Aus 2 wird 1: So führen Sie die Einkaufsabteilungen zusammen! (Teil I)

Wenn zwei Unternehmen fusionieren, stehen sie meist auch vor der Herausforderung, ihre Einkaufsabteilungen zusammen zu führen. An diesem Prozess sollten sich die Einkäufer aktiv beteiligen – auch um ihren Bereich in der neuen Organisation strategisch günstig zu positionieren.

Kaum ist die Wirtschaftskrise mehr oder weniger ad acta gelegt, suchen viele Unternehmen schon wieder nach Wachstumsmöglichkeiten – zum Beispiel durch Firmenkäufe. Für diese angedachten Mergers & Acquisitions gilt jedoch: Der Return on Investment muss stimmen – unter anderem aufgrund der Synergieeffekte, die zum Beispiel im Einkauf zu erzielen sind.

Nach Fusionen befinden sich Unternehmen meist in der Situation, dass sie plötzlich zwei Einkaufsabteilungen haben. Diese müssen im Post Merger Integration (PMI) Prozess zusammen geführt werden. Das beinhaltet die Chance, die bisherigen Einkaufsprozesse zu prüfen und neu auszurichten – von der Einkaufsstrategie bis zur Lieferantenbindung. In diesen Prozess sollten die Einkaufsbereiche der fusionierenden Unternehmen schon in der vorbereitenden Due-Diligence-Phase eingebunden werden. Denn dies schafft ein Wir-Gefühl, das durch gemeinsame Erfolgserlebnisse wie rasch erzielte Einsparungen verstärkt werden kann.

Ein Risiko des PMI-Prozesses ist die Ausrichtung der Restrukturierung an einem, meist dem größeren Partner. Das verspielt komparative Vorteile, die ein kleinerer Partner im Einkauf durchaus haben kann und die in der neuen Konstellation positiv zum Tragen kommen könnten. Es gilt also, in der aufgrund des PMI-Prozesses ohnehin angespannten Situation einen kühlen Kopf zu bewahren und den optimalen Weg zur Restrukturierung zu finden.

Die Voraussetzungen nach einer Fusion schaffen

Bevor an ein Restrukturieren des Einkaufs zu denken ist, gilt es nach Fusionen zunächst den reibungslosen Ablauf der alltäglichen Einkaufsoperationen und -prozesse zu gewährleisten. Erst danach kann mit dem Aufbau der neuen Einkaufsorganisation begonnen werden, die die Best Practices beider Unternehmen vereint. Die folgenden Schritte sind essentielle Bestandteile einer erfolgreichen Restrukturierung des Einkaufs.

Abb. 1: M&A-Restrukturierungsprozess Einkauf (Empfehlung HNC)

1. Teams stützen die Restrukturierung der Einkaufsabteilungen

Die Mitarbeiter und ihr Engagement sind genauso erfolgskritisch für die PMI wie klar definierte, einvernehmliche Ziele, eine gemeinsame Terminologie und eine fortwährende Kommunikation. In gemischten Teams lässt sich dieser Anspruch am besten realisieren. Das Kernteam sollte aus

• Vertretern des Einkaufs beider Unternehmen,

• Vertretern anderer wichtigen Abteilungen (wie z.B. Finanzen) sowie

• internen Kunden

gebildet werden. Um die Workstreams wie zum Beispiel die gemeinsamen Materialgruppen zu bearbeiten, können zudem fachliche Teams zusammengestellt werden. Das aktive Mitwirken von Mitarbeitern beider Unternehmen am Restrukturierungsprozess motiviert die Beteiligten dazu, eine „Ownership“ zu entwickeln und zu einer tragenden Stütze der Restrukturierung zu werden. Sogenannte „Sponsoren“ (idealerweise von der Vorstands- und/oder Bereichsleiterebene) unterstützen die Restrukturierung.

Im zweiten Teil des Artikels erfahren Sie mehr über die zwei weiteren Phasen des PMI-Prozesses.

(Bild: © SC-Photo – Fotolia.com)