Geschäftliche Kommunikation: Einheitliche Standards etablieren

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Geschäftliche Kommunikation: Einheitliche Standards etablieren
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Du bist schon eine Zeit lang Unternehmer, hast gerade eine Firma gegründet oder schmiedest große Pläne? Dein Erfolg hängt von vielen Faktoren ab. Zum Beispiel von der Qualität deiner geschäftlichen Kommunikation.

Wie du dazu einheitliche Standards entwickelst, erfährst du hier.     

Die geschäftliche Kommunikation hat erheblichen Einfluss auf deinen Erfolg. Wie du intern kommunizierst, spielt dabei genauso eine Rolle wie deine Kommunikation mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen. Hinzu kommen noch die Inhalte, die du über das Internet verbreitest.

Interne Kommunikation: Darauf solltest du achten

Wenn dein Unternehmen bereits länger besteht, kennst du es wahrscheinlich: Der Informationsaustausch zwischen den MitarbeiterInnen einer Abteilung funktioniert zwar, aber nicht zwischen mehreren Abteilungen.

Dabei ist auch ein regelmäßiger Austausch zwischen den Abteilungen wichtig. Wenn eine Hand nicht weiß, was die andere tut, es also keinen kontinuierlichen Dialog gibt, kann es schnell zu Missverständnissen und zu Fehlern kommen.

Diese können sich nicht nur negativ auf das interne Gefüge eines Unternehmens auswirken, sondern auch auf die Außenwirkung der Firma und damit den Erfolg.

Standards können dafür sorgen, dass es gar nicht erst zu großen Problemen kommt:  

1. Sorge für einen kontinuierlichen Informationsfluss

Sorge für einen kontinuierlichen Kommunikationsfluss, um relevante Informationen auch zwischen mehreren Abteilungen weiterzugeben.

Setze dafür zum Beispiel ein regelmäßiges Meeting an oder kommuniziere wichtige Inhalte zeitnah über das Intranet – beziehungsweise halte deine MitarbeiterInnen dazu an.

Auf diese Weise kannst du auch Gerüchten und Flurfunk entgegenwirken.

2. Trete mit deinen Mitarbeitern in Dialog

Schaffe Möglichkeiten, um mit deinen MitarbeiterInnen in Dialog über wichtige Inhalte zu treten. Eine rein passive Informationsvermittlung deckt häufig nicht alle Aspekte eines Themas oder Problems ab.

3. Motiviere deine Mitarbeiter

Je zufriedener die MitarbeiterInnen, desto motivierter gehen sie an die Arbeit. Das belegen zahlreiche Studien.

Eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation ist deshalb auch eine Strategie für gute Leistungen. Wenn du wertschätzend und transparent mit jedem deiner Beschäftigten kommunizierst, steigt die Leistungsbereitschaft. Lebe Teamgeist vor.

Dabei solltest du bedenken, dass im Grunde verbale und nonverbale Kommunikation die Basis für das Verständnis untereinander bildet.

EXTRA: Kommunikation im Team verbessern – 3 hilfreiche Tipps

4. Achte auf die Weitergabe von Wissen

Wenn MitarbeiterInnen aus dem Unternehmen ausscheiden und neue KollegInnen eingestellt werden, besteht die Gefahr, dass mitunter jahrelanges Wissen verloren geht. Entwickle Strategien, damit das Wissen in der Firma bleibt.

Erst wenn du die interne Kommunikation als einen wirklich bedeutenden Baustein für das Unternehmen und deinen beruflichen Erfolg begreifst und gezielte Strategien für eine zielführende Unternehmenskommunikation entwickelst, kann dein Unternehmen sich auch nach außen effizient präsentieren

Ein guter Informationsfluss lässt sich zum Beispiel über diese Maßnahmen erreichen:

  • Mitarbeitergespräche
  • Newsletter an die Mitarbeiter
  • Intranet
  • Schwarzes Brett
  • Messenger-Dienste wie Whats App
  • Mitarbeiterversammlung
  • Interner Blog
  • Social Media
  • Mitarbeitermeinungen (auch anonym)

Mitarbeitergespräche: Beide Seiten profitieren

Gerade das Mitarbeitergespräch ist für eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation elementar. Achte dabei darauf, dass du die Gespräche mit deinen Angestellten in entspannter Atmosphäre führst. Üblich sind solche Feedbackgespräche ein- bis zweimal pro Jahr.

Nicht nur du solltest hier derjenige sein, der ein Feedback gibt und Ziele festlegt: Auch für deine MitarbeiterInnen sollten die Gespräche den Zweck erfüllen, auch dir Rückmeldung zu geben.

Dieser wechselseitige Blickwinkel erfüllt den Zweck, möglichen Verbesserungsbedarf auf beiden Seiten zu erkennen.

Welche Fehler du bei der Mitarbeiterkommunikation unbedingt vermeiden solltest

Bei der Mitarbeiterkommunikation gibt es Fehler, die du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Dazu gehört zum Beispiel, wenn du MitarbeiterInnen über wichtige Beschlüsse und Neuheiten nicht rechtzeitig informierst, ihnen bedeutende Beschlüsse nicht vollständig mitteilst: Mangelnde Transparenz ist nicht dazu geeignet, Vertrauen aufzubauen.

Genauso verbietet es sich auch, nur einen Teil deiner MitarbeiterInnen in wichtige Betriebsinterna einzuweihen. Das schürt negative Gefühle und schwächt die Mitarbeitermotivation erheblich. Doch gerade motivierte Mitarbeiter stärken das Unternehmen und sorgen indirekt zum Beispiel für einen höheren Absatz und mehr Erfolg.

Genauso entstehen Probleme in der Kommunikation durch fehlende Wertschätzung im Gespräch mit deinen Angestellten, Bevorzugung, Neid und Wettbewerbsdenken.

Denke auch daran, die Meinung anderer ernst zu nehmen. Auch damit schaffst du eine vertrauensvolle und fördernde Unternehmenskultur.

Externe Kommunikation: Standards durchsetzen

Neben der internen Kommunikation bildet die externe Kommunikation eine weitere Säule für gelungene Unternehmenskommunikation.

Dazu gehören Inhalte an Kunden und Geschäftspartner ebenso wie solche, die du über das Internet als Blog oder über Messenger-Dienste verbreitest. 

Für die geschäftliche Kommunikation über E-Mails und Briefe solltest du dir unbedingt Standards setzen und diese auch an deine Mitarbeiter weitergeben. Solche Standards können sein:

  • Einheitliche Verwendung des Firmenlogos
  • Einheitliche Schriftart und -größe
  • Einheitliches Briefpapier
  • Einheitliche Grußformeln
  • Höfliche und wertschätzende Tonalität

Auch Formfehler im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern zeugen von mangelnder Professionalität. In diesem Zusammenhang ist es gut, wenn du dich über die DIN-Form für Geschäftsbriefe ausgiebig schlau gemacht hast. Es wäre mehr als ärgerlich, wenn du deshalb wichtige Kontakte verlieren würdest oder diese erst gar nicht zustande kommen.

Natürlich musst du auch dafür Sorge tragen, dass deine Angestellten die von dir aufgestellten Standards auch zuverlässig umsetzen.

Rechtssicherheit beachten

Gerade die geschäftliche Korrespondenz muss einwandfrei sein. Auch kleine Fehler können mehr als ärgerlich sein – nämlich dann, wenn bei den Schriftstücken und E-Mails, die deine Firma verlassen, nicht auf Rechtssicherheit geachtet wird.

Schnell kann hier ein großer Schaden entstehen, denn Geschäftsbriefe gelten als verbindliche Dokumente. Du kannst zum Beispiel Schwierigkeiten bekommen, wenn du notwendige Pflichtangaben weglässt.

Und auch dann, wenn du zum Beispiel die dargestellten Bilder bei einer Powerpoint-Präsentation und andere Quellen verwendest, ohne diese korrekt zu kennzeichnen oder bei einer Veröffentlichung auf ein Impressum verzichtest.

Kommunikation in den Medien vereinheitlichen

Wenn du mit deinem Unternehmen auch im Internet unterwegs bist, ist es von Vorteil, auch hier für Standards zu sorgen. Egal, um welche Plattform es sich handelt.

Denke daran, dass eine einheitliche Kommunikation einen hohen Wiedererkennungseffekt hat. Deshalb solltest du auch in diesem Zusammenhang Richtlinien entwerfen, die von allen MitarbeiterInnen eingehalten werden müssen. Die Richtlinien sollten auf alle Texte sowie grafischen und visuellen Inhalte abgestimmt sein. Wenn du in einer Fremdsprache kommunizierst, gelten die Regeln natürlich auch dort.

Ganz wichtig: Mache dir über den Sprachstil Gedanken. Welcher Stil muss es sein, um mögliche Kunden anzusprechen? Dabei kommt es auch auf die Branche an, in der du agierst. Für das Ausland gilt zum Beispiel, dass bestimmte Wörter oder Redewendungen als unpassend empfunden werden. Informiere dich also genau.

Dominik Kunze
Dominik Kunze studierte Betriebswirtschaft und Medienwissenschaften und arbeitet als Berater in verschiedenen Consultingagenturen. Neben etablierten Unternehmen gehören inzwischen auch immer mehr Startups zu seinem Kundenkreis. Er hilft mit seinem Expertenwissen bei der Suche nach der geeigneten Finanzierung oder bei der Erstellung eines Geschäftskonzeptes. Hin und wieder verfasst er Ratgeberbeiträge für unterschiedliche Businessportale.

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