Software im Supply Chain Management: 8 Must-haves

Eine flexible und zugleich leistungsfähige Lieferkette bildet oftmals die Basis für den Erfolg von Unternehmen – ganz gleich in welcher Branche. Aber ohne Softwareunterstützung sind die Anwender nicht in der Lage, der Komplexität ihrer Lieferkette gerecht zu werden. Welche Funktionen eine Software für das professionelle Supply Chain Management unbedingt umfassen sollte, erklärt folgender Artikel.

1. Strukturierter Import

Um mit einer Software für das Supply Chain Management überhaupt arbeiten zu können, müssen Nutzer die Daten einfach und schnell in das System laden können. Hierfür muss der Datenimport aus beliebigen Drittsystemen wie Excel heraus erfolgen können. Hinterlegte Abkürzungen und Formeln sowie definierte Tabellenstrukturen dürfen dabei nicht verloren gehen.

2. Automatische Berechnung

Sind die Daten importiert, kommt es darauf an, dass Anwender umfangreiche Berechnungen vornehmen können, wie etwa die importierten Daten mit denen des vergangenen Jahres oder Quartals vergleichen. Die Daten sollten sich neu berechnen lassen, sobald sich auch nur eine einzige Variable ändert. Alle dahinterstehenden Daten müssen sich dann automatisch entsprechend ändern – auch auf Jahres-, Monats- oder Tagesebene.

Insbesondere große Unternehmen profitieren davon, wenn alle Abteilungen ihre Daten separat eingeben können und die Software dann ein Gesamtergebnis errechnet.

3. Tastenkombinationen

Die Supply Chain-Planung lässt sich beschleunigen, wenn Anwender die Software mithilfe von Short Keys bedienen können. Gibt der Nutzer über die Tastatur etwa „Ctrl + Page Up“ ein, gelangt er zur vorherigen Tabelle. So können Nutzer die häufigsten Steuerbefehle auch ohne Mouse ausführen. Für eine optimale Usability sollte das System eine vollständige Übersicht aller Tastenkombinationen in einer Art Bibliothek bereitstellen.

4. Sortierung

Eine weitere wichtige Funktion ist die Sortierung von Daten und Elementen – etwa gemäß ihrer Wertigkeit, in aufsteigender und absteigender Reihenfolge. Die Daten zu sortieren unterstützt den Nutzer bei der Erstellung von Reports, beispielsweise in der Waren- oder Ladenplanung.

5. Saisonale Planung

Limits zu definieren ist ein elementarer Bestandteil der saisonalen Planung. Im Rahmen der vorsaisonalen Planung müssen Anwender wissen, bis wann ein Produkt hergestellt sein muss. Oder falls eine neue Filiale geplant ist, ist die Kenntnis darüber, bis wann gewisse Vorarbeiten abgeschlossen sein müssen, ein erfolgsentscheidendes Kriterium. Doch es sollte auch während der Saison möglich sein, den Plan anhand von Schlüsselvariablen auf etwaige Lücken zu überprüfen, etwa ob sich der bisher erzielte Umsatz mit dem vorhandenen Warenbestand im Lager deckt.

Falls ein Wert außerhalb der Grenze liegt, muss das System diesen automatisch markieren und in einer gesonderten Ansicht anzeigen. Zudem sollte es möglich sein in der Software nach diesen Limits zu suchen. Erfahrungsgemäß ergeben sich im Saisonverlauf kurzfristige Änderungen, die es in der Planung abzubilden gilt. Damit Anwender sich nicht durch einen kompletten Plan arbeiten müssen, sollten sie per Suchfunktion direkt in das gewünschte Feld springen und dort die Daten ändern können.

Wichtig ist auch, neue Kategorien in einen bestehenden Plan einfügen zu können, etwa welche Farbe die Kleidung der Mitarbeiter einer neuen Filiale haben soll. Zudem sollte es möglich sein, die Daten auf Basis der neuen Kategorien zu analysieren.

6. Prozentangaben

Um eine Zelle innerhalb einer Tabelle zu aktualisieren, sollte man ihre Wertigkeit auch mithilfe von Prozentangaben ausdrücken können. Welchen Beitrag leistet der Wert in einer Zelle zum Gesamtplan?

Voraussetzung ist natürlich, dass die Software die Eingabe von Prozentangaben unterstützt. Nützlich ist diese Funktion zum Beispiel bei der Channel-Planung. Anhand von Prozentangaben lässt sich nachvollziehen, welchen Beitrag ein Vertriebskanal zum Gesamtumsatz leistet.

7. Excel-Export

Um Daten auszutauschen, fordern viele Unternehmen eine Verknüpfung der SCM-Software mit Microsoft Excel. Darum muss die Supply Chain Management-Lösung über ein Wizard zur Excel-Integration verfügen. Dann ist es möglich, formatierte Daten und Tabellen in Excel zu exportieren. Das Tool sollte sowohl den Export kompletter Dateien als auch von Teilen einer Datei, etwa sortiert nach Produktgruppen, erlauben. Außerdem sollte das Wizard dafür sorgen, dass Excel entweder eine neue Arbeitsmappe erzeugt, in die die Daten übertragen werden, oder dass die Daten in eine bestehende Mappe eingefügt werden. Informationen, die hinter der exportierten Datei hängen, müssen ebenfalls übertragen und automatisch an der richtigen Stelle in Excel eingefügt werden.

Von der Möglichkeit, Daten in eine Excel-Datei zu exportieren, profitieren Anwender insbesondere bei der Erstellung von Reports, die auf Daten basieren, die in der Planungssoftware gespeichert sind. Zudem ist es auf diese Weise möglich, Daten auch Mitarbeitern zugänglich zu machen, die keinen Zugang zum Planungssystem haben.

8. Integriertes Wissensmanagement

Um Anwender bei ihrer Arbeit mit dem Tool zu unterstützen, sollte es über eine integrierte Onlinehilfe und ein spezielles Wissenscenter verfügen. Über ein Suchfeld, in das der Nutzer seine Frage eingibt, gelangt er dann schnell zur passenden Antwort und zu entsprechenden Zusatzinformationen in Form von erklärenden Hintergrundmaterialien, Release-Übersichten und Support-Richtlinien. Wenn im Wissenscenter zudem Leitfäden für Administratoren und Anwender samt Glossar hinterlegt sind, umso besser.