Meetings sind Zeitverschwendung? 3 Tipps, die helfen

Manche Menschen glauben, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Untersuchungen zeigen, dass Besprechungen, auch Videobesprechungen, die Energie der Menschen und insbesondere die Energie von Frauen aufzehren. Wenn du ein Meeting ansetzt, nutze die Gelegenheit, um sicherzustellen, dass das Meeting eine effektive und effiziente Zeitnutzung für alle Beteiligten ist. Hier sind drei Möglichkeiten, wie du deine Zeit optimal nutzen kannst:

1. Sende eine Einladung

Verwende die Kalenderfunktion auf deinem E-Mail-Server, um eine Einladung an alle Meeting-TeilnehmerInnen zu senden. Du möchtest, dass das Meeting in deren Kalender erscheint. Gehe nicht davon aus, dass die TeilnehmerInnen das Meeting in ihren elektronischen Kalender eintragen oder es als Erinnerung notieren werden. Du hast es in der Hand, das Meeting in deren Kalender zu platzieren.

Gib vollständige, notwendige Informationen für dein Meeting an. Verwende den Titel der Besprechungseinladung, um den Zweck der Besprechung deutlich hervorzuheben. Mache deutlich, wie du die Verbindung herstellen oder wo das Treffen stattfinden soll. Wenn:

• die Verbindung per Telefon hergestellt wird, wer initiiert den Anruf und welche Nummer soll verwendet werden?
• du einen Videoanruf starten willst, sende den Link zu der Online-Plattform, die du verwenden möchtest.
• das Treffen persönlich stattfinden soll, gib den Ort und die zu beachtenden Sicherheitsmaßnahmen an.

Vermeide es, in letzter Minute vor der Besprechung Fragen zur Besprechungslogistik beantworten zu müssen. Sende sämtliche Informationen in der Kalendereinladung.

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2. Teile im Voraus Hintergrund- und Kontextinformationen mit

Vorbereitung ist der Schlüssel, um die Zeit der TeilnehmerInnen effizient und effektiv zu nutzen. Um die Vorbereitung für alle Beteiligten zu optimieren, teile die Tagesordnung im Voraus mit. Wenn verschiedene Personen bestimmte Tagesordnungspunkte leiten sollen, füge deren Namen in das Dokument ein, damit der Redner oder die Rednerin sich zu diesem Punkt vorbereiten kann.

3. Bestätige den Tag des Meetings

Wenn du keine Kalendereinladung für die Besprechung verschickt hast (oder selbst wenn du es getan hast), ist eine Bestätigung oder eine Erinnerung am Tag der Besprechung entscheidend. Die Zeitpläne und Prioritäten der Menschen ändern sich. MitarbeiterInnen, selbst solche mit guten Absichten und die gut organisiert sind, können es vergessen.

Eine Bestätigung am Tag des Meetings kann besonders hilfreich sein, wenn es sich um ein Einzelgespräch handelt. Besprechungen mit einer kleinen Anzahl von Personen können vergessen werden, weil sie vielleicht nicht so einen großen mentalen Eindruck hinterlassen.

Du kannst ein Treffen mit einer kurzen SMS oder E-Mail bestätigen, indem du z. B. sagst:

„Hallo Katja: Ich freue mich darauf, dich heute um 11:15 Uhr telefonisch zu treffen.“

Du musst nicht fragen, ob die Person noch verfügbar ist, oder dass sie das Treffen bestätigt. Das Senden einer solchen Notiz erinnert die Person an den Termin und gibt ihr die Möglichkeit, sich vorher mit dir in Verbindung zu setzen, falls sie es nicht schafft, so dass du keine Zeit mit dem Warten verschwendest.

Lasse nicht zu, dass Meetings deine Zeit oder die Zeit deiner KollegInnen verschwenden. Sende eine Kalendereinladung mit einem vollständigen Profil der Besprechungslogistik, teile relevante Informationen im Voraus mit und bestätige den Tag der Besprechung. Hole das Beste aus der Zeit und Energie deiner MitarbeiterInnen heraus.

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Dieser Artikel wurde von Avery Blank auf Englisch verfasst und am 20.04.2021 auf forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren LeserInnen zu relevanten Themen austauschen können.