Geschäftsgeheimnisse in Gefahr: Sind deine Mitarbeiter ein internes Risiko?

Innovationsideen, Konstruktionspläne und Kundenlisten – Geschäftsgeheimnisse sind essentielle Unternehmenswerte. Umso wichtiger ist deshalb ein guter Schutz im Unternehmen. Was Unternehmen dabei aber oft übersehen:

Die Gefahr lauert in den eigenen Reihen.

Datendiebe und Betriebsspione sind regelmäßig die eigenen MitarbeiterInnen. Hinzu kommt: Das neue Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen stellt höhere Anforderungen an den Schutz der Geheimnisse. Unternehmen müssen deshalb jetzt ihren Geheimnisschutz überprüfen und optimieren. Wie das funktioniert, erfährst du als UnternehmerIn hier.

Mitnahme des internen Know-hows zum Wettbewerber

Aktuell wird ein Fall vor dem Strafgericht in Stuttgart verhandelt. Er zeigt es wieder einmal: deine eigenen MitarbeiterInnen können mitunter die größte Gefahr für die Geschäftsgeheimnisse deines Unternehmens sein. Gerade wenn MitarbeiterInnen das eigene Unternehmen verlassen, werden gesetzliche Vorgaben häufig nicht mehr so genau genommen. Ausscheidende MitarbeiterInnen nehmen regelmäßig Kundenlisten, technische Zeichnungen und Vertriebsstrategien des früheren Arbeitgebers mit. Mit diesem Wissen kann der neue Arbeitgeber einfach von der „eigenen Leistung“ der neuen MitarbeiterInnen überzeugt werden.

EXTRA: Erfahrungswissen sichern: So bleibt das Know-how im Unternehmen

Du und dein Unternehmen müssen deshalb einen Spagat meistern. Während der Zeit der Anstellung sollen deine MitarbeiterInnen möglichst umfangreich das interne Know-how nutzen, um schnell und gewinnbringend zu arbeiten. Scheiden sie allerdings aus deinem Unternehmen aus, gilt es, sicherzustellen, dass sie das interne Know-how nicht beim Wettbewerber verwenden.

Höhere Anforderungen an den Schutz von Geschäftsgeheimnissen

Der Schutz deines Know-hows wird auch dadurch erschwert, dass die Geschäftsgeheimnisse deines Unternehmens nicht mehr automatisch quasi geschützt sind. So war es früher. Seit April 2019 allerdings gibt es das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“. Seitdem müssen Unternehmen „angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen“ ergreifen, um gegen Betriebsspione und Datendiebe vorgehen zu können. Wer das nicht macht, hat keine gesetzlichen Ansprüche auf Unterlassung und Schadensersatz.

Praktisch bedeutet das, dass dein Unternehmen im Ernstfall vor Gericht nachweisen muss, dass ihr auf rechtlicher, technischer und organisatorischer Ebene angemessene Sicherungsmaßnahmen zum Schutz eurer Geschäftsgeheimnisse getroffen habt.

• Auf rechtlicher Ebene kann das die Geheimhaltungsvereinbarung und -klausel sein
• Technisch sind es beispielsweise Datenverschlüsselungen
• Organisatorisch wären es so etwas wie abgestufte Zugangsberechtigungen innerhalb deines Unternehmens

Wichtig ist, dass du all das dokumentierst, um im Ernstfall einen Nachweis vor Gericht zu haben und damit einen Anspruch gegen deinen MitarbeiterInnen.

EXTRA: Das Geschäftsgeheimnis: So sicherst du dich rechtlich ab

Schutzkonzept für Geschäftsgeheimnisse

Einfach ist es für Unternehmen nicht: Die Geheimhaltungsmaßnahmen müssen im Einzelfall „angemessen“ sein. Das bedeutet, dass umfangreichere und strengere Maßnahmen vorzusehen sind, je wichtiger/wertvoller die zu schützende Information ist. Im Falle einer einfachen Kundenliste kann es zum Beispiel ausreichen, wenn es eine wirksame Geheimhaltungsklausel im Arbeitsvertrag deiner MitarbeiterInnen gibt. Bei Rezepturen zum Beispiel, die die „Kronjuwelen“ eines Unternehmens sein können, kann es sein, dass eine „Angemessenheit“ erst dann gegeben ist, wenn zusätzlich auch interne Schutzmaßnahmen getroffen werden. Wichtig ist, dass diejenige Mitarbeiter keinen Zugriff haben, die für ihre Tätigkeit diese Infos nicht unbedingt brauchen.

Viele Unternehmen implementieren ein Schutzkonzept für die eigenen Geschäftsgeheimnisse. In dem Konzept kategorisieren und bewerten sie die internen Geschäftsgeheimnisse. Jeder Kategorie wird eine konkrete Schutzmaßnahme zugeordnet. Das Ganze muss dokumentiert und natürlich aktuell gehalten werden. Nur so hast du im Ernstfall vor Gericht den notwendigen Nachweis für deine „angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen“.

Notfallplan bei Geheimnisverrat – ein 10-Punkte-Plan für UnternehmerInnen

Wenn der Ernstfall eintritt, sollte dein Unternehmen gut vorbereitet sein.

Dann zählt jede Minute. Deshalb ist es sinnvoll, einen Maßnahmenplan für den Notfall in der Schublade zu haben. Geschäftsgeheimnisse sind flüchtige Werte. Sind sie einmal abgezogen, verlieren sie meist erheblich an Wert oder sind danach wertlos.

Deinem Unternehmen kann der folgende Notfallplan bei Geheimnisverrat helfen:

1. Stelle ein Notfall-Team zusammen. Wichtig dabei: vertrauliche Behandlung (auch intern), so dass nicht Täter vorgewarnt sind.
2. Kläre schnell und umfangreich auf – im besten Fall gibt es einen eigenen Verantwortlichen für Geheimnisschutz.
3. Identifiziere den Verletzer/Täter und involvierte Dritte (zum Beispiel den neuen Arbeitgeber).
4. Sichere die Beweise.
5. Vermeide einen weiteren Geheimnisabfluss (auch intern).
6. Wähle die Maßnahmen und Vorbereitungen im Vorgehen gegen Verletzer/Täter mit Bedacht aus.
7. Wähle Maßnahmen gegen Dritte aus und bereite die weiteren Schritte, zum Beispiel gegen den neuen Arbeitgeber, vor.
8. Ergreife ausgewählte Gegenmaßnahmen – strukturiertes und konsequentes Vorgehen ist wichtig.
9. Arbeite den Fall auf und ziehe deine Konsequenzen für die Zukunft.
10. Schließe bestehende Schutzlücken (überprüfe auch deine anderen Geschäftsgeheimnisse).