Erfolgreiche Vertragsverhandlungen führen: So geht es richtig! (Teil I)

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Erfolgreiche Vertragsverhandlungen führen: So geht es richtig! (Teil I)
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Oft sind EinkäuferInnen und VerkäuferInnen auf Vertragsverhandlungen nicht ausreichend vorbereitet. Deshalb reduziert sich das Verhandeln auf ein Feilschen um den Preis und den Lieferumfang. Dabei stehen bei Vertragsverhandlungen meist noch zahlreiche andere Themen auf dem Programm – speziell wenn in ihnen das Fundament für eine längerfristige Zusammenarbeit gelegt werden soll.

Vertragsverhandlungen: Der Alltag von VerkäuferInnen

„Können Sie uns mit dem Preis entgegenkommen?“

„Welchen Nachlass erhalten wir, wenn wir die doppelte Menge kaufen?“

„Ist eine längere Zahlungsfrist möglich?“

Solche Fragen sind Alltag, wenn sich die EinkäuferInnen und VerkäuferInnen von Unternehmen gegenüber sitzen. Doch nicht nur darüber verhandeln sie miteinander.

Verhandlungsthemen zwischen LieferantInnen & Unternehmen

  • Welche Qualität soll das Produkt beziehungsweise die Leistung haben?
  • Welche (Service-) Leistungen sind im Lieferpaket enthalten und welche werden separat berechnet?

Doch damit ist die Palette der Verhandlungsthemen noch nicht erschöpft.

Welche Themen sind in Vertragsverhandlungen noch von Bedeutung?

Nicht nur bei vielen Handelsunternehmen und ihren LieferantInnen sind Vertragsverhandlungen von Bedeutung, sondern auch bei zahlreichen produzierenden Unternehmen und deren ZulieferInnen der Fall. Deshalb stehen, wenn sich ihre MitarbeiterInnen zum Verhandeln treffen, oft Hunderte von Fragen auf dem Programm:

  1. Streben die Unternehmen eine längerfristige Kooperation an?
  2. Ist die Leistung für die KundInnen ihrer (künftigen) LieferantInnen von existenzieller oder strategischer Bedeutung?
  3. Werden bei der Zusammenarbeit auch Informationen ausgetauscht, die „top secret“ sind?
  4. Müssen für das Erbringen der Leistung Arbeitsprozesse in den beiden Unternehmen aufeinander abgestimmt werden, so dass MitarbeiterInnen eng miteinander kooperieren sollten?

Vertragsverhandlung: Bereite dich umfassend vor

Leider ist dies den Ein- und VerkäuferInnen oft nicht ausreichend bewusst. Entsprechend unvorbereitet gehen sie in die Verhandlungen.

Das bedenken VerkäuferInnen vor Vertragsverhandlungen:

„Welchen Preis will ich für die Leistung haben beziehungsweise bezahlen?“

„Welche Menge will ich verkaufen beziehungsweise kaufen?“

Das vergessen VerkäuferInnen vor Vertragsverhandlungen:

Welche Zusatzleistungen bzw. welchen Zusatznutzen könnte ich meinem Gegenüber noch anbieten oder will ich haben?

Hierüber denken viele Ein- und VerkäuferInnen erst nach, wenn sie sich schon auf dem Weg zu ihren GesprächspartnerInnen befinden oder diese bereits im Vorzimmer stehen.

Entsprechend schnell werden sie von ihrem Gegenüber oft „überfahren“. Häufig enden Vertragsverhandlungen auch in einer Sackgasse, weil die Beteiligten vorab nicht definierten:

Was kann ich – außer dem Preis und der Liefermenge – noch als Verhandlungsgegenstand in die Waagschale werfen, wenn meine Partnerin bzw. mein Partner mir zum Beispiel mit der Aussage „Das geht nicht“ oder „Das ist nicht akzeptabel“ signalisiert:

„Meine Interessen werden in deinem Angebot nicht angemessen berücksichtigt“.

Entsprechend unflexibel sind viele Verhandler beim Verhandeln. Also gelingt es ihnen auch nicht, getreu der Maxime „Was gibst du mir, wenn ich dir … ?eine Lösung auszuhandeln, mit der beide Seiten (langfristig) leben können.

Was ist das Ziel deiner Vertragsverhandlung?

Vertragsverhandlungen: Mehr als nur ein Feilschen um den Preis! (Teil I)

Nicht nur, ob eine Verhandlung erfolgreich verläuft, sondern auch, wie tragfähig deren Ergebnisse sind, wird meist bereits in deren Vorfeld entschieden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Beteiligten zueinander in einer Chef-MitarbeiterIn-, KundIn-LieferantIn- oder Liebesbeziehung stehen. Eine entsprechend große Aufmerksamkeit sollten beide Parteien der Verhandlungsvorbereitung schenken.

Trotzdem nehmen sich viele VerhandlerInnen hierfür zu wenig Zeit. Häufig verfahren sie nach der Devise: „Ich höre mir erst mal an, was die andere Seite sagt.“

Beantworte diese Fragen vor Vertragsverhandlungen schriftlich:

Entsprechend leicht werden sie vom Gegenüber über den Tisch gezogen, weil sie nicht wissen, was ihnen wichtig ist. Deshalb sollte man vor jeder Verhandlung zunächst schriftlich für sich  folgende Fragen fixieren:

  • Um welche Inhalte und Gegenstände geht es in dem Gespräch?
  • Welche Interessen und Wünsche habe ich bezogen auf die einzelnen Verhandlungsgegenstände?
  • Was ist meine Ausgangsposition?
  • Welche Ziele sind für mich unabdingbar?
  • Wann breche ich die Verhandlung ab?

Analysiere diese Fragen vor Vertragsverhandlungen:

Doch dies allein genügt für eine professionelle Vorbereitung nicht. Fast ebenso wichtig ist es im Vorfeld der Verhandlung folgende Aspekte zu analysieren:

  • Welche Wünsche, Bedürfnisse und Ziele hat mein Gegenüber?
  • Welchen Zwängen ist er unterworfen?
  • Inwieweit können meine Leistungen meine (künftigen) PartnerInnen beim Erreichen ihrer Ziele unterstützen?
  • Welche Handlungs- und Entscheidungsalternativen hat sie oder er?
  • Bei welchen Verhandlungsgegenständen könnte ich ihr bzw. ihm entgegen kommen, damit sie bzw. er mir entgegen kommt.

Denn erst wenn man dies weiß, kann man eine Gesprächsstrategie entwerfen, die darauf abzielt, eine Lösung auszuhandeln, die langfristig tragfähig ist, weil sie die (sich teils widersprechenden Interessen) beider VertragspartnerInnen ausreichend berücksichtigt.

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Was geschieht bei fehlender Vorbereitung?

Ist einer der beiden PartnerInnen nicht ausreichend vorbereitet, dann verlässt in der Regel diejenige Partnerin oder derjenige Partner als (vorläufige bzw. vorläufiger) „SiegerIn“ den Raum, die bzw. der besser vorbereitet ist. Doch leider erweist sich dessen Sieg im Nachhinein meist schnell als Pyrrhussieg – speziell dann, wenn in der Verhandlung die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit gelegt werden soll.

Unbeachtete Interessen führen zu misslungener Zusammenarbeit

Denn dann stellt sich bei der bzw. dem „Unterlegenen“, weil unvorbereiteten PartnerInnen zumeist – kaum hat sie bzw. er den Verhandlungsraum verlassen – das Gefühl ein: „Verflixt, was habe ich mir da denn eingehandelt?“ Das heißt, liegt der ausgehandelte Vertrag zur Unterschrift vor, versucht sie bzw. er „nach-zu-verhandeln“, um doch noch zu erreichen, dass ihre bzw. seine Interessen ausreichend berücksichtigt werden.

Das Ziel? Eine langfristig tragfähige Übereinkunft!

Und gelingt ihm dies nicht? Dann steht die Zusammenarbeit von Anfang an auf tönernen Füßen und es ist nur eine Frage der Zeit, wann die „unterlegenen“ PartnerInnen versuchen, die Verhandlungsergebnisse abzuändern oder die Zusammenarbeit zu beenden. Folglich sollte für beide Parteien die Maxime gelten:

„Ich treffe mich erst dann mit meiner Partnerin bzw. meinem Partner, wenn ich auf die Verhandlung gut vorbereitet bin.“

Christian Herlan
Christian Herlan ist einer der drei Geschäftsführer der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal (Tel. 07251/989034; E-Mail: christian.herlan@kraus-und-partner.de), für die 45 Berater und Trainer arbeiten.

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