Unabhängig von der Größe, Art und Branche deines Unternehmens ist die Zeiterfassung ein entscheidender Faktor für das Produktivitäts- und Kostenmanagement. Eines der häufigsten Probleme, welche es bei der Zeiterfassung gibt, ist das Buddy Punching.

Was ist Buddy Punching?

Beim Buddy Punching stempelt ein Mitarbeiter für einen Kollegen ein oder aus. Der Kollege wird also bezahlt, ohne tatsächlich anwesend zu sein. Da dem Unternehmen die Arbeitszeit genommen wird, spricht man auch von Zeitdiebstahl.

Es gibt zwei Arten von Buddy Punching: Oftmals verhindern Mitarbeiter, dass Kollegen wegen einer kleinen Verspätung zurechtgewiesen werden. Es gibt aber auch Fälle, bei denen Mitarbeiter für Stunden oder sogar Tage bezahlt werden, die sie nie gearbeitet haben.

In den USA kostet Buddy Punching die Arbeitgeber jährlich 373 Millionen Dollar.

Maßnahmen gegen Buddy Punching

Es gibt einige Maßnahmen, mit denen du das Buddy Punching am Arbeitsplatz unterbinden kannst.

1. Erstelle Richtlinien für die Zeiterfassung

Wenn du neuen Mitarbeitern die Zeiterfassung in deinem Unternehmen erklärst, dann solltest du sie auch über Zeitdiebstahl und Lohnbuchhaltungsbetrug aufklären.

Für einige Leute hat die Idee, die Zeiterfassung für einen befreundeten Kollegen zu übernehmen, nichts mit ihrer Vorstellung von einem Verbrechen wie Betrug zu tun. Daher müssen sie wissen, dass es ein schwerwiegendes Vergehen ist, jemanden anderen ein- oder auszustempeln.

2. Einführung der digitalen Zeiterfassung

Während die meisten Unternehmen heutzutage eine digitale Zeiterfassung nutzen, gibt es immer noch viele kleinere Arbeitgeber, bei denen die Arbeitszeit auf Papier erfasst wird. Leider ist diese Variante am einfachsten zu fälschen.

Wenn du deine Zeiterfassung nicht digital gestalten kannst, dann stell zumindest sicher, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine eigene Zeitkarte oder seinen eigenen Stundenzettel hat. Zudem sollte die Stechuhr unter den wachsamen Augen eines Managers, Verwaltungs- oder HR-Mitarbeiters stehen.

Die Installation einer auffälligen Sicherheitskamera, welche auf die Stechuhr gerichtet ist, ist ebenfalls eine gute Idee. Natürlich müssen hierbei die gängigen Vorschriften, wie beispielsweise der Datenschutz, eingehalten werden.

3. Personalisiere die Passwörter

Bei der digitalen Zeiterfassung benötigst du in der Regel eine eindeutige ID-Nummer oder einen Benutzernamen und manchmal eine PIN oder ein Passwort, um ein- oder auszustempeln. Das hindert Mitarbeiter natürlich nicht daran, ihre Zugangsdaten mit anderen zu teilen.

Um dem entgegenzuwirken kannst die Login-Daten so sehr personalisieren, dass Mitarbeiter sie nicht unbedingt mit anderen teilen möchten. Wenn das Passwort beispielsweise die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers ist, werden die meisten Mitarbeiter diese Informationen geheim halten wollen.

4. Biometrische Scans

Biometrische Scans wie Gesichts-, Fingerabdruck-, Hand- oder Iris-Scans sind sehr effektiv. Da die Zeiterfassung einer einzigen Person zugeordnet werden kann, wird diese Variante immer beliebter.

Je nach Anzahl der Mitarbeiter und Standorte wirst du möglicherweise mehr Geld für die Anschaffung und Wartung des Systems aufwenden, als du durch Zeitdiebstahl einsparen kannst. Eine gründliche Analyse deiner spezifischen Bedürfnisse ist unbedingt notwendig, bevor du in biometrische Technologie investierst.

Dieser Artikel wurde auf Englisch verfasst und am 15.08.2018 auf blog.completepayroll.com veröffentlicht. Wir haben ihn für euch übersetzt, damit wir uns mit unseren Lesern zu relevanten Themen austauschen können!

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