Bei Kindern abgeschaut: 7 Funktionen für Videokonferenzen

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Bei Kindern abgeschaut: 7 Tipps für Videokonferenzen
© Katerina Holmes - pexels.com

Wann hast du das letzte Mal mit einer Software für Videokonferenzen herumgespielt? Wahrscheinlich nur, als du sie gerade neu installiert hattest. Und du bist nicht allein. In einer Welt, in der Software ständig aktualisiert wird, ignorieren wir Aktualisierungen oft und arbeiten so weiter, wie wir es anfangs gelernt haben.

Ganz anders Kinder. Ohne Angst vor Veränderungen oder davor, dass das Gerät „kaputtgehen“ könnte, spielen Kinder hemmungslos mit der Software herum und probieren jede angebotene Funktion aus.

So auch bei Videokonferenzen. Da diese Anwendungen auf Einfachheit im Geschäftsleben ausgelegt wurden, dachten wir, dass wir zumindest hier die Oberhand behalten könnten. Falsch gedacht!

Es dauerte nur ein paar Wochen während des ersten Lockdowns, bis die unter 10-Jährigen in Videokonferenzen ihre Bildschirme teilten, auf virtuelle Whiteboards kritzelten und lustige Hintergründe einrichteten, um den Online-Unterricht etwas aufzupeppen.

Um diese neueren Features zu erkunden, wecke das Kind in dir und spiele einfach mal herum. Geh durch die Menüs und wenn du etwas Unbekanntes siehst, klicke darauf und schau, was du machen kannst. Natürlich nicht in einem wichtigen Kunden-Meeting oder in Verhandlungen mit Partnern.

Fang klein an, indem du ein internes Meeting als Sandbox-Übung einrichtest und dein Team ermutigst, die verschiedenen Funktionen in Videokonferenzen auszuprobieren. Besonders geeignet sind kreative Brainstorming-Sitzungen. Am besten, du zeichnet die Sitzungen auf. Warum, das wirst du noch sehen. Wenn du Meetings aufnimmst, solltest du immer die Teilnehmer unbedingt darüber informieren.

Hier ist eine Liste neuer intelligenter Funktionen, welche viele Videokonferenzsysteme bieten, die du vielleicht noch nicht kennst und während des Meetings spielerisch erkunden kannst:

1. Bildschirm teilen

Die meisten Videokonferenzsysteme erlauben Moderatoren und Teilnehmern den Bildschirm zu teilen.

Einige lassen den Moderator ausschließlich aus einer Anwendung heraus teilen (damit nicht versehentlich persönliche Informationen, wie zum Beispiel eingehende Nachrichten angezeigt werden). Das ist ziemlich einfach und sollte eigentlich gang und gäbe sein.

Dennoch gibt es immer noch viele Mitarbeiter, die sich dabei nicht wohlfühlen. Du könntest deine Mitarbeiter auffordern, für eure Brainstorming-Session Präsentationen vorzubereiten, die sie dann über die Bildschirmteilung präsentieren.

2. „Meeting-Layout“

Beim Brainstorming soll nur der Inhalt des jeweiligen Sprechers angezeigt werden, also spiel mit den Layout-Kontrollen.

Die meisten Systeme haben einen Schieberegler, mit dem du nicht sprechende Teilnehmer minimieren und den aktuellen Sprecher prominent in Videokonferenzen anzeigen kannst.

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3. Whiteboards

Whiteboards sind ein wesentliches Brainstorming-Requisit, welches die meisten Videokonferenzsysteme anbieten.

Falls es nicht vorhanden ist, könntest du improvisieren und ein Whiteboard oder Mind-Mapping-Tool eines Drittanbieters benutzen und dann deinen Bildschirm mit den anderen teilen.

Ermutige dein Team, in Videokonferenzen die Ideen mündlich vorzutragen oder das Chat-Fenster zu benutzen. Letzteres ist für introvertierte Mitarbeiter eine bessere Option. Denk aber daran, dass du dir das Chat-Fenster anzuschauen musst. Das wird oft von Leuten ignoriert, die nicht daran gewöhnt sind, es zu benutzen.

4. Virtuelles Melden

Ähnlich wie beim Chat können sich diejenigen, die den Redner nicht unterbrechen wollen, per Handzeichen virtuell melden. Sie signalisieren so ihre Absicht zu sprechen. Probiert einfach mal die verschiedenen Optionen aus.

5. Bildschirmmanipulation

Mit dieser Funktion können du und die anderen Teilnehmenden in Videokonferenzen auf dem Bildschirm mit virtuellen Markern zeichnen oder schreiben, um wichtige Punkte hervorzuheben oder weitere Informationen zu teilen.

Kinder lieben diese Funktion. Auch du kannst davon profitieren und dein Brainstorming interessanter und interaktiver gestalten.

6. Meeting Highlights und Handlungsanweisungen

Wenn das Meeting vorbei ist und du es aufgenommen hast, bieten viele Videokonferenzsysteme interessante Möglichkeiten zur Nachbearbeitung.

Manche Systeme verwenden eine Mischung aus menschlicher Interaktion und Künstlicher Intelligenz (KI), um Schlüsselwörter für Handlungsanweisungen zu identifizieren. Diese intelligenten Funktionen reagieren zum Beispiel auch auf Wörter wie „wichtig“ und „lass uns das festhalten“.

Nach einer Videokonferenz (vorausgesetzt, du hast sie aufgezeichnet) wird dann automatisch eine Liste mit den Meeting-Highlights und den Folgeaktionen erstellt, die du mit deinem Team teilen kannst. Du kannst diese KI-Systeme übrigens trainieren, damit sie wissen, auf welche Wörter und Sätze sie achten müssen.

7. Virtuelle Hintergründe

Hast du keine Lust mehr, bei der Videokonferenz deinen unordentlichen Küchentisch, die StarWars-Figuren oder die Bügelwäsche zu zeigen?

Die meisten Lösungen bieten professionellere (und witzigere) virtuelle Hintergründe an. Ganz zu schweigen davon, dass es die Arbeit von zu Hause aus etwas weniger prosaisch macht, wenn du den „Ort“ für jedes Meeting wechseln kannst.

Viele Lösungen erlauben auch, die Stimmung mit virtuellen Accessoires und besserer Beleuchtung aufzuhellen. Keine Zeit am Morgen gehabt? Virtuelles Make-up könnte deine Rettung sein.

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Probiere einfach mal alle Funktionen deiner Videokonferenz-Software aus. Das Gleiche gilt übrigens auch für alle andere Anwendungen.

Mit der Beherrschung dieser „Basics“ wirst du nicht nur künftig peinliche Situationen in wichtigen Meetings vermeiden, sondern sie werden dir auch helfen, produktiver zu sein.

Solltest du immer noch zögern, kannst du vielleicht einige Kinder dazu bringen, dir ein paar Stunden zu geben!

Paul Scholey
Paul Scholey ist als Vice President of International Sales bei BlueJeans Network für das Wachstum des Unternehmens in EMEA und APAC verantwortlich. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Softwarebranche, wo er Beratungs-, Pre-Sales- und Vertriebsteams geleitet hat. Paul hat sich auf den Aufbau von Vertriebsteams spezialisiert, die sich auf Verantwortlichkeit und wertorientiertes Verkaufen konzentrieren.

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