Das Aufgabenfeld in der Immobilienverwaltung ist vielfältig und umfasst neben der Koordinierung von Reparaturen und Modernisierungen auch die Organisation regelmäßiger Instandhaltungsmaßnahmen. Mit innovativer Technik, wie einer Software, können die alltäglichen Aufgaben erleichtert und gleichzeitig ein transparenter Überblick über alle Bereiche des Gebäudemanagements gegeben werden. Ob Auszüge, die Kommunikation mit den Mietern oder die Bestellung beim Großhandel – mit einer Software für Gebäudemanagement werden die relevanten Prozesse optimiert.

Die Hauptaufgaben des Gebäudemanagements

Nicht nur alltägliche Aufgaben, wie die Reinigung der Gebäude oder die Gewährleistung der Müllabfuhr müssen von einer Hausverwaltung gemanagt werden, auch Aus- und Einzüge von Mietparteien gilt es zu koordinieren. Im Folgenden werden die Aufgabenbereiche einer Immobilienverwaltung genauer aufgeführt:

Regelmäßige Inspektionen und Reparaturen beauftragen

Bei der Betreuung von Bürogebäuden, Industrieimmobilien und Wohnhäusern gilt es, die technischen Anlagen regelmäßig zu prüfen, um die Sicherheit der Mieter zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise Aufzüge, Tiefgaragen und Schließanlagen. Dabei fallen Reparaturen an, z. B. an der Licht- oder Klingelanlage, die in Auftrag gegeben werden.

Handwerker und Dienstleister koordinieren

Um Inspektionen und Reparaturen vornehmen zu lassen, müssen Dienstleister wie Hausmeister, Heizungsinstallateure oder Sanitärdienstleister beauftragt, koordiniert und überwacht werden. Diese Koordination von Handwerkern und Dienstleistungsunternehmen übernehmen Sie als Hausverwaltung. Dabei ist ein hohes Maß an Kommunikation vonnöten, um die anfallenden Aufträge und den Stand der Arbeiten in allen Immobilien im Blick zu behalten.

Den Außenbereich in Stand halten

Auch der Außenbereich gehört zum Zuständigkeitsbereich einer Immobilienverwaltung. Dazu zählen die Wege, die im Winter geräumt und gestreut werden müssen, die Heckenpflege sowie die Instandhaltung von Außentreppen. Dafür werden Gärtner oder Hausmeister von Ihnen engagiert, die sich um den Außenbereich kümmern und so Risiken für die Mieter in Form von in den Weg ragenden Ästen oder beschädigten Treppenstufen vermeiden.

Mit Mietern und Handwerkern kommunizieren

Neben der bereits erwähnten Kommunikation mit den beauftragten Dienstleistern muss sich das Gebäudemanagement auch um die Bedürfnisse ihrer Mieter kümmern.

Sie können nur dann auf zufriedene Mieter zurückblicken, wenn diese einen engen Draht zur Hausverwaltung haben.

Bei vertraglichen Fragen können diese sich jederzeit an Sie wenden und auch praktische Fragen wie zur Nutzung des Gemeinschaftsgartens im Hinterhof können in Absprache mit Ihnen geklärt werden. Als Immobilienverwaltung sind Sie also die kommunikative Schnittstelle zwischen Bewohnern, Mietern und Dienstleistern.

Können Softwarelösungen in der Immobilienverwaltung unterstützen?

Natürlich funktioniert auch die klassische Arbeit des Gebäudemanagements, jedoch können Sie mit einer Softwarelösung noch mehr herausholen und ein effektiveres Arbeiten ermöglichen. Egal, ob es sich um eine bereits etablierte Hausverwaltung handelt, bei der eine Software einfach in vorhandene Prozesse integrierbar ist, oder ein neu gegründetes Startup in der Branche – die Anforderungen an eine Software für Gebäudemanagement sind durch Module abstimmbar. So passen sie sich genau an die Bedürfnisse der jeweiligen Hausverwaltung an und unterstützen die tagtägliche Arbeit in der Immobilienverwaltung.

• Sorgen Sie für eine vereinfachte Kommunikation mit allen Gewerken und erfassen Sie jede Entscheidung einsehbar und nachvollziehbar in der Softwarelösung.

• Schluss mit aufwändiger Zettelwirtschaft und der Suche von Informationen. Mit einer Gebäudemanagement-Software sind alle Informationen wie Dokumente oder Arbeitsprotokolle an einem Ort, über welchen sie verwaltet und abgerufen werden können.

• Behalten Sie alle Termine für Ihre Immobilie im Blick und beauftragen Sie rechtzeitig Dienstleister, um die Sprinkleranlage zu warten oder den nächsten Prüftermin für den Aufzug zu organisieren.

• Nutzen Sie die in der Software vorhandenen Projektmanagement-Tools, um die beauftragten Dienstleister wie Maurer, Prüfer oder Heizungsinstallateure zu koordinieren. So behalten Sie zudem den aktuellen Stand der Arbeiten immer im Blick.

• Eine Software für Immobilienverwaltung bietet zudem eine direkte Schnittstelle zu Großhändlern, über die Sie große Mengen an Materialien, wie Steine oder Erde, mit nur wenigen Klick bestellen können, steht z. B. eine Umgestaltung des Gartens an.

Mieterwechsel: Instandhaltungsmaßnahmen mit Software vereinfachen

Im Alltag einer Hausverwaltung kann die Handwerkersoftware beispielsweise angewendet werden, wenn ein Mieterwechsel bevorsteht. Entscheidet sich ein Mieter, aus der Wohnung auszuziehen, die zu Ihren zu betreuenden Wohnkomplexen gehört, kommen durch den Auszug einige Aufgaben auf die Hausverwaltung zu. So muss beispielsweise neu tapeziert und gestrichen werden, Reparaturen durchgeführt oder nach einer langjährigen Bewohnung eine Modernisierung der sanitären Anlagen vorgenommen werden. Um die Arbeit professionell verrichten zu lassen, müssen verschiedene Gewerke beauftragt werden. Das beinhaltet einen hohen kommunikativen und koordinativen Aufwand, während der zeitliche Rahmen zusätzlich beachtet werden muss.

Eine Gebäudemanagement-Software unterstützt dabei, die Aufträge zu koordinieren und gibt einen transparenten Überblick darüber, wann welches Gewerk seine Arbeit fertiggestellt hat. So können Sie die nächsten Schritte auf den Fortschritt der Arbeiten abstimmen und so ggf. schon auf Mietersuche gehen, indem Sie ein Inserat veröffentlichen. Auch die Kommunikation kann direkt über die Software-Lösung erfolgen, sodass alle Informationen an einem Ort verbleiben.

Clever profitieren von einer Softwarelösung für Gebäudemanagement

Verantwortliche des Gebäudemanagements stehen vor einer Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben, die mithilfe einer Softwarelösung noch effektiver erfüllt werden können. Nur so können Sie sich von Mitbewerbern abheben und sich clevere Vorteile verschaffen: 

Erleichterung von Kommunikation und Zusammenarbeit

Behalten Sie den Überblick über Ihre Aufträge und treten Sie in direkten Kontakt mit Ihren Dienstleistern. So kennen Sie bspw. den aktuellen Stand der geplanten Wartungsarbeiten am Warmwasserzähler und können diesen an die Mieter weitergeben. Durch die Erfassung der Mieterdaten in der Software kann die Kommunikation direkt darüber erfolgen.

Überblick und Transparenz geben

Mit einer Gebäudemanagement-Software kennen Sie jederzeit die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und können ihr Arbeitspensum effektiv steuern. So wird der gezielte Einsatz von Arbeitskräften möglich.

Einsparen von Zeit und Kosten

Durch die Möglichkeit, mithilfe der Software für Immobilienverwaltung wiederkehrende Termine zu automatisieren, erhalten Verantwortliche z. B. regelmäßige Erinnerungen, dass die Zählerstände abzulesen sind, die Reinigung der Treppenhäuser ansteht oder die Mülltonnen an die Straße gestellt werden müssen. Auch nach erfolgter Arbeit kann dort direkt der aktuelle Stand festgehalten werden, während unnötige Kommunikation und Verzögerungen vermieden werden. Das spart Zeit und Kosten.

Mobile und umweltfreundliche Nutzung

Eine Handwerkersoftware für Gebäudemanagement bietet eine umweltfreundliche Alternative zur herkömmlichen Immobilienverwaltung, denn mit der digitalen Management-Lösung müssen keine Dokumente mehr in Papierform vorliegen – auch Daten und Protokolle sind von überall nutzbar und durch die mobile App auch unterwegs einsehbar. So behalten Sie die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens im Blick!

Darauf sollte Sie bei der Wahl der richtigen Softwarelösung achten

Entscheiden Sie sich dafür, eine Softwarelösung zu implementieren, sollten Sie immer die Kosten im Blick behalten, die damit einhergehen. Auch eine gewisse Zeit für die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter sollten Sie einplanen, bevor die Software für Gebäudemanagement effektiv genutzt werden kann. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Einführung einer Immobilienverwaltungs-Software ist die Auswahl der passenden Module, damit diese perfekt auf Ihre Anforderungen, wie z. B. als Unterstützung bei Verwaltung, Wartung, Reparaturen, Pflegearbeiten oder Kommunikation, abgestimmt sind. Behalten Sie diese Aspekte im Blick, sind Sie bereit für den Einsatz einer Software.

Fazit

Eine Software für Gebäudemanagement sorgt für mehr Transparenz, einen umfassenden Überblick und erleichtert die Koordination von Reparaturen, die Kommunikation mit Dienstleistern und Mietern sowie die Bestellung beim Großhandel.

Es bringt also entscheidende Vorteile, eine Software für die eigene Immobilienverwaltung zu nutzen und so die täglichen Prozesse noch effektiver zu gestalten.