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Die wirtschaftliche Lage ist unsicher. Das spüren derzeit alle Unternehmen – vom Start-up bis zum Enterprise. Vor allem aber KMU stehen derzeit vor besonders großen Herausforderungen. Sie kämpfen mit gestiegenen (Betriebs-)kosten, sind aber gleichzeitig mit stagnierenden oder sinkenden Umsätzen konfrontiert. Dadurch werden verfügbare Budgets für dringend notwendige Investitionen knapper.

In der Folge stehen derzeit drastische Sparmaßnahmen und Investitionsstopps bei vielen deutschen KMU ganz oben auf der Agenda, um nicht Gefahr zu laufen, in finanzielle Schieflage zu geraten, – wie diverse Umfragen bestätigen (z.B. Umfrage des VdU, Umfrage von Visable). Gleichzeitig intensivieren Unternehmen verstärkt ihre Bemühungen, ihre Umsätze zu maximieren.

In dieser Gemengelage dürfen UnternehmerInnen aber einen bestimmten Geschäftsbereich nicht vernachlässigen: das Rechtliche. Genauer gesagt alle rechtlichen Themen, die ein Unternehmen betreffen – von Arbeitsverträgen über Kooperationsverträge bis hin zur DSGVO-Compliance. Wie die aktuelle Future Ready Lawyer Studie eindrucksvoll zeigt, wachsen die rechtlichen Anforderungen an Unternehmen und ihre Rechtsabteilungen zunehmend. Das bedeutet, dass sowohl der zu bearbeitende Workload als auch die Komplexität der Aufgaben zunimmt. Der mittlerweile auch auf dem Rechtsmarkt deutlich zu spürende Fachkräftemangel verschärft die Situation zusätzlich.

EntscheidungsträgerInnen stehen also vor der Herausforderung, die (neuen) bestehenden und neuen rechtlichen Anforderungen an ihr Unternehmen zu bewältigen und gleichzeitig Kosten zu sparen. Entweder sie entscheiden sich, bestimmte rechtliche Themen zu vernachlässigen, um auch in diesem Bereich Kosten zu senken – was nur auf den ersten Blick wie eine sinnvolle Lösung erscheint – oder sie entwickeln und implementieren neue Methoden, um mit weniger Ressourcen die gleichen oder sogar bessere Ergebnisse zu erzielen.

Was können KMU also nun konkret tun?

Die Antwort kann nur “Digitalisierung” lauten. Sie muss in großem Maßstab vorangetrieben werden, auch im Bereich “Recht”.

Nur so können Prozesse skalierbar, rechtlich sicher und kosteneffizient gestaltet werden.

Insoweit gilt für rechtliche Prozesse nichts anderes als für andere Geschäftsbereiche wie die Buchhaltung oder das Personalmanagement.

Warum hinken insbesondere KMUs in Sachen Digitalisierung aber hinterher?

Ein Grund ist die geringe Priorisierung und Unterschätzung der langfristigen Auswirkungen rechtlicher Themen sowie die Sorge, dass keine ausreichenden IT-Kenntnisse im Unternehmen vorhanden sind. Eine Umfrage der Förderbank KfW fand etwa heraus, dass 38 % der befragten Unternehmen mangelndes Know-how bei ihren Mitarbeitenden als Hürde für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte sehen. Dabei ist es ein Trugschluss zu glauben, dass der Wechsel hin zu digitalen Lösungen stets besonderes Vor- und Fachwissen voraussetzt. Häufig ist das Gegenteil der Fall. Fachabteilungen und Expert*innen wissen schließlich häufig am besten, welche Prozesse und Tools ihnen bei ihrer Arbeit wirklich helfen. Darüber hinaus legen Anbieter von digitalen Plattformen regelmäßig besonderes Augenmerk darauf, intuitive Benutzeroberflächen und Prozesse zu entwickeln.

Durch die Nutzung von digitalen, rechtlichen Tools – auch Legal Tech-Lösungen – lässt sich die Digitalisierung auf breiter Ebene im Unternehmen vorantreiben. So fördern Legal Tech-Lösungen die Entwicklung und anschließende Implementierung transparenter und qualitätssichernder Standards. Vor allem für KMU, bei denen GeschäftsführerInnen häufig keinen besonderen rechtlichen Background haben, haben die neuen digitalen, rechtlichen Helfershelfer sehr großen Wert. Sie unterstützen dabei, Aufgaben wie smarte Vertragserstellung, Verhandlungen oder das Fristenmanagement effektiver und effizienter zu gestalteten. Gleichzeitig verhindern Legal Tech-Tools dass Mitarbeitende fehlerhafte Verträge erstellen, die das Unternehmen in rechtliche Schieflage bringen können. Schließlich sind viele rechtliche Aufgaben repetitiv, bleiben ohne qualitätssichernde Tools zur Automatisierung aber trotzdem fehleranfällig – und das eben mit teils erheblichen Konsequenzen.

Hinzu kommt, dass die wachsende Komplexität von regulatorischen Vorgaben auf nationaler und internationaler Ebene von Unternehmen verlangt, stets auf dem aktuellsten Stand zu sein. Ansonsten drohen böse Briefe von Behörden oder Wettbewerbern – und nicht zuletzt schlechte Presse. Auch hier können die richtigen Legal Tech-Tools unterstützen, um mit neuen rechtlichen Entwicklungen, Marktstandards und Best Practices Schritt zu halten und vor allem compliant zu bleiben. In diesem Zusammenhang seien nur die Stichwörter DSGVO und ESG genannt. Entscheidend ist zudem, dass ein solches Tool einfach und verständlich für alle Mitarbeitenden sein muss und im gesamten Unternehmen ohne langwierige Implentierungsphase eingesetzt werden können. So werden rechtliche Prozesse für alle Stakeholder transparenter und nachvollziehbarer, was wiederum zu einer besseren Zusammenarbeit führt – sozusagen Plug & Play.

Darüber hinaus – und das wird häufig übersehen – unterstützen Legal Tech-Tools UnternehmerInnen dabei deutlich schneller und einfacher zu expandieren. Neue Märkte zu erschließen ist für KMU immer interessant, aber natürlich ganz besonders in der aktuell wirtschaftlich herausfordernden Situation. Die Umsätze wachsen schließlich nicht von allein. Und ohne Umsatzwachstum kein Unternehmenswachstum und damit keine internationale Wettbewerbsfähigkeit. Hinzu kommt, dass viele Märkte immer stärker miteinander verflochten sind, gerade in der EU. Dieser sinnvolle Schritt bringt aber gleichzeitig die Herausforderung mit sich, rechtlich über verschiedene Jurisdiktionen hinweg zu agieren. 

Die Folge: Rechtliche Anforderungen werden noch komplexer. Um international skalieren zu können, kann die Nutzung eines Legal Tech-Tools, das z.B. Vertragsvorlagen für alle relevanten Jurisdiktionen zur Verfügung stellt, der entscheidende Wettbewerbsvorteil sein. Dadurch lassen sich (rechtliche) Prozesse schneller als bei der Konkurrenz vorantreiben und das außerdem erheblich günstiger als mit teuren Anwaltskanzleien.

Fazit

Es gibt viel ungenutztes Potenzial beim Umgang mit rechtlichen Themen. Gerade jetzt, in Zeiten wirtschaftlicher Stagnation, müssen Investitionen getätigt werden, die 1. dem Unternehmen einen Mehrwert bieten, 2. skalierbar sind und 3. langfristig den Geschäftszielen dienen. Legal Tech-Lösungen versprechen dabei große Entwicklungspotentiale:

Zum ersten Mal ist es möglich, dass in Unternehmen alle Stakeholder gemeinsam rechtlich transparente und qualitätssichernde Standards entwickeln, die regelmäßig aktualisiert und gestreamlined werden können.

Das ist ein echter Gamechange für den Rechtsmarkt – jetzt müssen KMU diese Chancen nur noch ergreifen.

Olga Beck-Friis

Olga Beck-Friis ist COO und Co-Founder des Legal Tech Unternehmens PocketLaw. Bevor Olga das Startup gemeinsam mit Kira Unger gründete, war sie Consultant bei McKinsey & Co., wo sie das Potenzial der digitalen Transformation erkannte und Parallelen sah, wie andere Branchen vom Einsatz moderner Technologie bereits profitiert hatten.

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