Digitale Fitness: Definition, Herausforderungen & Umsetzung

Warum brauchen Unternehmen digitale Fitness? Die Corona-Pandemie hat nicht nur unser aller Privat-, sondern auch das Berufsleben gehörig auf den Kopf gestellt. Für viele Unternehmen gehört der Einsatz digitaler Instrumente für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit längst zum Arbeitsalltag.

Viele Unternehmen sehen sich jetzt vor allem mit dieser Frage konfrontiert: Was braucht es, damit sich die Mitarbeitenden – auch wenn sie vermehrt dezentral arbeiten – dennoch langfristig mit unserem Unternehmen identifizieren und produktiv zusammenarbeiten können?

Was ist digitale Fitness?

Digitale Fitness ist ein optimal aufeinander abgestimmtes System, das sowohl aus dem cloudbasierten Digital Workplace als auch aus einer neuen hybriden Arbeitsorganisation besteht.

Denn ein Unternehmen ist nicht automatisch digital fit, nur weil es auf innovative Software oder moderne Hardware-Ausstattung der Mitarbeitenden mit Firmen-Smartphones, Laptops und Co. setzt.

Neben einer klar strukturierten und gut aufeinander abgestimmten IT-Infrastruktur mit den richtigen Tools für Kommunikation und Kollaboration, benötigen Unternehmen vor allem auch eine auf sie abgestimmte digitale Arbeits- und Führungskultur. Ohne diese treffen neue digitale Werkzeuge auf alte Verhaltensmuster und werden in ihrer Wirkung im besten Fall stark abgeschwächt. Im schlimmsten Fall führen sie zu neuen Konflikten zwischen digital fitten und digital verweigernden MitarbeiterInnen.

Herausforderungen am und im digitalen Arbeitsplatz

Gerade in der jetzigen Zeit ergibt sich somit eine Reihe an neuen Herausforderungen für Unternehmen und deren Führungsebenen, wenn sie die MitarbeiterInnen abholen und in die neue digitale Arbeitswelt mitnehmen wollen.

Wer nutzt eigentlich wann und wofür die neuen Tools, die der digitale Arbeitsplatz nun bietet? Es ist Aufgabe der Abteilungen IT, Personal und Kommunikation nun als gutes Beispiel voranzugehen und klar definierte Handlungsempfehlungen zu geben und zu kommunizieren. Die Führungsebene wird selbstverständlich als Vorbild ebenso einbezogen.

Eine virtuelle Hilfe-Community, die den NutzerInnen als Dreh- und Angelpunkt bei allen Fragen rund um den Digital Workplace dient, ist da ein wertvoller digitaler Helfer.

„Es muss nicht gleich alles perfekt klappen, Fragen ist keine Schande!“

Denn das oft zitierte „New Normal“ muss genau dazu erst einmal werden: Zu einem Gefühl von Normalität.

Fit zu sein bedeutet im Rahmen der digitalen Fitness aber nicht nur, die digitalen Arbeitsinstrumente zu kennen und nutzen zu können. Vielmehr müssen die neuen Werkzeuge und Abläufe auch immer wieder auf Anwendungsfälle und Einsatzszenarien angepasst werden. Und zwar nicht nur in technischer, sondern auch in kultureller Hinsicht. Denn im Endeffekt müssen die Mitarbeitenden die digitalen Tools auch wirklich nutzen wollen und zwar langfristig.

EXTRA: „New Normal“ nach Corona: Unternehmen müssen sich wappnen

Umsetzung der digitalen Fitness

Wie lassen sich die beiden Seiten der “Digitale Fitness”-Medaille miteinander in Einklang bringen? Für Unternehmen heißt das: Die technische und die organisatorische Seite der digitalen Fitness müssen gut miteinander verzahnt sein. So ist es beispielsweise Aufgabe der IT, cloudbasierte Arbeitsumgebungen bereitzustellen, Papierabläufe zu digitalisieren oder generell auf eine konsistent aufgebaute Infrastruktur zu setzen. All das bedingt selbstverständlich, dass auch die nötigen Ressourcen und Kapazitäten vorhanden sind.

Management, HR- und Kommunikationsabteilungen kommen dann beim organisatorischen Part ins Spiel. Sie sollten eine Vorbildfunktion einnehmen und fit in der Entwicklung hybrider Führungsmodelle und Kommunikationsmaßnahmen sein.

Dabei nimmt die Führungsebene sicherlich die wirkungsvollste, weil sichtbarste Rolle als Vorreiter ein. Und zwar nicht nur in der Nutzung der neuen Tools und Strukturen, sondern auch, wenn es um die Sorgen der Mitarbeitenden geht. Speziell in Krisenzeiten und in hybriden, also eher dezentralen Arbeitsmodellen ist eine transparente, authentische und empathische Führung unabdingbar. Vertrauen in die MitarbeiterInnen und deren Ermutigung zur Übernahme von Selbstverantwortung sind wichtige kulturelle Weichen auf dem Weg zu digitaler Fitness.

Der Arbeitsalltag einzelner Teams kann sich dabei durchaus unterscheiden: Manche Teams werden sich eher traditionell mit Meetings vor Ort oder in wechselnden Konstellationen hybrid und vor Ort organisieren. Andere dagegen agieren rein digital.

Dies birgt für die Führungsriege neue Herausforderungen, um auch wirklich immer alle gleich gut abzuholen und zu informieren. Vor allem müssen sie für die rein digital zusammenarbeitenden KollegInnen die gleiche Identifikation mit dem Unternehmen schaffen und wahren.

Wenn der persönliche Austausch wegfällt oder nur eingeschränkt stattfindet, sind virtuelle Formate wie Video-Botschaften, Chats oder Live-Talks und Webmeetings eine gute Lösung. Sie schaffen digitale Nähe trotz räumlicher Distanz und stärken den Team-Zusammenhalt.

Das funktioniert auch über Corporate Branding und einen klaren Wiedererkennungswert durch Firmenfarben, Logos und Bilderwelten, die in den digitalen Strukturen aufgegriffen werden. Ein echtes, reales Meeting und das Zusammenkommen im Büro können diese Strukturen aber nicht gänzlich ersetzen.

Ich persönlich bin überzeugt: Gerade, wenn es um den kreativen Austausch und die Entwicklung von Innovationen geht, braucht es auch persönliche Treffen. Sie sind ideal, um Ideen zu finden, zu diskutieren oder gegebenenfalls wieder verwerfen zu können. Klar ist aber auch: In Zeiten von Corona geht das nur mit einer klaren Test-Strategie und unter strikter Einhaltung von Sicherheits- und Hygienemaßnahmen.

Zusammenfassung

Digitale Fitness ist das gut aufeinander abgestimmte Zusammenspiel von IT, Personal, Kommunikation und Management. Digitale Fitness definiert sich sowohl technisch als auch kulturell und agiert in der Konstellation als Vorreiter und Hilfegeber im und am digitalen Arbeitsplatz.

Es gilt die Entwicklung hybrider Führungsmodelle und Kommunikationsmaßnahmen umzusetzen. Über verschiedene Kanäle wie virtuelle und Präsenz-Meetings, Print-Medien, Videobotschaften, Online Communities und Chats werden die Unternehmenswerte, Ziele und Strategien weiterhin authentisch und empathisch vermittelt.