Was Unternehmen bei der Digitalisierung im Büro oft vergessen

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Was Unternehmen bei der Digitalisierung im Büro oft vergessen
© Zerbor – stock.adobe.com

Die Digitalisierung im Büro macht viele Prozesse deutlich schneller. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen, die ihre Unterlagen in Ordnern abheften – nur um dann stundenlang nach dem richtigen Dokument zu suchen. Selbst in den digitalen Ordnern am PC herrscht oft das Chaos.

Es gibt einige typische Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie ihre Ordnerstrukturen digitalisieren. Dieser Artikel zeigt dir, was Unternehmen bei der Digitalisierung im Büro immer wieder vergessen.

Fehler Nr. 1: Die Software soll alles sofort lösen

Sobald sich Unternehmen an die Digitalisierung herantrauen, suchen sie oft zuerst nach den perfekten Tools und der perfekten Technik. Schließlich bedeutet Digitalisierung doch Nutzung einer Softwarelösung, oder? Falsch!

Software ist immer nur ein Tool. Ein Werkzeug, das vorhandene Systeme unterstützt. Eine Software kann ohne gezielte Prozesse und Strukturen keine Probleme lösen.

Fehler Nr. 2: Unternehmen suchen die eierlegende Wollmilchsau

Jeder will die eierlegende Wollmilchsau. Die scheint sich hinter vielversprechenden Softwarelösungen zu verbergen, in die Unternehmen liebend gerne investieren. Du willst den Schritt zur Digitalisierung möglichst schnell und ohne Aufwand hinter dich bringen und vertraust darauf, dass die Software alles passend macht. Doch spätestens bei der Arbeit mit der Software fällt auf, dass eine eierlegende Wollmilchsau oft komplex, überdimensioniert und nicht praktikabel für den AnwenderInnen ist.

Fehler Nr. 3: Aufwendige Schulungen

Es wird viel Geld in teure Softwarelösungen und zeitaufwendige Schulungen gesteckt. Trotzdem stellen viele Unternehmen nach ein paar Jahren fest, dass die Lösungen nur zu einem Bruchteil genutzt werden.

Klassische Schulungen dauern häufig viele Stunden. Menschen sind aber gar nicht in der Lage so viel Wissen in so kurzer Zeit richtig zu verarbeiten. Somit wird das Potential der meisten Lösungen nicht richtig genutzt.

Fehler Nr. 4: Die Do-it-yourself-Variante bringt keinen Erfolg

Das bisschen Digitalisierung kann ja nicht so schwer sein – denken sich viele Unternehmen. Sie versuchen, es selbst und ohne Hilfe umzusetzen. Mit Ach und Krach wird eine Software installiert, ohne wirklich Ahnung davon zu haben. Obwohl diese Form der Digitalisierung völlig missverstanden wird und nicht wirklich effizient ist, halten Unternehmen daran fest und glauben, es richtig zu machen.

Fehler Nr. 5: Digitalisierung gilt als Schreckgespenst

Viele Unternehmen scheuen den vermeintlich komplizierten und schwierigen Weg zur Digitalisierung ihrer Büros. Es gibt so viele Möglichkeiten und Optionen, dass sie den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen – und daher lieber die Augen vor der gesamten Thematik verschließen. Mit diesem Mindset wird es ihnen allerdings nie gelingen, eine vernünftige digitale Strukutren und Prozesse zu etablieren.

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Fehler Nr. 6: Digitalisierung wird als einfaches IT-Thema betrachtet

Ist Digitalisierung lediglich ein IT-Thema? Einige Unternehmen glauben das. Statt die Umsetzung der richtigen Prozesse zu forcieren, investieren sie in einen IT-Dienstleister, der ihnen Software verkauft. Ob diese Software die richtige Lösung für das Unternehmen ist, kann er jedoch nicht wissen. Unterschiedliche Branchen brauchen verschiedene Prozesse.

Fehler Nr. 7: Mitarbeiter werden falsch eingeschätzt

Viele Unternehmen halten ihre MitarbeiterInnen für unfähig, neue Wege zu erlernen. Dabei liegt das eigentlich Problem eher in unklaren Strukturen und Prozessen. Wenn du klare Vorgaben machst und die richtigen Anleitungen hast, meistert jeder Mitarbeiter den digitalen Wandel.

Andre Nordlohne
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.

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