herrscht statt offener Kommunikation unweigerlich eine Atmosphäre der Angst. Die Förderung einer vertrauensvollen Diskussionskultur zählt somit zu den wichtigsten Verantwortungsbereichen des Moderators überhaupt.

EXTRA: Meetings effizient gestalten

Der unternehmer.de Newsletter

Die beliebtesten und spannendsten Artikel rund um Digitalisierung, Management und Marketing kostenlos in dein Postfach.

JETZT ANMELDEN