Es kommt nicht darauf an, wo, sondern wie man arbeitet! Flexible Arbeitsstrategien öffnen Mitarbeitenden den nötigen Handlungsspielraum, um ihre Bestleistung geben zu können. Drei Tipps, die Unternehmen in der jetzigen Zeit erfolgreicher machen.

Vom Wo zum Wie 

Wer heute auf die Rückkehr ins Firmenbüro beharrt, könnte einen entscheidenden strategischen Fehler begehen: Wöchentliche Anwesenheitspflichten holen die Mitarbeitenden zwar zurück ins Büro, was aber noch lange nicht bedeutet, dass sie dort produktiver oder effektiver arbeiten. Denn es kommt gar nicht darauf an, wo man arbeitet, sondern wie. Neue Untersuchungen deuten darauf hin, dass eine Mischung aus flexiblen Arbeitsvereinbarungen, KI-gestützten Tools und asynchronen Kommunikationsstrategien uns dabei helfen, eine bessere Art des Arbeitens zu erschließen. Wer heute Ergebnisse über Arbeitszeit stellt, setzt die richtigen Prioritäten. 

An dieser Stelle gebe ich gerne ein Beispiel aus der Betriebspraxis: Unsere Mitarbeitenden arbeiten in erster Linie remote, aber wir treffen uns dennoch mindestens viermal pro Jahr zu Veranstaltungen wie Offsites, Strategiesitzungen und Planungssitzungen, um in Person zusammenzuarbeiten und den Kontakt untereinander zu pflegen. Wir haben nämlich festgestellt, dass es kein wöchentliches Treffen in einem Konferenzraum braucht, um gut zusammenzuarbeiten. Ein gut geplantes vierteljährliches Teambuilding oder jährliche Planungstreffen haben eine viel größere Wirkung. Statt der Zufallstreffen auf dem Firmenflur oder starren täglichen oder wöchentlichen Meeting-Routinen heben geplante und zielgerichtete Zusammenkünfte wenige Mal pro Jahr die Qualität der Zusammenarbeit. 

TIPP 1: Sowohl Unternehmen, die alle Mitarbeitenden immer oder für bestimmte Zeitfenster physisch in Büroräume zurückbeordern oder sich für Remote Work entscheiden, ohne den Mitarbeitenden bewusst Zeit einzuräumen, um miteinander arbeiten und lernen zu können, schlagen meines Erachtens den falschen Weg ein. Qualitativ hochwertige, gut geplante, persönliche Treffen sind für alle Arbeitsplatzmodelle unerlässlich. 

Fokus und KI als Gamechanger 

Konzentration ist heute von entscheidender Bedeutung. Fehlt der Fokus, verlieren Wissensarbeitende jedes Jahr Hunderte von Stunden an Konzentration und Unternehmen zahlen einen hohen Preis dafür. Eine kürzlich von uns beauftragte Studie von Economist Impact zeigt, dass der Verlust des Fokus Unternehmen allein in den USA jährlich 468 Milliarden US-Dollar kostet. Mitarbeitende vergeuden aufgrund des Konzentrationsverlustes im Durchschnitt jährlich 553 Stunden. Führungskräfte sind mit 683 verlorenen Stunden pro Jahr besonders stark betroffen. Dabei treten Ablenkungen überall auf – sei es zu Hause oder im Büro.

Es gibt kein Patentrezept, wie Arbeitnehmer produktiv bleiben. Doch feststeht, dass das Geheimnis, konzentriert zu bleiben, nicht darin liegt, wo oder wann die Menschen ihre Arbeit erledigen, sondern wie. Künstliche Intelligenz kann schon jetzt bei der Automatisierung sich wiederholender Routineaufgaben und etwa ein KI-gestütztes universelles Suchwerkzeug dabei helfen, Daten und Informationen viel schneller zu finden. 

Insgesamt wird die Art und Weise, wie wir bislang gearbeitet haben, von Künstlicher Intelligenz nochmals vollständig verändert. Führungskräfte sind jetzt gefragt, herauszufinden, wie KI genutzt werden kann, um die Prozesseffizienz innerhalb ihrer Organisation zu verbessern.

TIPP 2: Unternehmen können ihre Fokuszeiten mit einer Mischung aus KI und ganzheitlichen Arbeitsplatzlösungen optimieren. Führungskräfte und Personalverantwortliche sollten jetzt evaluieren, wie KI möglichst gewinnbringend und effizient für die Unternehmensprozesse eingesetzt werden kann, um die Konzentration und die Gesamtleistung zu steigern.

Wille und Werkzeuge 

Mitarbeitende fordern Flexibilität. Unternehmen, die sie nicht bieten, haben im Kampf um Firmennachwuchs das Nachsehen. 70 % unserer im vergangenen Jahr eingestellten Mitarbeitenden gaben das Virtual First-Arbeitsmodell als Hauptgrund an, sich bei Dropbox beworben zu haben. Aufgrund der Flexibilität, die unsere Arbeitsweise gewährt, ist die Bindungsrate unserer bestehenden und neuen Arbeitskräfte so hoch wie nie. 

Das Angebot flexibler, dezentraler Arbeitsmodelle muss aber mit einer strategischen Planung und Anpassung des ganzen Unternehmens einhergehen. Führungskräfte sollten konsequent in der Nutzung neuer technischer Tools, die für die effektive, dezentrale, kollaborative Arbeit benötigt werden, geschult werden. Nur wenn die Führung diese Werkzeuge beherrscht, kann sie neue Arbeitsweisen vorleben und ihr Wissen an Nachwuchskräfte weitergeben.

Gleichzeitig müssen sowohl bestehende als auch neue Mitarbeitende in flexiblen Arbeitsmodellen lernen, wie sie ihre Aufgaben selbstständig priorisieren. Denn Virtual First-, Remote- oder auch hybrides Arbeiten setzen ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstdisziplin voraus. 

TIPP 3: Flexible Arbeitsmodelle können die Mitarbeiterbindung erhöhen und sich positiv auf die Attraktivität eines Unternehmens bei potentiellen Nachwuchskräften auswirken. Aber damit Mitarbeitende ihre Zeit am Arbeitsort ihrer Wahl möglichst effektiv nutzen, müssen ihnen sowohl die richtigen Werkzeuge zur Verfügung gestellt, als auch die richtigen Workflows beigebracht werden.  Die Technologie spielt jetzt eine wichtige Rolle bei der Definition der Mitarbeitererfahrung – und die Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden die richtigen flexiblen Rahmenbedingungen und die besten, einfach zu bedienenden Tools, einschließlich KI, bieten können, werden gewinnen.

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