Diensthandy: Das gilt es bei der Nutzung zu beachten

Wenn du vom Arbeitgeber ein Diensthandy zur Verfügung gestellt bekommst, kannst du es nicht automatisch auch privat nutzen. Hierfür sind Absprachen zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn wichtig. Das gilt auch für die Installation von Apps, denn die Programme können mitunter zum Sicherheitsrisiko für das Unternehmen werden. Umgekehrt darf der Arbeitgeber die Angestellten mit einem Diensthandy aus Gründen des Datenschutzes nicht dauerhaft überwachen. Die folgenden Rechte und Pflichten sollten beide Seiten bei der geschäftlichen Nutzung des Smartphones beachten.

Darf ich das Diensthandy auch privat nutzen?

Genau wie für Laptop und Tablet gilt auch für das Smartphone, wenn es vom Arbeitgeber bereitgestellt wird: Die Privatnutzung ist nur nach Absprache zulässig. Sofern der Arbeitgeber die private Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt hat, ist das Gerät für private Gespräche ebenso tabu wie für persönliche Fotos und Videos.

Darf ich Apps mit dem Diensthandy selbst downloaden?

Ein Diensthandy gehört zu den Arbeitsutensilien und wird, wie das Notebook für die Firma, bereits mit vorinstallierter Software ausgehändigt. Fehlen dabei Programme, die du für die Erledigung deiner Aufgaben benötigst, solltest du dich an die IT-Abteilung wenden. In der Regel installiert dann jemand die fehlenden Apps oder Programme für dich auf dem Gerät.

Lädst du Software eigenmächtig auf das Smartphone, kann es im schlimmsten Fall teuer werden. Denn wenn das Diensthandy durch einen Virus oder einen Hackerangriff unbrauchbar wird, kann der Arbeitgeber Schadensersatz fordern und auch eine Abmahnung aussprechen. Eigene Downloads sind daher auch nur nach Absprache sinnvoll.

EXTRA: 5 Tipps, wie du Sicherheitsrisiken durch „Remote Work“ vermeiden kannst

Selbst scheinbar harmlose Messengerdienste wie WhatsApp gelten als potenzielles Sicherheitsrisiko und sind aus datenschutzrechtlichen Gründen oft problematisch. WhatsApp fragt bei der Installation alle auf dem Gerät gespeicherten Kontaktdaten ab und gleicht sie mit dem eigenen System ab, um die Kontakte in die App zu importieren. Dabei werden potenziell sensible Daten an die zu Facebook gehörenden Server und womöglich auch an Partnerunternehmen übermittelt.

Wer WhatsApp oder WhatsApp Business für die interne oder externe Unternehmenskommunikation nutzen möchte, benötigt hierzu sowohl das Einverständnis des Gegenübers als auch einen Vertrag mit WhatsApp – aufgrund des Datenschutzes.

Muss ich das Firmenhandy überhaupt verwenden und ständig erreichbar sein?

Viele Menschen fürchten, sie müssen mit einem Diensthandy auch dauernd erreichbar sein. Stellt der Arbeitgeber ein Diensthandy für die Arbeit zur Verfügung, kannst du es tatsächlich nicht ohne Weiteres ablehnen, ständige Erreichbarkeit ist dennoch kein erlaubter Zustand.

So sieht es wirklich aus: Arbeitest du beispielsweise im Außendienst, musst du sicherstellen, mit dem Firmenhandy zu den Arbeitszeiten erreichbar zu sein. Nach Feierabend, im Urlaub, an freien Tagen und während der Pausen musst du aber nicht erreichbar sein. Ob du ans Telefon gehst, bleibt dir überlassen. Sollst du außerhalb der regulären Arbeitszeiten erreichbar sein, geht dies nur nach Absprache mit dir. Werden bestimmte Zeiten zur Rufbereitschaft vereinbart, sind diese auch zu vergüten. Umgekehrt kann dich der Arbeitgeber nicht dazu verpflichten, dein privates Handy für die geschäftliche Nutzung zu verwenden. Wenn du ein Mobiltelefon benötigst, um deine Aufgaben zu erfüllen, musst du eines vom Unternehmen gestellt bekommen. Einen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es aber nicht.

Darf mich der Arbeitgeber orten oder die Nutzung kontrollieren?

Nur wenn eine rein dienstliche Nutzung für das Mobilgerät vereinbart wurde, darf der Arbeitgeber stichprobenartig die Nutzung inklusive E-Mails und SMS kontrollieren. Eine dauerhafte Überwachung ist aber nicht erlaubt. Ohne Weiteres ist auch eine Ortung nicht zulässig. Selbst wenn du in der Logistik arbeitest, gilt es für ein mögliches Tracking zunächst Alternativen zu prüfen. Die Ortung bedarf in jedem Fall der Zustimmung durch den Arbeitnehmer und ist in der Freizeit tabu.

Der Arbeitgeber kann aber jederzeit die Herausgabe des Diensthandys fordern. Auch deshalb solltest du es, selbst bei ausdrücklicher Erlaubnis, mit der privaten Nutzung nicht übertreiben. Ansonsten lernt dich der Arbeitgeber vielleicht besser kennen, als es dir lieb ist. Stichwort: Tinder.

Was ist bei Verlust beziehungsweise Diebstahl oder wenn ich das Firmenhandy beschädigt habe?

Wer in einem solchen Fall haftet, bemisst sich an der Fahrlässigkeit. So kann es schon mal passieren, dass dir das Handy herunterfällt und es dadurch kaputtgeht. In einem solchen Fall leichter Fahrlässigkeit übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Als grobe Fahrlässigkeit gilt es hingegen, wenn du das Handy im Restaurant liegen lässt. Hier musst du die Kosten selbst übernehmen. In anderen Fällen teilen sich ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn die Kosten.

Um zusätzliche Schadensersatzforderungen zu vermeiden, solltest du das Gerät und sensible Daten stets mittels Passwort oder Code sichern. Im Verlustfall oder wenn dir das Firmenhandy gestohlen wurde, gelangen Unbefugte dann nicht einfach so an Geschäftsgeheimnisse.

Steuerliche Regelungen

Ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Handy können ArbeitnehmerInnen nicht von der Steuer absetzen, schließlich sind ihnen auch keine Kosten entstanden. Es gilt aber auch nicht als geldwerter Vorteil. Die Nutzung – auch privat – eines solchen Leihgeräts ist also steuerfrei.

Anders sieht es aus, wenn du nach Absprache doch dein privates Handy für das Unternehmen nutzt. Die Kosten kannst du dann steuerlich geltend machen. Für Geschäftsleute empfehlen sich spezielle Business-Tarife, bei denen meist mehrere SIM-Karten enthalten sind. Außerdem bieten sich Verträge mit Flatrates für SMS, Telefonie und mobiles Internet an. Ein wichtiger Punkt für alle, die geschäftlich reisen: Auf inkludiertes Roaming achten!