Grenzen überwinden: So führst du ein Projektmanagement im Wandel

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Warum steckt Projektmanagement im Wandel? Schon immer nutzen Unternehmen Projektmanagement. Erstaunlich, dass trotz jahrzehntelanger Erfahrung und der hohen Anzahl immer noch so viele Projekte scheitern.

Zeitfenster werden überschritten, Ziele nicht erreicht und von explodierenden Kosten ganz zu schweigen.

Für dieses Scheitern gibt es viele Gründe

Ein Grund, warum Projektmanagement scheitert, sind Grenzen, die es zu überwinden gilt und die einer erfolgreichen Umsetzung im Weg stehen: Vor allem organisatorische, wenn es um eine globale Zusammenarbeit geht. Aber auch die Grenzen zwischen Abteilungen oder einzelnen Personen im eigenen Unternehmen. Führungskräfte brauchen deshalb mehr denn je die richtige Balance zwischen Management und Führung. Nur so lassen sich Projekte heute und in Zukunft zielgerichtet steuern.

Micromanagement und Kontrolle sind jedenfalls keine Lösung. Vielmehr braucht es ein grundlegendes Vertrauen und einen Sinn, der für alle gültig ist und der sich allen MitarbeiterInnen erschließt. Mit Klarheit, warum ein Unternehmen etwas macht, also einer überzeugenden Vision, schaffst du es als Führungskraft leichter, dein Team in der täglichen Umsetzung abzuholen.

Balance zwischen Business as usual und Business Change

In einer turbulenten Welt müssen Unternehmen eine neue Balance finden zwischen dem wichtigen laufenden Geschäft (Produktivität, Rentabilität, Kundenbeziehungen u.a.) und der überlebenswichtigen Aufgabe, Prozesse so weiterzuentwickeln, dass man auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt. Das verlangt auch eine andere Projektarbeit.

Es ist nicht nur das zeitlich Begrenzte und Bereichsübergreifende, das Projekte so spannend macht. Es ist auch ihre Einzigartigkeit: In der Grundstruktur durchaus manchmal ähnlich, ist kein Projekt wie das andere. Projekte sind meist risikoreicher als das alltägliche Geschäft. Sowohl MitarbeiterInnen als auch Führungskräfte brauchen dafür andere Kompetenzen.

Die Führung in einer virtuellen Projektmanagement-Welt

In den vergangenen Monaten haben wir uns alle schneller als gedacht an die virtuelle Welt gewöhnen müssen. Eines hat sich dabei gezeigt: Führungskräfte in Projekten sind stärker denn je gefordert und ihre Leistungs- bzw. Entwicklungsfähigkeit ist mehr denn je gefragt. Auf der anderen Seite haben sich Führungsdefizite, die es zuvor schon gab, zum Teil weiter verstärkt. Fakt ist: Nur mit einem hohen Grad an Offenheit und Ehrlichkeit, Engagement und Leidenschaft bist du in der Lage, dein Team auch durch unsichere Zeiten zu führen. Das Projektmanagement befindet sich im Wandel.

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Aber auch die Führungsdynamik hat sich – virtuell wie vor Ort – verändert. Führungskompetenzen müssen breiter verteilt sein, damit verschiedene Beteiligte in unterschiedlichen Phasen des Projektes die Umsetzungsverantwortung übernehmen können. Folgende Tipps helfen jeder einzelnen Führungskraft dabei, selbst und im Team, besser zu werden:

  • Stelle eine klare Struktur zur Verfügung, in der MitarbeiterInnen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und Unterstützung erhalten, wenn es doch einmal Konflikte gibt. Treffe effiziente und effektive Entscheidungen.
  • Beweise, dass Zusammenarbeit, Transparenz und umfassende Kommunikation wichtige Faktoren für dich sind. Biete von dir aus regelmäßig und konsequent Informationen an. Kommuniziere dabei stets mit Zuversicht und Empathie.
  • Zeige emotionale Intelligenz und bedenke, wie sich deine Entscheidungen im Projekt auf andere auswirken. Schaffe psychologische Sicherheit im Team, indem du deutlich machst, dass es in Ordnung ist, zu scheitern und aus Erfahrungen zu lernen, wenn man neue und schwierige Dinge angeht.
  • Demonstriere Belastbarkeit und dass du die Kraft hast, durchzuhalten, insbesondere bei der Leitung eines Projektes, das besonderen Einsatz verlangt. Bleibe flexibel und zeige, dass du in der Lage dazu bist, dich den Anforderungen von Projekten anzupassen, auch wenn der Verlauf risikoreich und stressig ist.
  • Bleibe stets greif- und sichtbar – besonders in schwierigen Zeiten. Sei leidenschaftlich und mitfühlend. Konzentriere dich dabei auf deine MitarbeiterInnen. Erkenne sie als Menschen mit individuellen Gefühlen an.

Der Kreis schließt sich: Von wertschätzender Führung über MitarbeiterInnen mit aktuellem Know-how hin zur Organisation mit zukunftsfähigen Projektmanagementfähigkeiten. Und genau so lässt sich die Geschäftsleistung generell steigern.

Unternehmen und MitarbeiterInnen können sich gemeinsam weiterentwickeln. So gelingt Projektmanagement im Wandel. Davon profitieren Business as usual ebenso wie Business Change. Und Unternehmen sind in der Lage, sich heute und für die Herausforderungen der Zukunft im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement erfolgreich aufzustellen.

Allan Thomson und Sidra Sammi
Allan Thomson ist ein PRINCE2-qualifizierter Projektmanager mit über 25 Jahren Erfahrung in den Bereichen Projekt-, Programm-Management und PMO. Er ist seit 2014 bei AXELOS und unterstützte 2017 mit seiner Expertise das PRINCE2-Update. Sidra Sammi ist Territory-Managerin für Europa. Sie initiiert und fördert Markenbekanntheitsinitiativen für AXELOS, die Organisationen und Einzelpersonen dabei helfen, den Wert von Best Practices zu verstehen.

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