Schwarz auf weiß schafft Vertrauen: Warum sich Präsentationsmappen auszahlen

Die heutige Arbeitswelt ist digital geprägt. Alles wird über Handys, PDF, Skype besprochen, geklärt und festgehalten. Letztlich, bei Vertragsabschluss, haben aber alle Parteien die Unterlagen dann doch schwarz auf weiß gedruckt vor sich liegen.

Denn Druck schafft vertrauen. Nicht umsonst liegt das Produktionsvolumen der Druckindustrie bei über 12 Milliarden Euro. Viele Unternehmen setzen gerade in den digitalen Zeiten auf hochwertige Druckprodukte, um sich zu präsentieren. Eine Marketingstrategie die jeder für seinen persönlichen Erfolg nutzen kann.

Die Vorteile einer guten Firmen- und Präsentationsmappe

Die digitalen Strategien scheinen klar im Vorteil. Man kann schnell informieren und reagieren. Doch genauso schnell geraten die Informationen auch wieder in Vergessenheit. Forscher haben in Studien herausgefunden, dass Inhalte nicht nur besser im Gedächtnis verankert werden, sondern auch ein tieferes Verständnis für die Informationen vorhanden ist, wenn diese auf Papier stehen.

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Und genau hier setzt das Marketing an. Eine hochwertig gestaltete Präsentationsmappe aus schwerem Papier mit guter Haptik wird gerne zur Hand genommen und aufgeschlagen. Die darin enthaltenen Unterlagen werden ebenfalls als hochwertig und wichtig eingestuft, dasselbe gilt für die aufgeführten Informationen.

Mappen dieser Art landen auch nicht schnell im Papierkorb, sondern werden immer wieder zur Hand genommen.

Ein Erinnerungseffekt setzt ein und der verbundene Unternehmensname, das Logo und der Slogan prägen sich dauerhaft ein.

Welche Möglichkeiten der Gestaltung gibt es?

In der Regel bildet eine gefaltete Papiermappe den Umschlag für eine Präsentations- und Firmenmappe. Auf dem Deckblatt sollte in jedem Fall das Unternehmenslogo, der Name und die Firmenleitlinie zu finden sein. Schließlich fällt dem Kunden die Information hier als Erstes ins Auge.

Farblich kann der Kunde in der Regel frei wählen, das gilt auch für die Schriftarten. Wichtig ist, dass in den Mappen auch Platz ist, um eine Firmenvisitenkarte zu präsentieren. So sind die wichtigsten Kontaktdaten und der Name des Ansprechpartners schnell zur Hand.

Viele UnternehmerInnen legen ihre Unterlagen lose in die Präsentationsmappen ein. Es gibt jedoch auch Modelle mit Abheftvorrichtung, die verhindern, dass Unterlagen herausrutschen.

Wichtig ist: Das Design nicht zu bunt und unruhig wählen. Hochwertiges Papier ist für eine Firmenpräsentationsmappe ein Muss. Visitenkarte mit allen Kontaktdaten immer beifügen.

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Bei der Gestaltung sollte man in Betracht ziehen, dass Hochglanzpapier zwar im ersten Moment einen edlen Eindruck macht, aber darauf innerhalb kürzester Zeit auch Fingerabdrücke zu sehen sind. Das trübt den guten Eindruck und die Mappe wird schneller aussortiert, da sie verschmutzt wirkt.

Wählt man einen Hersteller für Druckerzeugnisse aus dem Internet, kann man schließlich die individuell gestaltete Präsentationsmappe online drucken.

Einsatzmöglichkeiten einer Firmen- und Präsentationsmappe

Eine individuell gestaltete Mappe kann in vielen Alltagssituationen eingesetzt werden.

1. Zur Präsentation der Firmenunterlagen: Auf Messen, wenn ein Kunde zum ersten Mal in den Firmenräumlichkeiten ist oder man zu einem Erstgespräch mit einem potenziellen Kunden geladen ist, vermittelt es einen seriösen, kompetenten Eindruck, wenn man nach dem Meeting eine Firmenpräsentationsmappe überreicht, in der die zuletzt dargelegten Informationen nochmal nachzulesen sind.
2. Als Pressemappe: JournalistInnen sind froh, wenn alle relevanten Informationen in einer Pressemappe zusammengefasst sind.
3. Bei Schulungen: Auch wenn bei Schulungen heute in der Regel digitale Medien eingesetzt werden, ist es für die TeilnehmerInnen ein Mehrwert, die Kernaussagen in einer Informationsmappe zusammengefasst ausgehändigt zu bekommen. So kann jeder Teilnehmer immer wieder rein blättern und sich relevante Stellen markieren.
4. Für neue MitarbeiterInnen: Je nach Branche wird auch hier klar auf Links und Mails gesetzt, um neuen MitarbeiterInnen die wichtigsten Ansprechpartner zu nennen und interne Abläufe zu erläutern. Eine Firmenmappe für den neuen Mitarbeiter vermittelt gleich zu Beginn eine hohe Wertschätzung. Die Informationen darin können nicht in der E-Mail-Flut der ersten Tage untergehen. Zudem bekommt der neue Mitarbeiter so auch gleich einen Eindruck, mit welchen Marketingmitteln das Unternehmen seinen KundInnen gegenüber tritt.

Im Marketing kann das klassische Druckerzeugnis auch gut mit modernen, digitalen Methoden kombiniert werden.

Etwa, wenn auf der Präsentationsmappe ein QR-Code abgedruckt wird, der zu anderen Informationen auf dem Kundenportal weiterleitet. So stellt man sicher, dass die Kerninformationen beim Kunden ankommen, analog und digital.