Industrie 4.0 oder die vierte industrielle Revolution ist ganz einfach der Einsatz digitaler Technologien im Fertigungsprozess, um qualitativ hochwertige Waren oder Services zu geringeren Kosten herzustellen und anzubieten. Unternehmen profitieren nun in hohem Maße von niedrigeren Kosten, verbesserter Effizienz, höherem Ertrag, kundenspezifischer Massenfertigung und vor allem von neuen Umsatz- und Geschäftsmodellen.

Hauptursache dafür ist mitunter der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in vielen Bereichen eines Unternehmens. Diese sollte auch in der Buchhaltung sinnvoll eingesetzt werden. So können nicht nur Geschäftsführende, sondern auch Mitarbeitende von weniger Zeitaufwand profitieren. Dies geschieht durch die maschinelle Erkennung von Dokumentendaten und automatische Erinnerungen der Verantwortlichen für Freigaben. Künstliche Intelligenz ermöglicht selbst in datenlastigen Geschäftsbereichen effizienteres Arbeiten – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs.

KI sollte in alle Branchen und Unternehmensbereiche einbezogen werden

Auch wenn es viele Technologien gibt, die derzeit eine Rolle in der Industrie 4.0 und der intelligenten Fabrik spielen, stellt die Künstliche Intelligenz (KI) eine besondere dar. Sie wird zunehmend an die Bedürfnisse verschiedener Branchen angepasst, wobei sie hauptsächlich in der Automobilindustrie, im Gesundheitswesen, in der Luft- und Raumfahrt, in der Chemie und in der Konsumgüterindustrie zum Einsatz kommt. Tatsächlich wären aber alle Branchen und Unternehmensbereiche für den Einsatz solch intelligenter Software denkbar. So etwa im Bereich der Buchführung. Doch noch immer scheuen sich viele Unternehmen davor, smarte Software in „sensiblen Geschäftsbereichen“ einzusetzen. Dabei hat dies nur Vorteile sowohl für UnternehmerInnen als auch Mitarbeitende.

Software für Buchhaltung muss nicht kompliziert implementiert werden

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz mittels einer Software für die komplette Buchhaltung hat mehrere Vorteile für Unternehmen, die den Schritt Richtung „digitales Büro“ gehen möchten. Rechnungen können so schnell und einfach freigegeben werden. Das spart KollegInnen den Pendelordner, welcher von Büro zu Büro wandert. Rechnungsfreigaben, der Export von Beleg- und Buchungsdaten, oder aber Zahlungen – was früher ein langwieriger und manueller Prozess war, geht mithilfe schlauer Software mit nur wenigen Mausklicks. Häufig ist die Hemmung vor dem Schritt Richtung Digitalisierung mit der Sorge vor enormen Implementierungsprojekten verbunden. Geschäftsführende Personen möchten keine wochenlangen Projekte und Umschulungen für Mitarbeitende starten. Auch hier ist KI ein Lösungsansatz: Schlaue Software kann innerhalb weniger Minuten aufgesetzt werden und ist für jeden selbsterklärend, ohne Vorkenntnisse anwendbar.

Und keine Sorge: Wenn doch Fragen aufkommen, gibt es häufig Hotlines und Live-Support Chats, über die ExpertInnen bei Problemen schnell Hilfe anbieten.

Buchhaltung wird täglich weiter automatisiert – das spart Kosten

Bislang fehlte es an medienbruchfreien und digitalen Prozessen, besonders in der Buchhaltung. Auch hier hilft KI, denn wiederkehrende Tätigkeiten wie Datenerfassung oder Vorkontierung werden automatisiert und intelligente Software lernt stetig mit. Und ja, auch bei den gefürchteten Betriebsprüfungen hilft das richtige SaaS-Programm, wenn es digitale Rechnungsarchive in der Cloud gemäß der GoBD-Aufbewahrungsfristen und -standards zehn Jahre aufbewahrt. Künstliche Intelligenz sollte Einzug in das Rechnungsmanagement aller Unternehmen halten. So ist Schluss mit dem E-Mail-Pingpong, unorganisierten Excel-Listen und KollegInnen mit Pendelordner. Automatische Erinnerungen an offene Freigaben und Klärung von Rückfragen direkt am Beleg lassen effizienteres Arbeiten zu – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs.

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