5 Tipps wie du die richtige Software für Lohnbuchhaltung und Personalplanung findest

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5 Tipps wie Du die richtige Software für Lohnbuchhaltung und Personalplanung findest
© John Schnobrich - unsplash.com

Lohnbuchhaltung – ein komplexes Thema, welches wahrscheinlich neben den Themen Steuern und Recht auf dem dritten Platz der leidigen Aufgaben eines Unternehmers steht. Doch so unlieb und unspektakulär es auch erscheinen mag, es ist für das eigene Unternehmen essenziell. Meist wird dieses Thema outsourced, also von jemand externen übernommen, was wiederum viel Geld kostet. Die Aufgabe selbst umzusetzen wäre eine Alternative. 
Vor allem für Jungunternehmer und Unternehmer von KMUs (klein- und mittelständischen Unternehmen) beginnt die Herausforderung bereits bei der Suche der richtigen Software. Denn das Angebot an komplexen Softwarelösungen zur Personalplanung und Lohnbuchhaltung ist umfangreich und der Erfahrungsschatz zur richtigen Bedienung – wenn man zuvor nicht schon in diesem Bereich gearbeitet hat – oftmals lückenhaft. Eine clevere, digitale und einfach zu bedienende Softwarelösung zur professionellen Bearbeitung der Lohnbuchhaltung und Personalplanung ist hierbei der Game-changer. Doch welche soll es sein und worauf sollte man eigentlich bei der Auswahl achten? Wie du das richtige professionelle Lohnabrechnungsprogramm findest, zeigen wir dir anhand der folgenden Tipps.

1. Tipp: digitale Arbeit möglich

Das hört sich zunächst sehr simpel und veraltet an. Dennoch ist die fehlende Digitalisierung der Arbeitsschritte vor allem in kleinen Unternehmen immer noch Alltag. Sowohl die Buchhaltung als auch die Personalplanung werden oftmals mit verschiedenen Programmen bearbeitet, händisch jeden Monat erstellt und bearbeitet sowie klassisch eher im Schrank als auf dem PC bzw. in einer Cloud verwaltet.

Bestes Beispiel hierfür sind Krankenkassennachweise, Onboarding-Papiere, Urlaubsplanungen oder Stundenzettel in Papierform zu nennen, die auch doppelt und dreifach in gedruckter Form im Unternehmen vorliegen. Denn schließlich braucht jede Abteilung ihren eigenen Nachweis. Hier ist es wichtig, zeitgemäß zu agieren. Halte am besten die Nachweise digital in einem professionellem Lohnabrechnungsprogramm fest. Das erspart dir zum einen viel Platz im Schrank, vereinfacht dir die Suche nach bestimmten Nachweisen und gibt dir und gleichzeitig auch deinen KollegInnen die Möglichkeit, immer und jederzeit darauf zuzugreifen (On-Premises oder cloudbasiert).

Auch für deine MitarbeiterIn ist der digitale Lohn- und Gehaltszettel sowohl ein erleichternder als auch umweltfreundlicher Bonus. Mit wenigen Klick kann dein/e MitarbeiterIn alle Stunden- und Lohnzettel einsehen und downloaden. Auch der Urlaub ist in wenigen Schritten geplant und schnell genehmigt, denn ein unnötiges Herumreichen des Urlaubsplans von Abteilung zu Abteilung ist nicht notwendig. Auch die Übersicht der Urlaubsverteilung einer Abteilung mit einem Klick einsehbar und vereinfacht die Arbeit des Unternehmers. Achte also darauf, digital von Anfang an zu arbeiten. 

2. Tipp: intuitiv und kompakt anstatt unübersichtlich und komplex

Wer kennt sie nicht? Die großen Giganten im Bereich Lohn- und Personalsoftware. DATEV und SAP bieten eine Bandbreite an Möglichkeiten, die der „kleine Unternehmer“ gar nicht benötigt. Denn dass die Programme der besagten Unternehmen umfangreich und komplex sind, zeigt allein schon das Angebot an Schulungen zum Umgang der einzelnen Programme und Module. Notwendig? Nicht unbedingt. 

Einfache und intuitive Bedienbarkeit und eine gute Struktur und Übersicht sind ein Must-have, um den Arbeitsalltag (und auch die Komplexität des Themas selbst) zu vereinfachen. Gleichzeitig sollte dir die Software alle notwendigen Funktionen bieten, um dir damit deinen Arbeitsalltag zu erleichtern. Suche dir also ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm, was dir beides bietet – und zwar so, wie du es brauchst: intuitives und qualitatives Arbeiten und kompakte sowie einfache Funktionen. Eine gute Lohnabrechnungs- und Personalplanungssoftware knüpft da an, wo Excel seine Grenzen hat. Zugleich überfordert sie Dich nicht mit Ihrer Komplexität. 

3. Tipp: automatisierte Prozesse vereinfachen den Arbeitsalltag

Willst du auch in diesem Thema deine Prozesse optimieren? Dann ist Automatisierung ein großes Stichwort. Nichts ist ermüdender als zu jedem Monatsende händisch und einzeln jeden Lohnzettel aller MitarbeiterInnen neu zu berechnen und zu erstellen, obwohl dieser nicht wirklich von dem vorherigen abweicht. Auch das Drucken, Verpacken und Versenden von Lohnzetteln kann eine Aufgabe sein, die man lieber gern abgibt als selbst jeden Monat aufs Neue umzusetzen.

Und auch die monatliche Meldung an die gesetzliche Krankenversicherung und das Finanzamt muss nicht in drei verschiedenen Programmen drei Mal einzeln digital erstellt und versendet werden. Die passende Software für clevere Lohnbuchhaltung und Personalplanung sollte all das automatisiert übernehmen können, sodass du nur den ersten Schritt, die Erfassung relevanter Daten der Mitarbeitenden, selbst übernimmst. Im besten Fall erfüllt deine Software alle weiteren Schritte von selbst und vollkommen automatisiert. du verpasst somit keine wichtige Frist bei Sozialträger oder Finanzamt, Buchungen der Gehälter erfolgen im Idealfall durch eine integrierte Online-Banking-Funktion von allein und die einzelnen Nachweise finden deine MitarbeiterInnen pünktlich (und automatisiert) zum Monatsende in ihrem E-Mail-Postfach.

4. Tipp: eine perfekte Schnittstelle für alle Abteilungen

Ein Programm, welches mehrere Schnittstellen bedient, ist – da sind wir uns wohl einig – ein Segen. Kein lästiges hin- und herspringen von Software zu Software. Keine unnötigen und zeitfressenden Übertragungen von einer Datei in die Nächste. E-Mails mit Anhängen an diverse Abteilungen versenden: adé! Suche dir ein professionelles Personalplanungsprogramm, welches übergreifend von mehreren Abteilungen gleichzeitig integriert und genutzt werden kann. Das spart am Ende nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Vor allem auch, weil du keine drei Abo-Modelle für verschiedene Software buchen musst sowie die Einarbeitung in jedes einzelne Programm und auch das Datenhandling zwischen den Programmen entfällt. Willst du und dein Team effizient arbeiten? Dann schaue dich um, dass du eine qualifizierte Software findest, die mehrere Schlüsselbereiche umfasst und damit natürlich auch den Prozess optimiert. Auch ein einheitliches Reporting ist damit wesentlich einfacher und optimiert die Kommunikation untereinander.

5. Tipp: immer up to date durch integrierte Updatefunktion

Sich mühsam durch Gesetzesänderungen zu wälzen ist zeit- und nervenaufreibend. Und – sind wir mal ehrlich – auch nicht motivierend oder gar übersichtlich. Ob Groß- oder Kleinunternehmen: Dein professionelles Lohnabrechnungsprogramm sollte immer up to date sein, und zwar ohne Aufpreis oder jährlicher Neuanschaffung. Daher solltest du darauf achten, dass dein professionelles Personalplanungs- und Lohnabrechnungsprogramm sich regelmäßig durch eine Updatefunktion (und am besten selbstständig) aktualisiert. Änderungen sollten automatisch integriert, an der richtigen Stelle eingebunden und für Dich übersichtlich und verständlich aufbereitet sein, sodass du sofort handeln sowie sicher und kompetent gegenüber Dritten auftreten kannst.

Fazit

Tools zur guten und einfachen Personalplanung und Lohnabrechnung gibt es wie Sand am Meer. Doch kaum ein Programm bietet dir die Möglichkeit sinnvoll beides miteinander zu kombinieren. Daher ist eine genaue Recherche für Dich das A und O, wofür du dir ausgiebig Zeit nehmen solltest. Auch das Testen diverser Software ist relevant, um ein Gefühl zu entwickeln, was es auf dem Markt gibt, was du für Funktionen und Tools wirklich benötigst und welches professionelle Lohnabrechnungsprogramm dir in deiner Personalplanung sinnvoll unter die Arme greift. Daher nimm dir die Zeit und beherzige die Tipps, um die richtige Software für Dich zu finden. Denn langfristig wird die richtige Software dir viel Zeit, Stress und auch Kosten ersparen. Und vielleicht findest du ja dann auch Gefallen an das Thema Lohnabrechnung, Personalplanung und Datenhandling. Denn eigentlich sind es schöne Themen, wenn man die richtigen Tools dafür hat. 

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