5 Tipps für den perfekten PR-Plan

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5 Tipps für den perfekten PR-Plan
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Das neue Jahr ist angebrochen und damit auch ein neues Jahr voller 365 Tage, in dem du deinem Geschäft mit Public Relations einen Boost verpassen kannst! Doch wie alle anderen Geschäftsbereiche muss auch deine PR geplant werden. Unsere fünf besten Tipps:

1. Plane den 365-Tagesplan – für bessere Ergebnisse bei Public Relations

Der 365-Tagesplan wird häufig vergessen, dabei ist er elementar. Er verleiht deiner PR-Arbeit mehr Übersicht, die dann bessere Ergebnisse bei Public Relations ergeben. Trage dazu zunächst einmal wichtige Daten ein. Darunter fallen beispielsweise:

  • Firmenevents
  • der Tag der offenen Tür
  • der Beginn des neuen Ausbildungsjahres

Diese Daten sind sehr wichtig, da du deine PR auf diese Veranstaltungen ausrichten musst. Je nach Geschäftsmodell gibt es auch kuriose Feiertage, die für dich interessant sein können. Schaue dazu am besten unter www.kuriose-feiertage.de weiter. Dort werden Feiertage aufgelistet, die kaum einer kennt.

Wenn dann alle kommenden Ereignisse eingetragen sind, kannst du anfangen die Vorlaufzeit der Public Relations einzuplanen.

  • Printmedien brauchen sechs bis acht Wochen Vorlauf
  • Onlinemedien mindestens drei Tage

Trage auch diese Termine in deinen 365-Tagesplan. Schreibe an den jeweiligen Stichtagen dann eine Mail an die Journalisten deines Medienverteilers und berichte in einer Pressemeldung über eure Aktion oder das Ereignis in deinem Unternehmen. Nutze also die ganzen 365 Tage für deine Public Relations!

2. Neu in der PR-Arbeit? So gelingt der Kontakt zu Journalisten

Sobald alle deine Termine im 365-Tagesplan stehen, wirst du vielleicht sogar schon das erste Mal Kontakt zu Journalisten aufnehmen müssen. Versprochen, es ist nicht so schwer wie manche vielleicht denken. Denn die E-Mail Adressen der für dich relevanten Journalisten bekommst du sogar auf professionellen Portalen für PR-Arbeit. Cision oder Zimpel sind ausgezeichnete Beispiele für solche Plattformen. Dort tragen sich Journalisten sogar ein, um Informationen und Themenvorschläge zu erhalten.

  • Ist der Kontakt zu den Journalisten einmal hergestellt, muss dieser unbedingt gepflegt werden.

Dazu darf man als Beauftragter für Public Relations allerdings nicht zu aufdringlich sein. Ein Redaktionsbesuch ist eine gute Idee, um das Eis mit Journalisten zu brechen. Sobald du einen guten Draht zu Journalisten aufgebaut hast, steht dem medialen Durchbruch deiner Firma nichts mehr im Wege!

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3. Essenziell für den perfekten PR-Plan: Der Medienverteiler

Nicht nur die Organisation und Abstimmung mit Journalisten ist wichtig für deinen PR-Plan, sondern auch welchen Journalisten du in deinen Medienverteiler aufnimmst.

Ein Medienverteiler ist eine Ansammlung journalistischer Kontakte, zu denen du einen engeren Kontakt pflegst.

Medienverteiler aufbauen: So geht’s

Nachdem die Beiträge über dich und deine Veranstaltung geschrieben und veröffentlicht wurden, schreibst du jedem Journalisten eine persönliche Dankesnachricht. Bedanke dich für seine Mühe und Zeit und erwähne auch das positive Feedback, das du von Freunden und Bekannten bekommen hast. Somit hast du deinen ersten journalistischen Freund gewonnen. Mache dies mit allen Journalisten, die über dich schreiben und baue dir so deinen Medienverteiler auf.

  • Du kannst auch die ZWEI-EINS-ZWEI-Regel benutzen, um die persönliche Beziehung zwischen euch beiden zu betonen.

Schicke dem Journalisten dazu zwei Themenvorschläge, gefolgt von einer Frage nach etwas Persönlichem. Frage nach dem Lieblingssportverein oder auch einfach nur wie es ihm geht. Anschließend kannst du wieder zwei Themenvorschläge für deine Public Relations machen. Mit Hilfe dieser Regel konnte ich bis heute einen Medienverteiler aufbauen, der über 300 aktive Journalistenkontakte enthält.

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4. Werbung in der PR – Wie du selbst Produkte kostenfrei bewerben kannst

Werbung ist in der PR nicht existent.

Jedenfalls nicht so, wie wir Werbung gewohnt sind. Journalisten schmettern Werbung direkt ab und verweisen auf die Anzeigenabteilung, die den qualitativen Journalismus finanziert. Doch es ist trotzdem möglich dein Produkt kostenfrei bewerben zu können. Dazu beschreibst du zum Beispiel die Geschichte hinter dem Produkt. Was bei Lesern gut ankommt sind Herausforderungen, die gemeistert wurden, oder auch ein erstes Scheitern der Firma und wie sie es wieder nach vorne geschafft hat. Denn Menschen kaufen von Menschen. Also stelle in deiner PR-Arbeit die Menschen hinter dem Produkt in den Vordergrund und bewerbe so deine Produkte kostenfrei im qualitativen Journalismus.

5. Vorbereitung für Krisenkommunikation: Erstelle einen Krisenplan

Erstelle einen Krisenplan. Für alle Fälle. Denn wenn du dir über deine Krisenkommunikation erst Gedanken machst, wenn dein Unternehmen in der Krise ist, dann ist es zu spät. Hart aufgebautes Vertrauen kann binnen weniger Minuten zerstört werden! Erstelle also einen Krisenplan für deine Krisenkommunikation. Darin legst du fest, wer mit welchen Medien kommuniziert und was gesagt wird. Wichtig ist auch der stetige Austausch mit den Anwälten der Firma, falls die Situation dies erfordert.

Der Krisenplan für die PR-Arbeit sollte daher unbedingt die Kontaktaufnahme zu einzelnen Instanzen vorsehen. Dazu gehören der PR-Manager, Rechtsanwälte und auch ein Online-Marketing-Experte. Schließlich kann sich ein Shitstorm in Zeiten von Social Media auch rasant über die genutzten Online-Plattformen ausbreiten. Um dort Fragen zu beantworten, muss ein Online-Marketing-Experte her. Erstelle also definitiv einen umfassenden Krisenplan für deine Krisenkommunikation!

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David Rölleke
David Rölleke, ein langjähriger Mitarbeiter aus hochrangiger TV- und Printmedienwelt, weiß wie die Medienlandschaft tickt. Er baute zwei erfolgreiche PR Unternehmen auf und spezialisierte sich stark auf den Bereich Guerilla Marketing. In den letzten Jahren wurde er zu einem der bekanntesten PR Manager in Deutschland und vertritt Prominente und erfolgreiche Wirtschaftsunternehmen in der medialen Welt. Mit seiner Arbeit konnte er mehrere Male virale Marketing-Maßnahmen schaffen, die bundesweite Wellen schlugen.

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