Zeitverschwendung, Ablenkung und das tägliche Chaos

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Zeitverschwendung, Ablenkung und das tägliche Chaos
© geralt - pixabay.com

Viele Führungskräfte, Selbstständige und FreiberuflerInnen sind unzufrieden mit ihrer Arbeitsleistung. Man kommt nicht voran, weil man vom Tagesgeschäft überrollt wird. Getrieben von äußeren Einflüssen, nicht geplanten Katastrophen und der eigenen Sprunghaftigkeiten, ist man permanent Beschäftigt, aber gnadenlos unproduktiv. Dabei bleibt nicht nur der Erfolg auf der Strecke.

Gute Vorsätze, aber….

Vielleicht kennst du das. Du sitzt abends, nach einem langen Arbeitstag im Auto oder im Zug und bist frustriert. Frustriert, weil du wieder Überstunden geschoben hast und trotzdem nicht die Punkte auf der To-Do-Liste abgearbeitet hast, die du heute unbedingt erledigen wolltest. Heute morgen, auf der Fahrt ins Büro bist du alles nochmal im Kopf durchgegangen. Das Konzept für deine wichtigsten KundInnen, das wolltest du heute auf jeden Fall fertig stellen und mit der Geschäftsleitung abstimmen. Und wenn du damit fertig bist, wolltest du dein Team zusammentrommeln, damit ihr gemeinsam endlich die Planung für die Veranstaltung im Dezember auf den Weg bringt. Falls dann noch Zeit wäre, dann sollte noch die Auswertung der letzten Social-Media-Kampagne gemacht werden, damit die Änderungen der Maßnahmen für den nächsten Monat vorgenommen werden können. Und was von alledem hast du gemacht?

Nichts! Und dass, obwohl du wieder schlappe elf Stunden im Büro zugebracht hast.

Was läuft hier falsch?

Von morgens bis abends bist du getrieben. Pausenlos reagierst du nur auf all das, was im Laufe des Tages auf dich einprasselt. Permanente Störungen durch Telefonanrufe, externe und interne, die natürlich immer gerade dann eingehen, wenn du gerade versuchst dich auf eine wichtige Sache zu konzentrieren. Dauernd kommen andere MitarbeiterInnen, mit Fragen oder um sich abzusichern, dass das was gerade getan wird auch in die richtige Richtung geht. Können die dich nicht mal einfach mal machen lassen und eine Entscheidung selber treffen?

Wenn dich die E-Mail-Flut überfordert

Und dazu noch die Flut an E-Mails. Wie viele werden es heute wieder gewesen sein? Achtzig, neunzig oder sogar hundert? Keine Ahnung, aber ganz bestimmt waren die meisten davon ziemlich unwichtig oder sogar für dich nur in cc. Trotzdem kannst du dir nicht erlauben auch nur eine davon nicht zu lesen oder gar zu ignorieren. Denn das ist dann ganz bestimmt die ganz wichtige Mail des Vorgesetzten oder von schwierigen KundInnen. Wenn dir die durchrutscht, steht auf jeden Fall Ärger an. Für ein privates Pläuschchen in der Teeküche nimmst du dir schon gar keine Zeit mehr und wenn doch, dann plagt dich direkt dein schlechtes Gewissen.

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Verdammt, dafür bist du keine Führungskraft!

Du wolltest die großen Räder drehen. Etwas bewegen und nachhaltig Großes bewirken. Als du Führungskraft geworden bist, hat man dir gesagt, dass du an deinen Ergebnissen gemessen werden wirst und diese Ergebnisse, die wolltest du auf jeden Fall liefern. Du hast sie schon bildlich vor dir gesehen, die teils neidischen, teils anerkennenden Blicke der KollegInnen und Führungskräfte bei der Verkündung der Abteilungskennzahlen. In der Vorstandsetage wolltest du mit deinen Ideen und Erfolgen Aufsehen erregen, damit du bei einer der nächsten Beförderungsrunden auf jeden Fall auf der Liste stehst. Und was bist du im Moment? Ein/e besserer SachbearbeiterIn, der/die die Urlaubsanträge deiner MitarbeiterInnen unterschreibt und im Zweifelsfall vom obersten Vorgesetzten einen auf die Mütze bekommt, wenn etwas schiefläuft. So hast du dir das nicht vorgestellt.

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Wer ist an diesem ganzen Dilemma schuld? Nur du selbst!

Nur du hast es in der Hand. Nur du selbst kannst an dieser Situation etwas verändern. Nur du kannst dafür sorgen, dass die wichtigen Tätigkeiten tatsächlich in Angriff genommen werden. Nur du kannst deine Tage und Wochen so organisieren, dass die erfolgskritischen Tätigkeiten auf jeden Fall erledigt werden. Nur du kannst Maßnahmen ergreifen und Regeln definieren, die dafür sorgen, dass Ablenkungen weitgehend vermieden werden. Und nur du selbst bist es, der dafür verantwortlich ist, dass du konzentriert und strukturiert an der Erreichung deiner Ziele arbeitest. Dafür braucht es gar nicht viel: Nur ein paar grundlegende Veränderungen und Anpassungen der Strukturen, einige praxiserprobte Tools und Methoden für die Arbeitsorganisation und vor allem, ganz viel Disziplin. Für die Umsetzung kann man sich Hilfe holen. Dafür gibt es genügend Ratgeber-Literatur, BeraterInnen, TrainerInnen und Coaches.

Als erstes braucht es aber nur eines: Eine klare Entscheidung.

Holger Steitz
Holger Steitz ist seit mehr als fünfzehn Jahren selbstständiger Trainer, Berater und Autor für B2B-Vertrieb. Er berät meist mittelständische Unternehmen mit erklärungsbedürftigen Produkten und Dienstleistungen oder trainiert deren Verkäufer und Führungskräfte. Sein neuestes Werk Mach endlich Deinen Job! beschreibt, wie Zeitverschwendung, falsche Routinen und fehlende Fokussierung den Erfolg im Vertrieb und als Führungskraft verhindern.

1 Kommentar

  1. Es braucht klare Ziele gepaart mit ausreichend Flexibilität um den veränderten Bedingungen – sprich Präferenzensetzung – gerecht zu werden. Viele kennen das: das eine ist der Plan – die Realität sieht ganz anders aus.
    Nach Plan sollten Augaben D-L abgearbeitet werden, dann wird der Plan durch ein Ereignis umgestoßen:
    Plötzlich ist Aufgabe Q existentiell.
    Jetzt weitermachen nach Plan?

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