In einem Großteil der Unternehmen finden ERP-System (Enterprise Resource Planning) bereits Anwendung, doch nicht in allen. Diese System sollen Unternehmen dabei helfen, Prozesse digital abzubilden und diese zu optimieren. Der alleinige Einsatz einer ERP-Software sorgt jedoch noch nicht dafür, dass diese zur Wunder-Software wird.
Das Angebot an wirklich großen Systemen ist noch überschaubar, doch für kleine und mittelständische seit einiger Zeit nicht mehr. Der Markt wird von diversen Anbietern überflutet, weshalb der Überblick schnell einmal verloren gehen kann.
In diesem Artikel möchten wir betrachten, wie ein ERP-System aufgebaut ist, welche Unternehmen davon überhaupt profitieren und welche Vor- und Nachteile eine solche Software mit sich bringt.
Funktionsweise und Aufbau eines ERP-Systems
In nahezu jedem Bereich eines Unternehmens ist ERP-Software einsetzbar: beginnend bei der Materialwirtschaft über das Finanzwesen bis hin zur Personalwirtschaft und Forschung. Aber auch Dokumente, Produkte und Marketing können unterstützt werden. In den einzelnen Bereichen hilft eine ERP-Software einem Unternehmen dabei, verschiedene Prozesse effizient abzubilden:
- Einkauf in der Logistik
- Werkstattsteuerung oder Produktionsplanung
- Rechnungswesen und Bilanzierung
- Verwaltung der Mitarbeiter
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Um ein ERP-System effektiv nutzen zu können, müssen die Daten sämtlicher Bereiche in einer abteilungsübergreifenden Datenbank zusammengefasst werden. Die Software ist in der Lage, beliebig viele Prozesse in einem Unternehmen abzubilden. Je nach Situation im Unternehmen kann entweder ein ERP-System für alle Abteilungen oder für jede Abteilung ein eigenes genutzt werden. Diese können dann wiederum untereinander vernetzt werden.
Normalerweise, wenn etwa ein Produkt das Lager verlässt, wird dieses im System dokumentiert. Damit die Produktion darüber Bescheid weiß, um eventuell neu zu produzieren, muss diese Information in die Abteilung gelangen. Damit diese dort auch sicher ankommen und über diverse Schnittstellen nicht verloren gehen, schafft ein ERP-System Abhilfe.
Dadurch, dass alle Daten in einer Datenbank liegen, können diese beim Transport von Abteilung A nach Abteilung B nicht verloren gehen. Jede Abteilung kann sich die Daten aus der gleichen Datenbank ziehen. Eine ERP-Software sorgt hier mit diversen Funktionen, die lediglich freigegeben werden müssen, für einen automatisierten Ablauf.
Welche Unternehmen profitieren von einer ERP-Lösung?
Die alltäglichen Abläufe in Unternehmen unterscheiden sich drastisch. Mehrere Unternehmen aus derselben Branche können Prozesse komplett anders gestalten. Für Unternehmen ist es somit essenziell, dass die ERP-Software modular ist und beliebig an die eigene Situation angepasst werden kann. Viele nutzen daher eine Standardsoftware, da diese mit zahlreichen Modulen erweitert werden und somit auch spezifische Anforderungen erfüllen kann.
Vergleiche haben gezeigt, dass fast 80 Prozent der Unternehmen ein ERP-System nutzen.
Primär Unternehmen in der Fertigungsbranche sowie im Handel profitieren von einer solchen Software. Speziellere Branchen wie die Medizin, IT und Kosmetik haben es hingegen schwerer, da hier keine Standardlösungen existieren. Diese Branchen sind auf die Entwicklung von Erweiterungen durch Partnerunternehmen angewiesen, die ein fundiertes Wissen in dieser Branche besitzen.
Welche Vor- und Nachteile bringt ein ERP-System mit sich
ERP-Systeme sorgen dafür, dass Prozesse digital zusammengefasst werden können, wodurch das Ausfallrisiko minimiert wird. Das sorgt zeitgleich für die Ersparnis von Geld und Zeit. Zudem entfällt das redundante Speichern von Daten dank der zentralen Datenbank. Dadurch, dass diese permanent erreichbar ist, ist es wie bei einer Cloud möglich, von überall zu jeder Zeit auf die Daten zuzugreifen.
Da die Software modular aufgebaut ist und sämtliche Abteilungen miteinander vernetzt, ist eine gewisse Transparenz gegeben. Jede Abteilung kann auf die Daten der anderen Bereiche zugreifen und von diesen Gebrauch machen, sofern notwendig.
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Doch wie so oft, gilt auch hier, dass ein solches System Nachteile mit sich bringen kann. Dies gilt vor allem dann, wenn Unternehmen noch sehr altmodisch arbeiten und auf ihre bewährten Abläufe setzen. Bei einer Digitalisierung würde der Wechsel nicht nur viel Aufwand, sondern auch Zeit und Geld kosten. Weiterhin ist die Auswahl des Systems enorm wichtig. Wird sich für ein System entschieden, das keine gute Benutzerfreundlichkeit aufweist, sind die Probleme bereits vorprogrammiert.
Insgesamt ist eine Einarbeitung sowie Schulung der Mitarbeiter Pflicht. Anfänglich mag der Aufwand zwar höher ausfallen, ist jedoch die Umstellung der Prozesse und der Systeme komplettiert, zahlt sich dies schon nach relativ kurzer Zeit aus.
Danke für die ausführliche Beschreibung über die Funktionsweise und Aufbaus vom ERP System! Sehr spannend.