Frachtrechnungsprüfung: Aber bitte richtig!

Die Corona-Krise hat das Konsum- und Kaufverhalten geändert, der Onlinehandel hat ein enormes Wachstum verzeichnet. Für Verlader und Versender ist das eine gute Botschaft. Doch in der steigenden Anzahl von Frachtaufträgen an die Transportdienstleister schlummern oftmals Potenziale. Dabei kann eine software-basierte Frachtrechnungsprüfung helfen, fehlerhafte Abrechnungen zu vermeiden, Transparenz zu gewinnen und Einsparungen zu realisieren.

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In den ersten drei Quartalen 2020 hat der E-Commerce im Vergleich zum Vorjahr ein Wachstum von 10,6 % verzeichnet. Teilweise wird dies sicherlich durch die Coronakrise und die damit verbundenen Einschränkungen im öffentlichen Leben befeuert. Viele stationäre Einzelhändler stellen ihr Sortiment nun auch auf Onlineportalen zur Verfügung. Ein Abschwung ist vorerst nicht abzusehen. Abgesehen von der Erschließung des Onlinekanals bringt der Trend neue Herausforderungen für Versender mit sich.

Stiefmütterlicher Umgang mit der Frachtrechnungsprüfung

Für viele Unternehmen ist die Frachtrechnungsprüfung ein leidiges Thema. Allein die manuelle Prüfung der Rechnungen beansprucht wertvolle Zeit aufgrund der Berücksichtigung von unterschiedlichen Daten und Vereinbarungen für jeden Frachtdienstleister. Die Kontrolle von berechneten Treibstoffzuschlägen oder Übermaßzuschlägen gehört ebenso dazu wie die Prüfung, ob alle abgerechneten Sendungen auch zu Recht auf der Rechnung aufgeführt sind. Darüber hinaus gilt außerdem der Zeitaufwand für die händische Frachtrechnungsprüfung und Vorbereitung von Ausschreibungen zu berücksichtigen.

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Ein weiterer relevanter Faktor ist der Digitalisierungsgrad. Können Teile der Rechnungsprüfung digitalisiert und mithilfe von Tools automatisiert werden? Oder erfolgt die Rechnungsprüfung „auf dem Papier“ bzw. mit rudimentären Work-flow-Systemen, wodurch die Gefahr von Ungenauigkeiten, Fehlern und mangelnder Übersicht wächst. Bei den stetig steigenden Versandvolumina entstehen daraus mitunter erhebliche Fehlbeträge. Abgesehen davon bindet die Frachtrechnungsprüfung wertvolle Zeit- und Personalressourcen, da jede Rechnungsposition händisch gegengecheckt werden muss. Wenn eine falsche Berechnung gefunden wird, muss ein Reklamationsprozess angestoßen werden, der wiederum mit Aufwand verbunden ist.

Alternative zur manuellen Prüfung: Software, Cloud und Automatisierung

Freilich hat man als Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, die eigenen MitarbeiterInnen zu entlasten und die Frachtrechnungsprüfung auszulagern. Externe Rechnungsprüfungsdienstleister zu beauftragen ist eine Möglichkeit, diese Aufgabe zu bewältigen. Allerdings ist eine solche Beauftragung mit relativ hohen Kosten verbunden. Ob dadurch wirklich ein langfristiger, nachhaltiger Gewinn und strategische Erkenntnisse möglich sind, ist fraglich.

Unternehmen mit hohen Versandvolumina sollten sich daher damit auseinandersetzen, ob eine automatisierte, softwarebasierte Prüfung nicht weitaus zielführender sein kann.

Wenn die Daten in ausreichender Qualität vorliegen und eingepflegt sind, ist die Prüfung zuverlässiger und um ein Vielfaches schneller bewältigt. Wenn die Lösung über entsprechende Algorithmen verfügt, kann der gesamte Prozess von der Prüfung bis zur Freigabe an die Buchhaltung im besten Falle ohne zusätzlichen Aufwand durchlaufen. Im Falle von Abweichungen sollte die Prüfung der Abweichungsursache und das evtl. erforderliche Auslösen der Reklamation mit wenigen Klicks möglich sein. Wichtig ist auch, dass das Reklamationsmanagement im System abgebildet ist.

Die dabei generierten Daten sollten in interaktiven Dashboards dargestellt werden. Dies schafft Transparenz und ermöglicht es, einfach und schnell tiefgreifende Business-Analysen durchzuführen, zum Beispiel hinsichtlich der Preisentwicklungen bei einzelnen Dienstleistern oder auf ganze Regionen bezogen. Ein weiterer Vorteil entsteht durch das Benchmarking der internen Kalkulationen für Produkt- und Kundengruppen.

Es ist auf einen Blick ersichtlich, ob die Kalkulationen zu hoch oder zu niedrig angesetzt wurden.

Je nach Bedarf liefert das Tool die Grundlage für strategische Entscheidungen, deren Vorbereitung einzelnen KollegInnen ein Vielfaches der Zeit gekostet hätte.

Dies gilt auch für Ausschreibungen. Eine Softwarelösung ist deutlich schneller und kann dazu weit mehr Daten vergleichen und verarbeiten, als der versierteste Mensch. Ausgestattet mit profunden Analysen lassen sich so Angebote besser vergleichen, Verhandlungen mit Transportdienstleistern auf Augenhöhe führen und die optimalen Logistikdienstleister finden. Gerade während des anhaltenden Booms im Onlinehandel liegt hier ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Versender verborgen.

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