Projekt- und Portfoliomanagement: Projekte erfolgreich planen & steuern

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Der Begriff Projektmanagement bezieht sich auf Methoden und Prozesse, die in erster Linie eingesetzt werden, um ein Projekt richtig zu planen, zu steuern und erfolgreich zu beenden. Die Hauptaufgabe von Projektmanagement ist, das Projekt unter Berücksichtigung aller festgelegten Parameter innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens fertigzustellen. Doch wann ist ein Projektmanagement wirklich erfolgreich und wie ist der Erfolg zu messen?

Wie man ein Projekt erfolgreich plant und steuert, erfährst du in diesem Artikel.

Wie wichtig ist ein Projektmanagement?

Nur 58 Prozent der Unternehmen erkennen laut dem PMI „Pulse of the Profession“-Bericht von 2018, dass ein Projektmanagement einen Vorteil erbringt. Die Wichtigkeit wird in vielen Unternehmen in Deutschland unterschätzt.

Arbeitsprozesse können aber wesentlich vereinfacht werden und dies spart finanzielle Ressourcen. Laut einem 2017 veröffentlichten Bericht gehen weltweit im Durchschnitt je eine Milliarde US-Dollar etwa 97 Millionen US-Dollar durch kontraproduktive Projektleistung und das fehlende (Projekt-)Management verloren.

Wann ist ein Projektmanagement erfolgreich?

Wenn man von Erfolg spricht, muss dieser klar messbar sein, so auch beim Thema Projektmanagement. Im Fachjargon gibt es hier 3 grundsätzliche Begriffe, die den Erfolg definieren:

  • in time: Das Projekt wurde pünktlich im Zeitrahmen abgeschlossen.
  • in budget: Die vorab definierten Projektkosten wurden nicht überschritten.
  • in scope: Die Qualität der geplanten Dienstleistung / des Produkts ist hochwertig.

Wichtig zu wissen ist hier besonders, dass jede „Metrik“ voneinander abhängig ist. Wenn das Projekt beispielsweise nicht pünktlich abgeschlossen wurde, sind die Kosten meist höher. Stimmt die Leistung oder das Produkt nicht, so muss nachgebessert werden, was wieder einen Einfluss auf die Kosten und die Zeitplanung nimmt.

Agiles Modell für das neue Jahrhundert

Agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagement-Methode, die im Jahr 2001 von 13 bekannten Industriegrößen entwickelt wurde. Diese agile Methode hat sich im Laufe der Jahre gegen andere Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel das Wasserfallmodell durchsetzen können und stellt heute bei vielen neuen Projekten die erste Wahl dar.

Beim agilen Projektmanagement werden die Aufgaben, Prozesse und Abläufe durch ein flexibles und zukunftsorientiertes Prinzip ersetzt. Das agile Modell stellt die Optimierung des Nutzens für KundInnen in den Vordergrund. Grundsätzlich basiert agiles Projektmanagement auf 12 Zielvorgaben. Die drei bedeutendsten Richtlinien sind:

  • Möglichst flache Hierarchien
  • Kommunikation muss direkt und offen ablaufen
  • Flexible Umsetzungszyklen mit der Möglichkeit, Anpassungen kurzfristig zu implementieren

Diese Methode ist äußerst flexibel. Aus diesem Grund eignet sie sich sehr gut für große und komplexe Projekte, bei denen sich die Anforderungen oft nicht präzise vorhersagen lassen. Das ist beispielsweise bei Softwareprojekten der Fall.

EXTRA: Grenzen überwinden: So führst du ein Projektmanagement im Wandel

Software und Beratung als Unterstützung

Ein Projekt zu planen und zu steuern ist sehr komplex. Aus diesem Grund kommen immer öfter spezielle Softwarelösungen zum Einsatz, die darauf ausgelegt sind, den Prozess des Projektmanagements zu vereinfachen. Bei den meisten Softwarelösungen für das Planen und Steuern von Projekten ist es möglich, alle bevorstehenden Aufgaben in Listenform zu erstellen und mit einem Fälligkeitsdatum zu versehen.

Teammitglieder lassen sich schnell und einfach bei Bedarf anderen Teams oder Aufgaben zuordnen. Dank der Virtualisierung aller Aufgaben und Prozesse ist stets eine gute Übersichtlichkeit gegeben. Meilensteine und der Fortschritt des Projekts lassen sich bei den jeweiligen Aufgaben visualisieren und leicht erkennen. Gute Projektmanagement-Softwarelösungen bieten außerdem die Möglichkeit, verschiedene Kommunikationskanäle wie zum Beispiel Chats zu integrieren. Darüber hinaus kann man auch Benutzerrollen bei einer Software explizit regulieren und nach individuellen Bedürfnissen festlegen.

Einige Softwaresysteme sind besonders beliebt und besitzen einen großen Funktionsumfang. Fast alle Projektmanagement-Systeme sind jedoch auf unterschiedliche Schwerpunkte ausgelegt. Aus diesem Grund solltest du dir deine eigenen Anforderungen genau überlegen, bevor du dich für eine bestimmte Projektmanagement-Software entscheidest.

Die verschiedenen Firmen, die sich auf das Thema Projektmanagement, Digitalisierung und die Beratung in diesen Prozessen spezialisiert haben, können hier eine große Hilfe zur Bewältigung verschiedenster „Meilensteinen“ beim Projektmanagement sein. Experten helfen so Kosten einzusparen, das Projekt in time abzuschließen und die Qualität des geplanten Ergebnisses hoch zu halten.

Fazit

Ein Projekt erfolgreich zu planen und zu steuern erfordert eine Menge an Fachwissen und ein hohes Maß an Organisation. Hierfür haben sich inzwischen bewährte Methoden und Softwarelösungen im Markt implementiert, welche die Arbeit deutlich erleichtern.

Aus der Sicht eines Mitarbeiters oder eines Verantwortlichen sind die Prozesse aber kaum objektiv zu bewerten, weshalb eine Projektmanagement-Beratung definitiv sinnvoll ist. Bei einem sorgfältig ausgeführten Projektmanagement sinken die Kosten je Projekt und die Anzahl an Revisionen fällt erheblich niedriger aus.

Richard Bertel
Richard Bertel ist seit mehr als 20 Jahren in der Industrie tätig. Er berät KMU und Großunternehmen bei Themen rund um Fertigung, Prozessoptimierung und Change Management. Er ist zudem Experte für Industrie 4.0 und hilft Unternehmen bei der digitalen Transformation.

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