Smart-Office-Strategie: So gelingt die digitale Transformation

Unternehmen sind sich der Risiken manueller Abläufe rund um die alltäglichen Geschäftsprozesse bewusst. Vor allem Deutschlands öffentlicher und privater Sektor hat die Bedeutung der Digitalisierung in der heutigen Geschäftswelt zur Kenntnis genommen und sogar Fortschritte bei der Umsetzung passender Initiativen gemacht. Allerdings haben Berichte gezeigt, dass fehlendes digitales Know-how und das Versagen verschiedener Organisationsformen die Digitalisierungsbemühungen des Landes bremsen.

Der Zustand im öffentlichen und privaten Sektor

Das neue Gutachten des BMWi hat den Nachholbedarf Deutschlands bei der digitalen Transformation in mehreren Bereichen schonungslos offengelegt, darunter Verwaltung, Schulen, Hochschulen, Gerichte und Gesundheitswesen. Der Beirat schlägt das Überdenken aktueller Regelungen und eingefahrener Routinen sowie die Vereinfachung komplexer Verfahrensabläufe vor. Dieser Ansatz bildet neben technischen Voraussetzungen das Rückgrat einer erfolgreichen digitalen Transformation.

In einer Studie des Bitkom zeigte sich, dass deutsche Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der Abkehr vom Papier Fortschritte machen. Allerdings bremst der zunehmende Mangel an digitalem Know-how in den Unternehmen noch das Tempo der Digitalisierung. Der überstürzte Einsatz neuester Technologie verschärft dieses Problem zusätzlich, anstatt sich von Geschäftszielen, Benutzererfahrung und dem Überdenken des aktuellen Geschäftsmodells leiten zu lassen.

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Effizienz und Nachhaltigkeit unter einem Dach

Während die Corona-Einschränkungen in Deutschland gelockert werden und Organisationen über die Zukunft von Büro- und Remote-Arbeit nachdenken, ist es wichtig, dass Führungskräfte darüber entscheiden, wie sie die Fortschritte, die sie bei ihrer digitalen Transformation und ihren ESG-Initiativen gemacht haben, weiterführen können. Unternehmen werden eine Smart-Office-Strategie verfolgen müssen: ein vollständig vernetztes und nahtloses Unternehmen. Um sicherzustellen, dass die Belegschaft nicht zu weniger effizienten Gewohnheiten aus der Zeit vor der Pandemie zurückkehrt, bedeutet dies letztlich:

• Silos zu beseitigen
• verstreute Prozesse zu integrieren
• die Digitalisierung weiter voranzutreiben

Auf diese Weise werden Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck verringern. Zudem werden sie erkennen, dass sie erfolgreicher arbeiten können, wenn sie Cloud-Technologie, Datenanalyse, Automatisierung und andere Lösungen einsetzen. Nachhaltige IT ist ein Muss. Die in den letzten Monaten gewonnenen Erkenntnisse sollten die Notfallpläne der Organisationen für die kommenden Jahre prägen und zu nachhaltigeren Geschäftspraktiken führen.

Erst die Strategie, dann die Technologie

Um eine Smart-Office-Strategie umzusetzen, müssen Unternehmen zunächst ihr Betriebsmodell evaluieren, seine Eignung bewerten und etwaige Schmerzpunkte entlang des gesamten Geschäftszyklus identifizieren. Zu oft geben Unternehmen anstatt der Strategie der Technologie den Vorrang. Dadurch haben sie kein klares Verständnis für die Ergebnisse, die die digitale Transformation bringen soll. Insbesondere die Kernabläufe rund um Datenanalyse, Speicherung und Dokumentenmanagement basieren oft noch auf veralteten Prozess. Und das, obwohl bereits weitaus leistungsfähigere Technologie vorhanden ist. Daher sollten diese Prozesse durchgängig und in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Dies hilft dabei, jegliche Inkonsistenz, Engpässe oder manuelle Wiederholungen zu identifizieren.

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Nachdem ein Unternehmen den Status quo ermittelt und ein neues Ziel definiert hat, folgt das stufenweise Implementieren von Technologien. Zuerst zur Schaffung einer Datengrundlage und die dazugehörige Einführung der MitarbeiterInnen in das neue System. Dann folgt die Automatisierung von Prozessen und eine End-to-End-Integration, die für das Aufbrechen von Silos und die Schaffung einer 360-Grad-Sicht auf Geschäftsprozesse unerlässlich ist. Daraus erfolgen intelligentere Analysen, um das Geschäftsziel zu erreichen.

Fazit

Es besteht kein Zweifel, dass die Covid 19-Pandemie die digitale Transformation in Deutschlands Organisationen in den Vordergrund gerückt hat. Die Umstellung auf Telearbeit hat den Papierverbrauch reduziert und fast alle Abläufe in die Cloud verlagert, die sich als energieeffizienter erwiesen hat. Organisationen mussten daher ihre Geschäftsaktivitäten überdenken und sich dabei für nachhaltigere Lösungen entscheiden.

Allerdings wurden diese Initiativen überwiegend überstürzt und ohne ausreichendes digitales Know-how umgesetzt, was ein Rezept zum Scheitern ist. Projekte sollten nie mit der Auswahl einer Technologie beginnen. Ein erfolgreiches Projekt zur digitalen Transformation beginnt stattdessen mit der Entwicklung einer Strategie, die aus dem Verständnis des Geschäftsmodells und der gewünschten Geschäftsergebnisse abgeleitet wird.