Wirksame Online Meetings: Wie du Videokonferenzen mit Leben füllst

Im Homeoffice hat die Zahl der Online-Meetings stark zugenommen. Von der Qualität dieser Meetings lässt sich das nicht behaupten: Wackelnder Sound, im Dunkeln sitzende Sprechende, unvorbereitete Teilnehmende und holpernde Kommunikation machen aus Video-Calls schnell einen Nerv-raubenden Durchhalte-Contest. Tatsächlich herrschen in der digitalen Interaktion etwas andere Regeln, als in Präsenzgesprächen. Wer diese Regeln kennt und versteht, kann jeden Video-Call mit Leben füllen.

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1. Technische Vorbereitung

Wenn du Video-Calls organisierst oder regelmäßig an Online-Meetings teilnimmst, sind im ersten Schritt die „technischen Hausaufgaben“ wichtig. Dazu gehört, sich eine gute Webcam und ein solides Headset anzuschaffen. Um den verbalen und nonverbalen Ausdruck der TeilnehmerInnen bestmöglich einzufangen und sie gut zu verstehen, sollten alle Beteiligten für einen optimalen Austausch und die reibungslose Übertragung von Information sorgen. Voraussetzung dafür sind diese 3 Dinge:

1. Ein gutes Bild
2. Eine gute Tonqualität
3. Eine funktionierende Internetverbindung

Sorgst du für diese drei Dinge, förderst du die störfreie Kommunikation mit den Beteiligten und minimierst potenzielle Missverständnisse. Mit einer technisch guten Vorbereitung legst du also den Grundstein für das erfolgreiche Digitalgespräch.

2. Das Set

Im nächsten Schritt solltest du dich fragen, wie du dich im Home-Office ideal in Szene bringen kannst. Die physische Distanz zu den GesprächspartnerInnen sorgt automatisch für eine emotionale Distanz. Diese verstärkt sich, je schlechter die teilnehmenden Personen dich hören und sehen. Folgende Punkte solltest du deshalb beachten:

• Such dir also ein beleuchtetes Zimmer – im Idealfall mit Tageslicht, das von seitlich-vorne auf dich scheint. Es ist hilfreich, schon vor dem Video-Call die Webcam einzuschalten und zu schauen, wie du über dem Bildschirm wirkst. Bist du gut zu erkennen? Oder nur ein dunkler Schatten?
• Wie sieht der Hintergrund aus? Hier eignet sich vor allem eine einfarbige Wand, eventuell noch mit einem Bild oder einer Blumenvase. Der Hintergrund sollte nicht überfrachtet sein – das lenkt nur von dir ab.
• Achte auf deinen Abstand zur Webcam. Setz dich auch nicht zu nah oder zu weit von der Kamera weg. Hier gilt die Regel: Ein Fünftel sollten oben frei sein, zwei fünftel sollte der Kopf und zwei Fünftel die Schultern zu sehen sein.

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3. Inhaltliche Vorbereitung

Bild und Ton stimmen und du sitzt in einem freundlich-hell beleuchteten Raum vor einem neutralen Hintergrund? Dann kannst du dich an die inhaltliche Vorbereitung des Online-Meetings machen. Auch hier gilt wieder, die emotionale Distanz zu überbrücken, damit die Online-Gegenüber nicht mental abschalten. Für ein erfolgreiches Meeting ist es sinnvoll, alle TeilnehmerInnen schon vorab an der Gestaltung teilhaben zu lassen. Wie? Indem du ihnen die Inhalte des Meetings sendest und sie bittest, diese zu priorisieren, zu ändern oder zu ergänzen. So aktivierst du die TeilnehmerInnen im Vorfeld. Alle setzen sich schon vor dem Meeting gedanklich damit auseinander und sind später emotional näher am Thema dran. 

In manchen Online-Meetings ist es hilfreich, Rollen zu verteilen, um die GesprächspartnerInnen stärker einzubinden, z.B.:

• Protokollant
• Zeitwächter, der auf pünktlichen Start der Agendapunkte achtet
• Eine Person, die die Agendaziele im Blick hat und eingreift, fall jemand abschweift
• Eine Person, die für lockere Themen jenseits der Arbeitswelt zuständig ist

Auch das ist wichtig, denn: Im Home-Office fehlt uns das gemeinsame Plauschen bei der 5-Minuten-Kaffeepause mit KollegInnen. Wir Menschen sind soziale Wesen und brauchen auch den Small Talk miteinander. Nur über „Business“ zu sprechen, ist nicht nachhaltig für unser Befinden – und somit für die Produktivität. Von daher solltest du immer etwas Puffer-Zeit für Small Talk mit den TeilnehmerInnen einplanen.

4. Dein Auftritt

Die Verwendung rhetorischer Stilmittel hilft dir, deinen Worten Nachdruck zu verleihen und eine stärkere Wirkung bei den Zuhörenden zu erzielen. Das gilt online genauso. Nur: In der digitalen Rhetorik verschiebt sich die Gewichtung dieser Stilmittel. In der digitalen Interaktion solltest du möglichst wenig Gestik einsetzen – und dafür möglichst viel Mimik. Denke immer daran: Deine Gegenüber sehen dich nur als kleine Kachel auf dem Bildschirm. In der Regel sehen sie deinen Kopf und deine Schultern. Wenn du jetzt wild gestikulierst, sieht die andere Seite vor allem fliegende Hände auf dem Bildschirm, was sehr irritierend sein kann.

Unser Auge ist eines der stärksten Sinnesorgane. Ist das Auge irritiert, sind wir geistig abgelenkt.

Da hauptsächlich dein Kopf zu sehen ist, spielt für die digitale Rhetorik die Mimik eine wichtigere Rolle als die Gestik. Setze deine Augenbrauen, deine Lippen und Kopfbewegungen ein, um deine Worte zu betonen – oder, um als zuhörende Person Zustimmung oder Ablehnung zu signalisieren. Damit erzielst du die größte Wirkung beim Gegenüber und vermittelst das Gefühl von aktivem Zuhören.    

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Fazit: Wirksame Online-Meetings gibt es!

Wenn du dich an diese vier goldenen Regeln hältst, sind deine Online-Meetings schon deutlich über dem Durchschnitt. Die physische und emotionale Distanz ist überwunden. Jeder hört und sieht sich gut. Alle sind aktiv in der Videokonferenz eingebunden – du verstehst die Wechselwirkungen digitaler Interaktion und weißt, worauf es dabei ankommt. Und im Handumdrehen verwandeln sich deine Online-Meetings von langweiligen Zeitfressern zu kurzweiligen, produktiven Austausch- und Arbeitsrunden.