Digitalisierung in Zeiten von Corona: So bleibst du am Ball

„Corona ist der Digitalisierungs-Beschleuniger“ – „Jetzt wird alles gut, weil unser Unternehmen wurde digitalisiert!” So lautet gerade überall die Parole. Aber was bedeutet das? Digitalisiert werden oder digitalisiert sein? Für uns hört sich das immer ein bisschen nach Blitzdingsen an.

Was ist Digitalisierung?

Du wirst dich vermutlich auch fragen:

• Was genau haben diese Firmen denn verändert, denen es jetzt besser geht als vorher und die die erste Krise „dank Digitalisierung“ so gut gemeistert haben?
• Was muss in meinem Unternehmen passieren?
• Was kostet mich das?
• Sollte ich in diesen Zeiten Geld in eine Entwicklung stecken, wenn ich doch andere Sorgen habe?

Aber eines nach dem anderen. Fest steht, dass sich in 2020 unglaublich viel in der Arbeitsweise von Unternehmen verändert hat. Insofern hat Covid-19 und unser Umgang damit uns alle dazu gezwungen, flexibler zu sein.

Firmen, die sich nie vorstellen konnten, ihre internen Prozesse dahingehend zu verändern, dass ein vernetztes Arbeiten möglich ist, mussten sich hier schneller anpassen, als ihnen lieb war.

Der Begriff der Digitalisierung ist nicht klar definiert und kann daher sehr unterschiedlich ausgelegt werden. Schwierig wird es, wenn deine Vorstellungen von „Digitalisierung“ nicht mit den Prozessen deiner Firma oder deinen Anforderungen zusammenpassen.

Was bedeutet Digitalisierung für mein Unternehmen?

Du musst also erstmal herausfinden, was Digitalisierung für dein Unternehmen bedeuten kann. Das kann mit vom digitalen Ablegen der Unterlagen des Daily Business über cloudbasiertes Arbeiten bis hin zu der Einführung von kompletten ERP-Lösungen reichen.

Bei „Digitalisierung“ geht es darum, deine Prozesse so weit digital abzubilden, dass keine Info mehr auf physischen Notizzettelchen steht, kein Angebot mehr ausgedruckt und per Post verschickt werden muss, kein Telefonat „verloren“ geht, weil nur die oder der Telefonierende davon weiß, Infos in einem physischen Ordner abgelegt werden und da verstauben oder MitarbeiterInnen sich an ein Flipchart stellen müssen, um ein Thema gemeinsam zu besprechen.

Wie sehen also meine Prozesse aus? Wo fassen wir noch Dinge an, die man auch digital bearbeiten könnte? Wo arbeitet das Team nicht effizient?

Geld investieren trotz Corona-Krise?

Corona ist hier Fluch und Segen zugleich. Dein Unternehmen verfügt gerade über weniger Liquidität und weniger Ressourcen und du musst dich eigentlich gerade jetzt auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Du bist gerade vorsichtig mit Investitionen, da wir ja alle nicht wissen, wie lange wir uns noch in diesem Ausnahmezustand befinden.

Aber es ist auch Chance. Aufgrund der besonderen Lage, in der du dich befindest, bist du eh gezwungen umzudenken:

• Die MitarbeiterInnen sitzen im Homeoffice. Also muss das Daily Business so strukturiert sein, dass unterschiedliche Menschen von unterwegs darauf zugreifen können.
• Vielleicht hast du Kurzarbeit angemeldet. Da müssen bestimmte Abläufe, mit denen vielleicht sonst drei Menschen beschäftigt sind, so weit automatisiert werden, dass auch eine Person es bewältigen kann.

Jetzt ist also genau der richtige Zeitpunkt, sich alle internen und externen Prozesse einmal anzusehen. Durch Covid-19 wurde deine Roadmap für 2020 sowieso komplett über den Haufen geworfen und die Perspektive auf 2021 sieht auch nicht anders aus.  Zurzeit sind Förderungen im Bereich Digitalisierung auch eine echte Optionen, um diese Prozesse mit einem überschaubaren Risiko umzusetzen.

EXTRA: Wie das Coronavirus die Digitalisierung erzwingt

Was kann schon schief gehen?

Aber es gibt auch Stolpersteine. Es ist nicht nur deine Aufgabe, vorher den Need genau zu analysieren. Du musst auch das Team davon überzeugen, dass hier nicht die Wände in einem brennenden Haus gestrichen werden. Dein Team ist durch Covid verunsichert. Hier besteht deine Aufgabe darin, mit größtmöglicher Transparenz das Team an dem kompletten Prozess zu beteiligen. In der Regel wissen deine Leute auch besser als du, welche Abläufe im Unternehmen verbessert werden können.

Du brauchst eine Prioritätenliste. Sonst willst du zu viel zu schnell und alle Optimierungen bleiben auf der Hälfte hängen.

• Sollen die MitarbeiterInnen auf alles zugreifen können aus dem Homeoffice? Dann wird das Thema cloudbasiertes Arbeiten wichtig.
• Oder wollt ihr erstmal eure Prozesse und Aufgaben sauber erfassen, um zu eruieren, wo die „Zeitfresser“ stecken? Dann wird Prozessdokumentation dein Thema.

Und egal, welche Lösung du in deinem Unternehmen einsetzt: Wenn du und dein Team sie nicht im Daily Business durchgehend einsetzt, ist sie nichts wert und bremst dich eher aus, als das sie dir was nutzt. Der letzte Punkt ist der schmerzhafteste und der, an dem die meisten Digitalisierungsmaßnahmen scheitern:

Eine Umstellung kostet immer mehr Zeit und Geld als du denkst. Denk an eine Summe und an einen Zeitrahmen und dann verdreifache ihn.

Eine neue Software einführen oder auch einen schon lange etablierten Prozess umstellen, machst du nicht „nebenher“ und auch nicht „mal eben am Wochenende“. BeraterInnen oder eine darauf spezialisierten Agentur kann dir hier in der Planungsphase helfen und mittelfristig Zeit und Geld einsparen.