So optimierst du deine IT-Infrastruktur im Homeoffice

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So optimierst du deine IT-Infrastruktur im Homeoffice
© annca - pixabay.com

Seit dem Start der Corona-Krise hat sich in Deutschland eines gezeigt: Das Land ist nicht so digital, wie seine Bürger bisher angenommen haben. Seien es die hoffnungslos überlasteten Online-Lernplattformen von Schulen, Universitäten und anderen Lehreinrichtungen oder die mitunter schwergängigen Maßnahmen zur Arbeit aus dem Homeoffice. Zwar haben viele Arbeitgeber bereits früh die Lage erkannt und ihre Mitarbeiter, sofern möglich, aus dem Homeoffice arbeiten lassen, was einen großen Beitrag zu Eindämmung des Ansteckungsrisikos geleistet hat. Doch verliefen die praktischen Umsetzungen nicht immer reibungslos und in vielen Unternehmen hat sich gezeigt, dass sowohl der technische Standard als auch Digitalkenntnisse zum standortunabhängigen Arbeiten dringend modernisiert werden müssen.

Corona setzt DSGVO nicht außer Kraft

Die Pandemie hat in den letzten Monaten zu vielen Unsicherheiten und Zweifel geführt. Von völliger Ignoranz in der Anfangszeit bis zu überzogenen und unbedachten Kurzschlussreaktionen war alles dabei. Nicht nur für Mitarbeiter ist das eine schwere Zeit, sondern auch für die Personalabteilungen und Geschäftsleitungen. Der Weg zum Homeoffice war eine gute und sinnvolle Maßnahme, doch galt es hier nicht kopflos zu agieren.

Die seit Mai 2018 geltende Datenschutzgrundverordnung verlor durch Corona nicht automatisch ihre Bedeutung, die sich also nach wie vor unmittelbar auf den Umgang mit Daten im Homeoffice auswirkt. Rechtliche Vorgaben müssen weiterhin eingehalten und umgesetzt werden.

Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Bankdaten, persönliche Angaben oder Unternehmensinformationen, all diese Angaben benötigen viele Mitarbeiter, um ihrer Arbeit nachzugehen. Doch diese Daten gehören zu den schützenswerten und sollten aus diesem Grund gar nicht erst auf den persönlichen heimischen Rechner gelangen. Entgegen der Bedenken vieler Arbeitgeber, Homeoffice könnte zu einer verringerten Arbeitsmoral führen, zeigt sich in dieser schweren Zeit etwas ganz anderes: Das Engagement zur guten Arbeitsleistung ist auch im Homeoffice da, nur spielt leider der technische Rahmen in einem Großteil der deutschen Unternehmen nicht reibungslos mit.

Verbindung schaffen – Sicherheit wahren

Um im Homeoffice effizient und datenschutzkonform agieren zu können, ist es Aufgabe der Geschäftsführung, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen beziehungsweise eine entsprechende Systemeinrichtung zu beauftragen. Dabei arbeiten Mitarbeiter idealerweise auch von zu Hause aus nur mit Firmenlaptops, die entsprechend der Firmen- und Sicherheitsanforderungen konfiguriert sind. Typischerweise ist auf diesen Geräten klar definiert, welche Anwendungen laufen dürfen, wie Zugriffsregeln aussehen und welche Sicherheitsvorkehrungen eingerichtet sein müssen.

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Lösung: Virtual Private Networks (VPN)

So empfiehlt es sich, dass sich die Mitarbeiter in das Firmennetzwerk über verschlüsselte und damit vor dem Zugriff unberechtigter Dritter geschützte sogenannte Virtual Private Networks, kurz VPN, einwählen. VPN-Netze stellen eine sichere und einfache Option dar, um auf Daten standortunabhängig zuzugreifen. Über diese Verbindungen wählen sich die Mitarbeiter von zu Hause aus sicher in das Firmennetzwerk und somit auf den Firmenserver ein und greifen so auf die benötigten Anwendungen oder Daten zu. So können sie ihrer Arbeit nachgehen und müssen keine Daten, Informationen oder Kontakte lokal auf einem Rechner speichern, was die Gefahren im Datenmanagement erheblich reduziert.

Gleichzeitig ermöglicht es allen Mitarbeitern, egal von welchem Ort aus, auf die Daten und Anwendungen zuzugreifen. Hier haben seit Beginn der Pandemie vor allem Unternehmen profitiert, die ihren Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit Flexibilität bei der Arbeitsortwahl ermöglicht haben. Ebenso solche, die standardmäßig Firmenlaptops zur Verfügung stellen, mit denen Mitarbeiter auf die Unternehmensdaten und -anwendungen zugreifen und die mit dem zentralen Server verbunden sind. Hier konnte der Arbeitsalltag sehr einfach an die Anforderungen der Pandemiebekämpfung angepasst werden, da die technische Infrastruktur schon vorhanden war.

Das Einrichten von VPN ist in solchen Fällen einfach und schnell getan: Es wird ein VPN-Client auf dem Mitarbeiterlaptop installiert, der dann die Einwahl in das VPN-Netz der Firma übernimmt. Schwierig ist es eher für Unternehmen, die für die Steuerung von Anlagen, Produktion oder ähnlichem die Präsenz ihrer Mitarbeiter an Maschinen, Anlagen oder Positionen vor Ort benötigen. Hier ist Homeoffice keine Option.

Digitale Kommunikations-Tools: DSGVO-konform?

Digitale Kommunikations-Tools wie Office 365, Skype, Slack, Video- oder Telefonkonferenzen konnten in der Krise einen extremen Aufschwung verzeichnen und werden mittlerweile aufgrund ihrer regelmäßigen Nutzung selbst von sonst bekennenden Digitalmuffeln gut akzeptiert. Doch auch hier gibt es Tools, die DSGVO-konform sind, und solche, die es nicht sind:

  • Die mittlerweile im Business-Umfeld sehr beliebte Videokonferenzlösung Zoom ist in Bezug auf die Datensicherheit mit Vorsicht zu genießen. Die Lösung wird in den USA gehostet und somit laufen alle Videocalls über dortige Server, was bei personenbezogenen Daten nicht DSGVO-konform ist.
  • Auch andere Videokonferenzlösungen wie Skype oder Google Hangouts sollten erst nach Rücksprache mit dem unternehmenseigenen Datenschützer angewendet werden, denn zur Nutzung ist die Installation eines Clients notwendig, der automatisch Zugriff auf sensible Daten verlangt. Auch das ist nicht DSGVO-konform.
  • Besser: Open-Source-basierte Videocalllösungen wie BigBlueButton oder Jitsi. Sie werden direkt auf einem Server im Unternehmen oder beim Managed-Service-Provider gehostet und können ohne Clientsoftware – also einfach im Browser – gestartet werden.

Insgesamt hat sich jedoch auch hier offenbart, dass die eingesetzte Technik in Unternehmen oft weit hinter dem Standard zurückhängt. Computer ohne Webcam, uralte Rechner, die die modernen Programme nicht ausreichend oder gar nicht unterstützen, trieben in den letzten Wochen so manchen Mitarbeiter oder seine Kommunikationspartner in den Wahnsinn. Dabei müssen solche Programme nicht zwangsläufig auf den Rechnern der Mitarbeiter installiert sein. Hier bietet sich die Nutzung in einer Cloud an.

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Lösung: Professionelle Pflege der Rechner und Server

Die Programme laufen auf leistungsstarker Serverhardware, bei der man im Bedarfsfall auch einfach weitere Rechenleistung (CPU) zu geben kann. Besonders Videokonferenztools wie BigBlueButton oder auch das Open-Source-Konferenztool Jitsi benötigen einiges an Hardwareressourcen für eine störungsfreie Performance. Zudem ist besonders die professionelle Pflege der Firmenrechner und -Server entscheidend für die Produktivität der gesamten Firma:

Patches, Programmupdates und regelmäßige Erneuerungen von Betriebssystemen und Rechnern sind wichtig, um Performance und Sicherheit zu gewährleisten. Wer hier einen Experten im Hintergrund beschäftigt, verhindert ein Kollektivaltern der Gesamtinfrastruktur, was in der Summe einer Überholung teuer werden würde.

Stattdessen helfen Service-Provider dabei, Geräte einzeln zu warten oder bei Bedarf auszutauschen. Auch Einrichtung und Aufbau von Infrastrukturen laufen mithilfe eines persönlichen Ansprechpartners viel dezidierter und bedarfsgerechter ab. So ermitteln diese ganz genau die Leistungsansprüche und Ressourcennotwendigkeiten für die Anwendungen, damit die Systeme ohne Probleme mit Lastspitzen umgehen können, auch bei Anwendungen aus dem Homeoffice. Trotzdem bleiben diese Lösungen extrem skalierbar und können bei Bedarf schnell für neue Anforderungen angepasst werden. Dadurch zahlen Kunden nur, was sie auch wirklich brauchen und nutzen.

Fazit: Krise als digitale Chance

Die Krise hat gezeigt, wie wichtig Homeoffice werden kann, um das Überleben eines Unternehmens zu sichern, und wie vorteilhaft sich hier eine moderne und performante IT-Infrastruktur auswirkt. Dies sollte für Unternehmer den Anreiz darstellen, bestehende Strukturen aktuell halten zu lassen und neue digitale Wege und Prozesse für sich und für Mitarbeiter früh mitzugehen, um im Falle einer Notwendigkeit wenig Zeit durch technische Probleme oder lange Einführungen der Mitarbeiter in Programme oder Systeme zu vermeiden.

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Torben Belz
Torben Belz ist Gründer und Mitgeschäftsführer der PLUTEX GmbH aus Bremen. Der technische Informatiker arbeitete zunächst als Network Engineer bei der Siemens AG und übernahm später die technische Leitung für Internet & IT bei großen IT-Firmen wie der ISB GmbH, der Ginko AG oder der QSC AG.

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