Virtuelle Meetings: So gestaltest du sie spannend

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Virtuelle Meetings: So gestaltest du sie spannend
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Teilnehmer während eines Meetings zu beschäftigen, kann eine Herausforderung sein. Wenn Meetings virtuell werden, wächst die Herausforderung exponentiell. Bei einem persönlichen Treffen gibt es weniger Ablenkungen. Außerdem ist es schwieriger Multitasking zu betreiben, ohne erwischt zu werden. Dies gilt bei virtuellen Meetings nicht. Praktisch gesehen können sich die Leute zwar auf dem Bildschirm sehen, aber sie können genauso gut im Internet surfen und ihren Bildschirm aufteilen.

Verfolge einen aktiven Ansatz, um die Leute während eines Online-Meetings zu beschäftigen. Überlege dir genau, welche Inhalte du ansprechen möchtest und auf welche Art und Weise du sie teilen willst.

Was ist der Grund für das Meeting?

Wie oft warst du an einem Meeting beteiligt, dessen Inhalt man genauso gut in einer E-Mail hätte klären können? Mache diesen Fehler nicht, wenn du ein virtuelles Meeting veranstaltest. Denn dies ist eine todsichere Garantie dafür, dass niemand aufpasst.

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Mache dir klar, warum du das Treffen abhältst. Lasse anschließend die Teilnehmer wissen, was der Zweck des Treffens ist. Gib ihnen eine kurze Tagesordnung an die Hand, damit jeder eine Vorstellung davon hat, wie lange es dauern sollte.

Wie startest du ein virtuelles Meeting richtig?

Springe nicht einfach direkt in das Treffen.

Baue Eisbrecher-Fragen am Anfang des Meetings ein.

Du kannst die Teilnehmer miteinbeziehen, indem du mit einer kurzen Fragerunde beginnst und allen 30 Sekunden Zeit gibst, um zu antworten. Du kannst auch eine digitale Umfrage starten, welche jeder auf dem Bildschirm beantworten kann. Anschließend könnt ihr gemeinsam die Ergebnisse durchgehen. Stelle einfache Fragen, z.B.:

  • Welche positiven Dinge sind dir diese Woche passiert?
  • Was hast du am Wochenende erlebt?

Deine Umfragen können humorvoll sein. Du kannst dich über die derzeitige verrückte Situation lustig machen, indem du die Leute bittest ihre Lage im Homeoffice zu bewerten: Von „das Beste, was mir je passiert ist“ bis „Ich habe in den letzten 2 Tagen 100 neue graue Haare gezählt“. Vergesse nicht, die Fragen auch für dich selbst zu beantworten.

Wo platzierst du die Kamera?

Auch wenn es sich komisch anfühlt: Halte den Blickkontakt zur Kamera bei. Somit bringst du ein Gefühl der Verbundenheit in virtuelle Meetings.

Platziere deine Kamera auf Augenhöhe.

Wenn sich deine Kamera unterhalb der Augenhöhe befindet, sehen die Leute nur, dass du ständig nach unten schaust. Dadurch wird es für sie einfacher ebenfalls wegzuschauen und den Fokus zu verlieren.

Bitte zu Beginn der Besprechung alle darum ihre Kameras einzustellen. Erinnere die Teilnehmer beim Sprechen daran nach oben in die Kamera zu schauen und nicht auf den Bildschirm.

Wie gehst du mit Unterbrechungen um?

Manchmal ist das überraschende Erscheinen eines Haustiers oder Kindes genau das, was Menschen in ihrem Alltag brauchen! Jeder, der im Homeoffice arbeitet, muss suboptimale Rahmenbedingungen hinnehmen. Viele sind deshalb gestresst und frustriert. Erlaube dir die Ablenkungen und heiße sie willkommen. Die Menschen werden es verstehen. Man kann man sein Bestes versuchen die Kinder und Haustiere unter Kontrolle zu halten, aber es gelingt nicht immer.

Wann solltest du das Meeting beginnen?

Starte das Meeting 5-10 Minuten früher. Auf diese Weise können sich die Teilnehmer einleben und ihre Kameraeinstellungen und Hintergründe anpassen, bevor das Meeting tatsächlich beginnt. Es gibt den Leuten auch die Möglichkeit, einzutreten und miteinander zu plaudern, so wie sie es tun würden, wenn die Besprechung persönlich stattfinden würde.

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Brauchst du einen Moderator für Meetings?

Nimm die Hilfe eines Moderators in Anspruch. Ein Moderator hilft bei der Aufrechterhaltung der Ordnung und ermöglicht es dir dich ausschließlich auf die Übermittlung der Informationen zu konzentrieren.

Welche Aufgaben kann der Moderator erledigen? Der Moderator kann einspringen, wenn sich Leute ins Wort fallen oder wenn sie sich selbst nicht stumm schalten. Er kann die Chat-Räume überwachen und auf Fragen antworten sowie Fragen zusammenfassen, die während des Treffens gestellt, aber nicht beantwortet wurden.

Achte darauf, dem Moderator volle Administratorrechte einzuräumen, damit er die Leute stummschalten und technische Probleme lösen kann, falls sie auftreten.

Technische Probleme: Was tun?

Manchmal kooperiert die Technik einfach nicht. Gib dein Bestes, um technische Probleme zu beheben. Aber wenn die Probleme andauern, ist es am besten, die Besprechung einfach abzubrechen und einen neuen Termin zu vereinbaren.

Es gibt nichts Frustrierenderes, als in einer Besprechung zu sein, in welcher der Ton der Teilnehmer ständig ein- und ausgeschaltet wird und das Video eingefroren ist. Wenn das ein- oder zweimal passiert, ist es zwar ärgerlich, aber nicht sehr problematisch. Wenn das Problem andauert, verlieren die Leute schnell die Geduld und sind mental am Ende.

Dieser Artikel wurde von Ashira Prossack auf Englisch verfasst und am 30.04.2020 auf forbes.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können.

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