Videokonferenzen: So überwindest du die digitale Kluft in deinem Unternehmen

Lass uns dir kurz Bernd vorstellen. Er ist einer der am praktischsten denkenden Menschen, die wir kennen. Er kann auf Fernsehkoch-Niveau kochen, die Alpen ohne GPS rauf und runter navigieren, einen Knopf annähen, und er führt seine Abteilung wie ein Traum. Was Bernd nicht kann, sind Videokonferenzen.

Als sein Unternehmen im letzten März auf die Arbeit im Homeoffice umgestiegen ist, war es gar nicht so schwer, die jüngeren Mitarbeitenden online zu bringen und mit dem Firmennetzwerk zu verbinden. Videokonferenzen gehörten für Millennials und Digital Natives dank FaceTime oder WhatsApp-Videoanrufe sowieso zum Alltag. Nicht so für viele andere, die vor Corona weder privat geschweige denn beruflich Video als Kommunikationsmedium genutzt haben.

Mit der Pandemie hat sich das für viele geändert. Fünf oder sechs Video-Meetings pro Tag zu absolvieren, ist keine Seltenheit mehr. Und wie die Situation aktuell aussieht, wird sich daran auch erst mal nichts ändern. Selbst wenn wir demnächst in die Büros zurückkehren, deuten alle Zeichen auf ein hybrides Modell hin, bei dem viele Mitarbeitende weiterhin mehr Stunden im Homeoffice arbeiten werden, als vor Corona.

Digitaler Umstieg: Viele Mitarbeiter tun sich schwer

Und das führt uns zurück zu Bernd. Er fühlt sich mit dieser neuen virtuellen Arbeitswelt einfach nicht so wohl. Das hat nichts mit Intelligenz zu tun – er ist ein kluger Kopf. Es ist nicht so, dass er sich weigert zu lernen – er hat ein Training absolviert und liest die interne Kommunikation zu diesem Thema. Aber virtuelle Arbeit liegt ihm einfach nicht. Das führt dazu, dass er wichtige Meetings verpasst. Oder mit technischen Problemen zu kämpfen hat. Sein Mikrofon oder die Kamera funktionieren nicht richtig, die Kamera ist schlecht positioniert und er vergisst regelmäßig, wie das Teilen des Bildschirms funktioniert. Bernd ist wie jener Anwalt, der mit dem Katzenfilter bei einer virtuellen Anhörung in den USA zu kämpfen hatte und dem Richter immer wieder versicherte, er sei keine Katze.

Die Bernds in dieser Welt erinnern uns daran, dass der digitale Umstieg nicht von allen mit der gleichen Leichtigkeit und Selbstverständlichkeit gemeistert wird. Einige Mitarbeitende brauchen eben länger, um sich an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen.

Eine der großen Herausforderungen, vor allem für kleinere Unternehmen, die keinen Vollzeit-IT-Support haben, ist, wenn die Mitarbeitenden verschiedene kostenlose Konferenz-Apps nutzen, von denen einige nur kurze Zeit populär sind (wie war das noch mit HouseParty?). Diese Flicken-IT-Landschaft sorgt bei den Bernds in deinem Unternehmen für noch mehr Stress. Bei Anwendungen, die sie als schnelllebigen Trend wahrnehmen, investieren sie weniger Zeit, um diese richtig zu erlernen. Und du läufst Gefahr, diese Mitarbeiter zurückzulassen.

Videokonferenzen: Digitale Fatigue und Burnout

In einer kürzlich von BlueJeans durchgeführten Umfrage zur Zukunft der Arbeit gaben 74 Prozent der Befragten an, dass sie zu Hause genauso (34 Prozent) oder sogar produktiver (40 Prozent) arbeiten als im Büro. Das sind zwar vielversprechende Zahlen, aber wenn du die Bernds mit ins Boot holst, würde die Statistik noch besser aussehen.

Es gibt viele gute Gründe, warum wir es unseren Mitarbeitenden, die sich mit der virtuellen Arbeitsweise nicht wohlfühlen, schuldig sind, es einfacher zu machen. Studien haben gezeigt, dass wir uns bei Videokonferenzen, insbesondere wenn es technische Verzögerungen gibt, mehr anstrengen müssen, um nonverbale Hinweise wie Gesichtsausdrücke, Tonfall, Tonhöhe und Körpersprache unseres Gegenübers zu verarbeiten. Darauf zu achten, verbraucht eine Menge Energie. Videokonferenz-Fatigue ist mittlerweile wissenschaftlich belegt. Wenn Mitarbeiter wie Bernd dann noch das Gefühl haben, mit der Technik auf Kriegsfuß zu stehen, verschlimmert sich dessen Stress und es kann zu Burn-outs kommen.

EXTRA: Digitalisierung und ältere Mitarbeiter: So lässt du niemanden zurück

Um die digitale Kluft bei Videokonferenzen zu überbrücken, musst du die Bernds in deinem Unternehmen mit ins Boot holen:

• Anstatt verschiedene Anwendungen zu nutzen, nur weil sie kostenlos sind, statte deine MitarbeiterInnen mit robusten Systemen der Enterprise-Klasse aus, von denen die Mitarbeitenden wissen, dass sie im Unternehmen Bestand haben werden.
• Nimm ihre Bedenken bezüglich Sicherheit und Datenschutzes ernst und setzt auf sichere Videokonferenzlösungen.
• Ermögliche ihnen leicht zugängliche und verständliche Online-Trainings.
• Biete wenn immer möglich Unterstützung und Ermutigung.

Kurz gesagt: Gib den Bernds da draußen das Gefühl, dass sie die Kontrolle haben und sich, gleich wie die technisch versiertesten Digital Natives, voll und ganz einbringen können.