In der dynamischen Handelslandschaft ist die Wahl des richtigen Fulfillment-Partners mehr als nur eine logistische Entscheidung. Sie kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Gründer und Geschäftsführer Boris von Brevern betont die Bedeutung eines idealen Partners, der deine aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllt und deine KundInnen begeistern kann. 

Ich will einen langfristigen Vertrag – wie sieht die Zukunft aus?

Wenn du auf der Suche nach einem Fulfillment-Partner bist, der nicht nur kurzfristig, sondern langfristig an deiner Seite steht, ist es entscheidend, die Zukunftsfähigkeit des Anbieters zu prüfen. Ein langfristiger Vertrag bietet Stabilität und Planungssicherheit, doch die Anpassungsfähigkeit deines Partners hängt stark von dessen Unternehmensstruktur ab. Inhabergeführte Unternehmen, bei denen der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin aktiv in den Betrieb involviert ist, sind oft stark auf nachhaltige Beziehungen und kontinuierliche Qualität fokussiert. Diese Anbieter haben ein persönliches Interesse am langfristigen Erfolg und sind eher bereit, in die Weiterentwicklung und Verbesserung ihrer Dienstleistungen zu investieren.

Im Gegensatz dazu sind private Equity-geführte Unternehmen häufig darauf ausgerichtet, kurzfristige Gewinne zu maximieren. Investoren in diesem Bereich konzentrieren sich oft auf schnelle Renditen und könnten weniger Interesse daran haben, langfristig in die Infrastruktur und das Wachstum zu investieren. Dies kann sich negativ auf die Qualität der Dienstleistungen und die Innovationskraft des Unternehmens auswirken, da die Priorität auf der Maximierung der kurzfristigen Gewinne liegt.

Schritt 1: Anforderungen definieren – Mehr als nur Zahlen

Bevor du auf die Suche nach dem perfekten Fulfillment-Partner gehst, ist es wichtig, deine Anforderungen klar zu definieren. Überlege dir, was dein Unternehmen aktuell benötigt und welche Anforderungen in Zukunft auf dich zukommen könnten. Denk an internationale Expansion, neue Verkaufskanäle und die sich verändernden Erwartungen deiner KundInnen. 

Erstelle eine detaillierte Liste der Anforderungen, die sich auf verschiedene Bereiche deines Unternehmens beziehen. Berücksichtige dabei:

• Wachstumsprognosen: Wie schnell wächst Dein Unternehmen? Wenn du einen signifikanten Anstieg der Bestellungen oder eine Expansion in neue Märkte planst, benötigst du einen Partner, der in der Lage ist, mit diesem Wachstum Schritt zu halten.

• Flexibilität bei Volumenschwankungen: Deine Fulfillment-Anforderungen können je nach Saison oder Verkaufsaktionen stark variieren. Achte darauf, dass der Anbieter flexibel genug ist, um Spitzenzeiten zu bewältigen, ohne die Qualität des Service zu beeinträchtigen.

• Technologische Anforderungen: Überlege, welche Technologie dein Fulfillment-Partner einsetzen sollte, um Deine Prozesse zu unterstützen. Dazu gehören moderne Lagerverwaltungssysteme (WMS), Echtzeit-Tracking-Optionen und Integrationen mit deinem ERP.

• Kundenerwartungen: Die Liefergeschwindigkeit und -genauigkeit sind entscheidend für die Zufriedenheit deiner KundInnen. Definiere klare Anforderungen hinsichtlich der Lieferzeiten und Flexibilität beim Umgang mit Rücksendungen. Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass die Wiederkaufsrate erheblich sinkt, mit steigender Lieferdauer. 

• Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Trend, sondern ein wesentlicher Bestandteil deiner Unternehmensstrategie. Sie bezieht sich immer auf “Planet und People”: Werden MitarbeiterInnen gereicht bezahlt, gibt es equal payment und wird dies auch auf Subcontractor angewendet, gibt es eine PV-Anlage oder relevante Umweltzertifikate? 

• Kostenmanagement: Setze klare Budgetvorgaben und bestimme, welche Kostenstruktur für dein Unternehmen am besten geeignet ist. Berücksichtige dabei sowohl die direkten Kosten wie Lager- und Versandgebühren als auch mögliche indirekte Kosten wie Verzögerungen oder Qualitätsmängel. Prüfe auch, wie das Verhältnis zwischen fixen und variablen Kosten ist. 

• Fachkräftemangel: Wie ist der Automatisierungsgrad des Lagers und wie wird Robotik und KI eingesetzt, um dem steigenden Fachkräftemangel zu begegnen?

Schritt 2: Anbieteranalyse – Die Suche nach den Besten

Prüfe mit einem RFI (Request for Information) bei ausgewählten Fulfillment-Anbietern (ca. 8-10) an Hand eines Fragebogens, ob diese grundsätzlich die Anforderungen erfüllen, ohne bereits nach Kosten zu fragen. In der Regel fallen hier bereits 3-5 Anbieter schon raus.

Schritt 3: Angebote einholen 

Der 3. Schritt ist es, einen RFQ (Request for Quotation) an die verbliebenen Dienstleister zu schicken, um gemäß den Anforderungen ein Angebot zu erhalten. Um eine objektive Einwertung der Angebote vornehmen zu können, empfiehlt es sich, eine gewichtete Bewertungsmatrix aufzusetzen, in den Kategorien, die einem besonders wichtig sind. Dabei sollten die Themenblöcke Preis, Leistung, Nachhaltigkeit unbedingt enthalten sein

Schritt 4: Vor-Ort-Besuch 

Nach der Bewertung der RFQs konzentriert man sich auf die verbliebenen 3-4 Dienstleister. Es empfiehlt sich, einen Vor-Ort-Besuch durchzuführen. Hier sollte man sich zum einen den geplanten Logistikprozess anhand der Supply-Chain erläutern lassen und den allgemeinen Zustand (wie zum Beispiel Sauberkeit) des Lagers überprüfen. Nach den Besuchen sollte man die Liste der möglichen Dienstleister auf 2 Finalisten kürzen.

Besucher-Tipp:

• Ein unangemeldetes Gespräch mit dem Betriebsrat führen. Hier bekommt man einen guten Eindruck von der „Stimmung“ des Lagers und wie MitarbeiterInnen behandelt werden.

Schritt 5: Vertragsverhandlungen – Der letzte Schliff

Jetzt, wo du zwei Anbieter hast, die deine Anforderungen am besten erfüllen, beginnt die Phase der Vertragsverhandlungen. Ein besonderer Fokus sollte auf die Einforderung von hohen Malus-Regelungen sein. Ein Anbieter, der von seinen eigenen Leistungen überzeugt ist, wird solche Regelungen akzeptieren, was dich vor möglichen Leistungsproblemen schützt.

Verhandlungstipps:

• Malus-Regelungen: Verhandle klare Strafen für Leistungsdefizite, um sicherzustellen, dass dein Anbieter höchste Standards einhält.
• Langfristige Perspektive: Kläre, wie der Anbieter in Zukunft investieren möchte und ob er langfristige Partnerschaften schätzt.
• Welche Maßnahmen werden unternommen, um die Kosten dauerhaft niedrig zu halten?

Fazit: Zukunftsfähige Partnerschaften gestalten

Die Wahl des richtigen Fulfillment-Partners ist eine strategische Entscheidung, die über den Erfolg Deines Unternehmens entscheiden kann. Durch eine sorgfältige Analyse Deiner Anforderungen, eine gründliche Anbieterbewertung und gezielte Vertragsverhandlungen sicherst Du Dir einen Partner, der nicht nur Deine aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch langfristig an Deiner Seite steht. Achte besonders auf Nachhaltigkeit, Mitarbeiterbedingungen und Innovationsgrad, um sicherzustellen, dass Dein Fulfillment-Partner ein echter Mehrwert für Dein Unternehmen ist.

Letzter Tipp: Sprich unbedingt mit bestehenden Kunden des Dienstleister, um zu prüfen, wie zufrieden diese sind.