Auftragsbezogene Zeiterfassung: Produktivität im Handumdrehen steigern

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Auftragsbezogene Zeiterfassung: Produktivität im Handumdrehen steigern
© Andrey Popov – stock.adobe.com

Was bedeutet Zeiterfassung? Sprechen wir erstmal kurz über den Begriff selbst.

Es gibt auf der einen Seite die Arbeitszeiterfassung, bei der es um Kommen, Gehen, Urlaub, Überstunden und Krankheitstage geht und auf der anderen Seite die Auftrags- beziehungsweise Projektzeiterfassung, bei der der Fokus auf der zeitlichen Erfassung von Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens liegt. Das sind meist Projekte, Aufgaben oder Kunden.

Stempeln war mal

Stimmt nicht ganz. Es ist zwar durchaus richtig, dass die traditionelle Stempeluhr so langsam ausgedient hat, aber die Anwesenheit zu dokumentieren solltest du trotzdem nicht aus dem Auge verlieren. Vorsorge ist immer besser als nachsehen. Kommt es zu einem Arbeitszeitstreit weil du der Meinung bist, dass du viel mehr Stunden als vertraglich festgehalten gearbeitet hast, solltest du das auch belegen können. Mit sauberer Arbeitszeitdokumentation hast du vor Gericht auf jeden Fall einen guten Joker in der Hand. Das gilt sowohl aus Arbeitnehmer, als auch aus Arbeitgeber Sicht.

Produktivität durch Fokus

Konzentriert an einer Sache arbeiten und dabei nicht unterbrochen werden. Von dieser Art zu arbeiten träumen viele. Schwierig ist das vor allem in Großraumbüros, einfach dagegen zu Corona-Zeiten im Homeoffice. Hast du dort auch die Erfahrung gemacht, dass viel mehr erledigt werden kann als im Büro? Einfach weil du kaum bei der Arbeit unterbrochen wirst?

Homeoffice oder Büro: Eine tätigkeitsbezogene Zeiterfassung hilft dir den Fokus bei einer Tätigkeit zu lassen.

Schließlich läuft die Zeit für diese Tätigkeit mit und dein Kunde sollte ja nicht für den Ratsch mit dem Kollegen oder die Kaffeepause zahlen.

EXTRA: Ablenkungen vermeiden: 6 Praxistipps, um deinen Fokus zu schärfen

Systematisches Arbeiten

Eine Aufgabenliste hilft dir deinen Arbeitstag zu strukturieren. Du solltest dir für jeden Tag einen Aufgabenplan erstellen, der aber auch einige Lücken aufweist, um nicht vorher kalkulierbare Unterbrechungen zu erlauben. Arbeite diese Aufgabenliste dann Schritt für Schritt ab. Auch hier gilt wieder, so viele Ablenkungen wie möglich zu vermeiden und den Fokus auf den Aufgaben zu lassen. Ist eine davon erledigt, spricht nichts gegen das Umschalten auf ein Kaffeepausen-Projekt.

Wer hat was wie lange gemacht?

Alleine an einem Projekt arbeiten ist kein Problem. Die Arbeitszeit dazu lässt sich auch noch verhältnismäßig einfach auf Papier dokumentieren. Aber wenn es plötzlich ein Team von Mitarbeitern ist, dann sieht die Sache nicht mehr so einfach aus. Jeder arbeitet in seinem Büro oder im Homeoffice, hat unterschiedliche Unterbrechungen, wie Meetings, Telefonate, Gespräche und so weiter. Wie kann am Ende der Projektlaufzeit nachvollzogen werden, wie viel Zeit tatsächlich produktiv in den Auftrag geflossen ist? Eine Zeiterfassung bringt in diesem Fall Licht ins Dunkel. Jeder einzelne Mitarbeiter bucht die Arbeitszeit auf vordefinierte Tätigkeiten oder Projekte. Die Auswertung zeigt dann, wer wie lange an dem Auftrag oder dem Projekt gearbeitet hat.

EXTRA: Homeoffice: So behältst du deine Arbeitszeit im Auge

Transparenz für Endkunden

Dein Projekt ist abgeschlossen und du stellst die Dienstleistung deinem Kunden in Rechnung. Dieser erhält eine Aufstellung deiner Tätigkeiten oder einen pauschalen Preis zur Zahlung.

Besser ist es doch, wenn er eine genaue Zeitstempelliste erhält mit einer Übersicht, wann genau was von wem erledigt wurde.

Denn damit eliminierst du sämtliche Rückfragen zur Rechnung und der Kunde kann genau nachvollziehen, welche Tätigkeiten durchgeführt wurden.

Kostenkontrolle ist ein Muss

Projektcontrolling ist zwingend erforderlich, um nach dem Abschluss eines Auftrags den tatsächlichen Profit zu errechnen. Gerade wenn du Pauschalpreise zu Aufträgen anbietest, musst du nach Abschluss prüfen, ob die für den Auftrag aufgewendete Zeit und externen Zusatzkosten positiv dem verrechneten Preis gegenüberstehen. Nur so kannst du Folgeaufträge besser einschätzen und kalkulieren.

Fazit: Umsatzschub durch projektbezogene Zeiterfassung

Gerade Unternehmen wie Webdesigner, IT-Dienstleister, Grafiker, Softwareentwickler, Consultants, aber auch jeder der seine Dienstleistungen auf Stundenbasis abwickelt, wird von einem Umsatzschub beim Einsatz einer projektbezogenen Zeiterfassung profitieren.

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Daniela Schälchli
Daniela Schälchli ist seit 2006 im Unternehmen Xpert-Timer Software tätig und eine Spezialistin in Sachen Projektzeiterfassung. Das Unternehmen entwickelt seit über 20 Jahren die Software „Xpert-Timer“. Für Gründer bietet das Unternehmen bis zum Jahresende 2020 einen Rabatt in Höhe von 35% auf das Produkt Xpert-Timer Pro.

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