Operations Manager: Wie sinnvoll ist diese Position im Unternehmen?

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Karriere-Check: Was macht ein Qualitätsmanager?
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Der Operations Manager ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Prozessen und sorgt somit für reibungslose Arbeitsabläufe. Verbreitet ist diese Position bisher vor allem in angelsächsischen Unternehmen.

Welche Vorteile bietet ein Operations Manager und für welche Unternehmen ist diese Position sinnvoll?

Was macht ein Operations Manager?

Die Aufgaben eines Operations Managers sind äußerst vielfältig. Er ist auf verschiedenen Ebenen dafür zuständig, dass die Produktion oder Leistung eines Unternehmens funktioniert und verbessert wird. Je nach Branche können sich die Aufgaben in Einzelheiten unterscheiden (dazu später mehr), allerdings gibt es viele Pflichten, die branchenübergreifend gleich oder sehr ähnlich sind.

So beinhaltet die Arbeit des Operations Managers stetige Analysen verschiedener Sektoren in einer Firma, die er gewissenhaft durchführen muss, um Ergebnisse erzielen zu können.

Auf dieser Basis erstellt er Pläne, welche für das Unternehmen Vorteile mit sich bringen sollen. Ein Operations Manager ist bei den Verbesserungen immer auf eine möglichst hohe Effizienz bedacht. Zu den hierbei relevanten Bereichen gehören unter anderem:

  • Kosten
  • Sicherstellung der Qualität
  • Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Arbeitsalltag
  • Verantwortungen gegenüber Kunden und der Geschäftsführung
  • Verantwortlichkeiten bei Neuerungen

Der Kostenfaktor

Der Faktor Kosten spielt im Aufgabengebiet eines Operations Managers eine wichtige Rolle. Er ist dafür zuständig, diesbezüglich stets einen Überblick zu behalten. Gleichzeitig sollte er dafür sorgen, dass die Kosten für die Produktion nicht zu stark steigen.

Andersherum agiert der Operations Manager, wenn er im Rahmen seiner Analysen Möglichkeiten erkennt, Kosten einzusparen. Dabei muss er jedoch gleichzeitig darauf achten, dass die Qualität und die Abläufe nicht leiden. Insofern besteht hier in seinem Aufgabengebiet ein gewisses Spannungsfeld, welches sinnvoll balanciert werden muss.

Sicherstellung der Qualität

Zudem gehört es oftmals zum Aufgabenbereich eines Operations Managers, ein Auge auf die Sicherung der Qualität zu haben. Er ist also zumindest in Teilen gleichzeitig eine Art Qualitätsmanager.

Zur Umsetzung müssen zunächst gewisse Leitlinien aufgestellt werden, an denen sich die Qualität, die ein Unternehmen bieten möchte, orientiert. In der Folge werden diese dann immer wieder überprüft.

Dies kann je nach Produkt oder Leistung auf verschiedene Weisen umgesetzt werden. Eine Möglichkeit besteht in der regelmäßigen stichprobenartigen Kontrolle der Erzeugnisse. Außerdem kann durch verschiedene Maßnahmen wie Umfragen Kundenfeedback eingeholt werden. Treten hierbei Probleme und Mängel zutage, hat der Operations Manager die Aufgabe, mit verschiedenen Maßnahmen dafür zu sorgen, dass diese vermieden werden.

Die reibungslosen Arbeitsabläufe im Geschäftsalltag

Zusätzlich ist ein Operations Manager dafür zuständig, dass die Arbeitsabläufe im Alltag des Unternehmens reibungslos funktionieren. In diesem Bereich korrigiert er ebenfalls Fehler und stellt Überlegungen an, wie effizienter gearbeitet werden kann.

Dies kann unter anderem durch zeitliche Optimierungen umgesetzt werden. Der Einsatz des Personals spielt ebenfalls eine Rolle. So kann ein Operations Manager Veränderungen anregen und umsetzen, wenn zum Beispiel durch mehr MitarbeiterInnen oder Versetzungen ein höherer Output erzielt werden kann, ohne dabei die Kosten in einem ineffizienten Maß zu steigern.

Andersherum kann er Kündigungen anregen, wenn diese zu einer gesteigerten Effizienz führen. Bei seinen Planungen im Personalbereich muss er allerdings gleichzeitig die Arbeitnehmerrechte im Auge behalten. Dazu gehören betriebliche Mitbestimmung, Kündigungsschutz und Arbeitszeitschutz.

Zur Sicherung von reibungslosen Abläufen gehört in vielen Branchen, vor allem der Produktion, gleichzeitig eine regelmäßige Überprüfung des Equipments – ebenfalls ein Verantwortungsbereich des Operations Managers.

Diese Überprüfung wird zum Beispiel in der Produktion im Rahmen von Maßnahmen zur Instandhaltung umgesetzt. In diesem Bereich zeigt sich, wie wichtig es für einen Operations Manager ist, einen genauen Blick auf die Details zu haben.

Denn: Bei der Instandhaltung spielt die Gewährleistung der Arbeitssicherheit durch geeignete Maßnahmen eine entscheidende Rolle. Dazu gehören unter anderem eine gute Schutzausrüstung sowie die Sicherstellung der Hygiene. Darüber hinaus kann eine sinnvolle Beschilderung während der Instandhaltungsarbeiten für Sicherheit sorgen.

Übrigens: Nicht nur während solcher Maßnahmen ist das Thema Arbeitssicherheit für einen Operations Manager wichtig. Auch bei der Planung aller anderen Arbeitsabläufe muss er darauf achten, diesen Aspekt nicht zu vernachlässigen.

Verantwortungen gegenüber der Geschäftsführung und den Kunden

Zudem hat der Operations Manager Verantwortungen gegenüber der Geschäftsführung. Diese sollte er regelmäßig über den aktuellen Stand in der Firma auf dem Laufenden halten. Dies kann unter anderem betreffen:

  • aktueller Output
  • Unregelmäßigkeiten
  • verschiedene weitere Problemstellungen

Zusätzlich muss er je nach Unternehmen die Maßnahmen, die er plant, mit der Geschäftsführung abstimmen bzw. als Vorschlag unterbreiten und womöglich auch nach der Umsetzung rechtfertigen.

Darüber hinaus erfüllt ein Operations Manager in einigen Branchen Aufgaben im Bereich der Kundenbetreuung. So hält er Kontakte zu besonders attraktiven AbnehmerInnen. Des Weiteren kann er eine Rolle im Beschwerdemanagement spielen, Kritik der KundInnen direkt oder indirekt entgegennehmen sowie in seine Planungen miteinbeziehen.

Vernetzung zwischen verschiedenen Bereichen der Firma

Aufgrund dieser Aufgabenbereiche kann ein Operations Manager als eine Art Bindeglied zwischen Geschäftsführung, MitarbeiterInnen und KundInnen gesehen werden. Seine koordinatorischen Aufgaben beinhalten zudem weitere Bereiche.

So muss er auch unter den MitarbeiterInnen bzw. zwischen den verschiedenen Abteilungen sicherstellen, dass eine ausreichende Kommunikation und Abstimmung gewährleistet sind. Dies vermeidet zum einen Probleme und Komplikationen.  

Darüber hinaus können eingespielte Kommunikationsabläufe Zeit sparen, die dann produktiv genutzt wird. So besteht bei diesem Punkt gleichzeitig ein Einfluss auf die Effizienz und den Output. Der Bereich der Organisation ist einerseits eine große Herausforderung, andererseits aber ein Aspekt, bei dem sich die positiven Faktoren der Position offenbaren (dazu gleich mehr).

EXTRA: Operations Manager: Wie sinnvoll ist diese Position im Unternehmen?

Was sollte ein Operations Manager mitbringen?

Ein Operations Manager ist ein Beruf, für den es keine konkrete Ausbildung bzw. ein spezifisches Studium wie zum Beispiel für die Tätigkeit eines Anwaltes gibt. Vielmehr bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Qualifikationen für eine Stelle zu erlangen. Dabei spielen über die Ausbildung hinaus weitere Aspekte wie bestimmte Softskills eine entscheidende Rolle.

Mögliche Ausbildungen

Zu den Möglichkeiten, die die Basis für eine Stelle als Operations Manager liefern können, gehören einerseits Studiengänge. Diese haben oftmals technische oder wirtschaftswissenschaftliche Inhalte.

So sind zum Beispiel die Studiengänge Betriebswirtschaftslehre und Ingenieurwesen geeignet. Alternativ können in einigen Sparten eine technische und kaufmännische Ausbildung eine Basis liefern.

Gleiches gilt für eine fachspezifische Ausbildung in der entsprechenden Sparte. Unter anderem in der Hotellerie kann diese einen Startpunkt für eine spätere Karriere als Operations Manager ermöglichen.

Allerdings wird zusätzlich zu einer Ausbildung mehrjährige Berufserfahrung vorausgesetzt. Dies ist ein wichtiger Faktor: Je mehr Erfahrung ein Operations Manager in der Branche oder einer anderen relevanten Sparte mitbringt, desto besser kann er seine Aufgaben von Beginn an ausführen.

Zusätzliches Fach- und Detailwissen

Zusätzlich muss sich ein Operations Manager verschiedene Fachkenntnisse aneignen. Je nach Ausbildung bzw. Studiengang und bisheriger beruflicher Laufbahn können diese variieren.

Sie können einerseits den wirtschaftlichen Aspekt betreffen. Dies gilt vor allem dann, wenn der Kandidat einen branchenspezifischen fachlichen Hintergrund mitbringt. Andersherum müssen WirtschaftswissenschaftlerInnen ein umfassendes Detailwissen über die Branche und entsprechende fachliche Inhalte mitbringen.

Hierbei hilft zum einen die Erfahrung. Je nach individueller Situation kann es zudem sinnvoll sein, zusätzliches Wissen über eine Weiterbildung zu erlangen. Im Gegensatz zu einem Studium oder einer Ausbildung gibt es in diesem Bereich Angebote, die konkret auf die Position zugeschnitten sind.

Soft Skills

Darüber hinaus gibt es einige Soft Skills, über die ein Operations Manager verfügen sollte. Dazu zählen unter anderem:

  • eine schnelle Auffassungsgabe
  • analytische Fähigkeiten
  • Führungsqualitäten

Eine schnelle Auffassungsgabe ist vor allem deshalb wichtig, weil der Operations Manager stets einen Überblick über die wichtigen Details und Veränderungen haben muss. Je einfacher er sich in Neues einarbeiten kann, desto sinnvoller sind seine Ideen.

Zudem kann dieser Skill den Einstieg in die Position erleichtern, gerade wenn zusätzliches Basiswissen erlangt werden muss. Mit einer schnellen Auffassungsgabe kann er von Beginn an glänzen und dem Arbeitgeber eine Bestätigung dafür liefern, bei der Einstellung die richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Analytisches und strategisches Denken wiederum sind für einen Operations Manager unabdingbar, um seine alltäglichen Aufgaben zu meistern. Die Basis all seiner Handlungen ist eine fundierte Analyse. Fehler hierbei haben zur Konsequenz, dass er falsche Rückschlüsse zieht und die Effizienz in einem Unternehmen durch seine Handlungen nicht steigert, sondern ihr womöglich sogar schadet.

Zudem muss er fähig sein, aus seinen Analysen eine sinnvolle und nachhaltige Strategie zu entwickeln. Die beste Datenbasis ist keine Hilfe, wenn der Weitblick für die positiven und negativen Konsequenzen der daraus gefolgerten Schritte fehlt.

Darüber hinaus sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass es sich bei der Stelle eines Operations Managers um eine Führungsposition handelt. Dementsprechend spielen Führungsqualitäten eine wichtige Rolle. Dazu gehören zum einen eine gewisse Durchsetzungsfähigkeit und Überzeugungskraft. Nur so kann der er sicherstellen, dass seine Pläne und Ideen ideal umgesetzt werden.

Des Weiteren muss er fähig sein, den MitarbeiterInnen genau zuzuhören und sie zu motivieren. Aus Ersterem ergeben sich neben einem sicheren Gefühl der AngestelltInnen in einigen Situationen sicherlich wichtige Informationen für die Analyse des aktuellen Sachstands.  

Ein weiterer Skill, der oftmals ebenfalls unter Führungsqualitäten eingeordnet wird, spielt ebenfalls eine Rolle: Das zielorientierte Handeln. Schließlich muss ein Operations Manager bei jeder Handlung darauf bedacht sein, die Effizienz zu steigern.

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Vorteile der Position für ein Unternehmen

Der Einsatz eines Operations Managers kann für ein Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen. Dazu gehören unter anderem:

  • verbesserte Organisation und Kommunikation
  • eine höhere Effizienz und in der Konsequenz womöglich gesteigerte Gewinne und ein höheres Wachstum
  • zufriedene KundInnen
  • frühes Erkennen von Mängeln, die zu größeren Problemen führen können

Organisation und Kommunikation

Zum einen kann die Firma auf eine verbesserte Organisation und Kommunikation hoffen. So besteht die Möglichkeit, die Abteilungen besser zu verzahnen. Dies sorgt dafür, dass vermieden wird, dass sie „aneinander vorbei arbeiten“.

Das Unternehmen wird infolgedessen zu einer Einheit, die für das gleiche Ziel an einem Strang zieht. Neben der Verbesserung des Outputs kann dies für eine besonders positive Atmosphäre sowie zusätzliche Motivation der MitarbeiterInnen sorgen. Sie fühlen sich womöglich eher als Teil von etwas Großem, statt sich nur als Zahnrad in einer einzelnen Abteilung zu sehen. Das Zusammenwachsen ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Schließlich ist vielen Menschen laut einer Studie das Arbeitsklima wichtiger als ein gutes Gehalt.

Gewinne und Wachstum

Zudem ergeben sich womöglich Vorteile in Bereichen, die für jedes Unternehmen eine zentrale Bedeutung haben: Bei den Gewinnen und dem Wachstum. Hierbei spielt vor allem das Ziel eines Operations Managers, die Effizienz zu steigern, eine Rolle.

Wenn durch die von ihm implementierten Veränderungen mit einer geringeren Investition schneller mehr produziert bzw. geleistet werden kann, ist es nur logisch, dass die Umsätze und aufgrund des geringeren Einsatzes auch die Gewinne steigen. Durch die höheren Gewinne kann investiert werden, die Firma wächst.

Dabei sind solche Umstände zusätzlich positiv für die Reputation der Firma und ihre Position am Markt. So gewinnt sie mit der richtigen Kommunikation dieser Entwicklungen nach außen an Bedeutung und Aufmerksamkeit, was wiederum die Attraktivität für neue oder bedeutsamere Kunden steigert. Es entsteht eine Art positive Spirale.

Kundenzufriedenheit

Ein weiterer Faktor ist die Kundenzufriedenheit. Diese wird dadurch gesteigert, dass der Operations Manager stets ein Auge auf die Qualität der Leistungen oder Produkte hat und versucht, hier Verbesserungen herbeizuführen. Auch der Kundenservice spielt eine Rolle.

Die Kundenzufriedenheit hat ebenfalls positive Einflüsse auf die Reputation und die Umsätze des Unternehmens. So können durch Empfehlungen und gute Berichte im Netz neue AbnehmerInnen gewonnen werden.

Erkennen von Mängeln und Vermeidung von Folgeproblemen

Des Weiteren können durch einen Operations Manager womöglich Mängel erkannt werden, die ohne diese Position untergehen würden. Hierzu gehören unter anderem Kommunikationsprobleme oder Fehler, die nur bei einem stetigen Blick auf alle Abteilungen als solche sichtbar werden.

Auch die Meinung der KundInnen spielt diesbezüglich eine Rolle. Insofern entsteht durch die Position womöglich eine Art Frühwarnsystem. Es wird vermieden, dass sich Mängel einschleichen, die über die Zeit zu größeren Problemen werden und womöglich sogar hohen Verlusten führen.

Potenzielle Nachteile und Probleme

Nun könnte die Frage aufgeworfen werden, ob die Einführung einer solche Position in einem Unternehmen im Kontrast zu den Vorteilen Nachteile mit sich bringen kann. Dies hängt sicherlich in wesentlichen Teilen vom individuellen Fall ab.

Dabei spielt die passende Besetzung eine entscheidende Rolle. Schließlich lastet auf den Schultern eine Operations Managers eine äußerst hohe Verantwortung, die mit Druck und einer ständigen Aufmerksamkeit für kleinste Details verbunden ist.

Diesen Umständen muss er gewachsen sein. So könnte es passieren, dass durch das weite Aufgabenfeld Aspekte oder Fehler übersehen werden, die bei einer Aufteilung der Zuständigkeiten auf mehrere MitarbeiterInnen womöglich erkannt worden wären. In diesem Fall fände eine Art Umkehrung des Vorteils eines umfassenden Überblicks statt.

Darüber hinaus können Probleme entstehen, wenn der Verantwortliche keine ausgeglichene Balance zwischen seinen Aufgabenfeldern findet. Zum Beispiel ein zu einseitiger Fokus auf die Effizienz und Reduzierung der Kosten kann Nachteile mit sich bringen. So besteht das Risiko, durch den Willen, mehr Output mit weniger Investition zu erreichen, an den falschen Stellen in einem übertriebenen Maße zu sparen.

Dies wiederum kann Konsequenzen für die Qualität der Leistungen und Produkte haben, die womöglich erst dann entdeckt werden, wenn es bereits eine Reihe unzufriedener KundInnen gibt, die von der Firma ein stetig hohes Niveau gewohnt waren. Zwar besteht die Möglichkeit, solche Umstände im Rahmen des Qualitätsmanagements und Kundenservices wieder auszubessern. Dennoch ist das Risiko eines Kundenverlustes gegeben.

Relevante Branchen

In einigen Branchen ist die Position eines Operations Managers gängig und sicherlich auch sinnvoll. Online finden sich hierzu jeweils eine ganze Reihe entsprechender Stellenausschreibungen. Dabei unterscheidet sich der Hauptfokus je nach Branche in kleinen Details. Des Weiteren spielen unterschiedliche Vorkenntnisse eine Rolle. Zu den Sparten gehören unter anderem: 

  • IT-Branche
  • Produktion
  • Logistik
  • Hotellerie

In der IT-Branche ist ein Operations-Manager unter anderem für eine stetige Verbesserung der Systeme zuständig. Zudem hat er Kundenkontakt – dieser findet in den meisten Fällen auf virtuellem Wege statt.

In der Produktion wiederum arbeitet er mit handfesten Erzeugnissen. Dabei spielt für eine Kundenzufriedenheit vor allem die Sicherstellung der Qualität der Produkte eine Rolle. Hierbei sind zeitliche Faktoren ebenfalls von Bedeutung. Noch relevanter sind diese allerdings in der Logistikbranche, wo es auf eine möglichst schnelle und sichere Lieferung ankommt.

In der Hotellerie geht es (abgesehen vom kulinarischen Teil) weniger um den Verkauf handfester Produkte, sondern vor allem um einen guten Service. Dabei spielen die Details im zwischenmenschlichen Kontakt der MitarbeiterInnen mit den KundInnen für den Erfolg eine zentrale Rolle. In der Hotellerie gibt es sicherlich einige Situationen, in denen der Operations Manager selbst direkten und persönlichen Kundenkontakt hat.

Die Beispiele machen gleichzeitig die Ähnlichkeiten der Tätigkeit in verschiedenen Branchen deutlich. Oftmals unterscheiden sich nur die Umstände und Akzentuierungen der einzelnen Aufgabenbereiche. So muss in der IT genau wie in einem Hotel auf die Kundenzufriedenheit geachtet werden. Allerdings wird diese durch verschiedene Maßnahmen erzielt.

Fazit

Ein Operations Manager muss, um für eine Firma Vorteile zu bewirken, vielfältige Allrounder-Fähigkeiten besitzen. Dabei spielen Fachkenntnisse eine ebenso große Rolle wie ein wirtschaftliches Hintergrundwissen. In seiner Funktion als Bindeglied zwischen Abteilungen, einzelnen MitarbeiterInnen und der Geschäftsführung trägt er eine wichtige Verantwortung für ein stetiges und ergebnisorientiertes Zusammenwachsen eines Unternehmens. Je nach individueller Firma und Branche kann die Einführung einer solchen Position durch den Fokus auf Kundenzufriedenheit und Effizienz zu Gewinnen und Wachstum führen.

Stefanie Walter ist als Beraterin für diverse Unternehmen in den Bereichen Finanz, Management und Marketing tätig. Ihr Fachwissen teilt sie gerne mit kleinen und mittelständischen Betrieben.

1 Kommentar

  1. Beim Thema Manager muss ich immer an ein Bild denken, auf dem lauter Bauarbeiter um eine Baugrube stehen und gucken. Einer ist der Projektmanager, die anderen sind der HR-Manager, IT-Manager, Facility-Manager, PR-Manager, Security-Manager,… Und ein Bauarbeiter steht in der Mitte und buddelt. Das ist Herbert!

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