New Work: Lösungen und Services fürs Smart Office

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New Work: Lösungen und Services fürs Smart Office
© Coloures-Pic - stock.adobe.com

New Work steht für flexibles und hybrides Arbeiten. Damit das gelingt, muss eine offene Unternehmenskultur geschaffen werden, erst dann gilt es, Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten einzuführen und Routinetätigkeiten auszulagern. Dazu zählen smarte Sekretariatsservices, um keine wichtigen Anrufe zu verpassen. Denn laut einer Studie von Pidas hängen 60 Prozent des Neugeschäfts von Anrufen ab.

Dieser Fachbeitrag erklärt dir, wie Unternehmer, Geschäftsführer und Führungskräfte in kleinen und mittelständischen Unternehmen ihre Büros zu einem Smart Office verwandeln können.

EXTRA: Smart Office erhöht die Effizienz im Büroalltag

Smart Office ist keine Zukunftsvision

New Work beschreibt dabei eine neue Form des Arbeitens: flexibel, selbstbestimmt und hybrid. Daran knüpfen neue Ansprüche an den eigenen „Job“, Mitarbeitende fragen nach dem Sinn ihrer Tätigkeit und verlangen von den Unternehmen eine adäquate Antwort. Das erfordert ein Umdenken in der gesamten Organisation und mehr Gestaltungsfreiheit für die Mitarbeitenden. Smart Office ist so verstanden die konkrete Umsetzung dieses Anspruchs mithilfe von Tools und Strukturen. Richtig umgesetzt, helfen Smart-Office-Lösungen Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken.

New Work ist kein Buzzword

New Work umfasst vieles: unterschiedliche Arbeitsformen und Modelle wie Jobsharing sowie die Arbeit in Co-Working-Spaces und an Shared Desks. Bei New Work geht es auch um die Digitalisierung der Zusammenarbeit über Tools, soziale Netzwerke und neue Technologien – damit wird das Arbeiten von überall möglich und hebt für viele die räumliche Trennung von Privatleben und Arbeit auf.

Das neue Arbeiten ist weit mehr als nur Videomeetings und flexible Arbeitszeiten. Die Gestaltung der Büroräume wird sich ändern und so mehr Flexibilität für die Anforderungen der Zukunft bieten. Es entstehen neue Arbeitskulturen: Agiles Arbeiten, Smart Offices als fester Bestandteil von New Work – Das Büro der Zukunft entsteht!

Smart Office: den Rücken freihalten

Das smarte Office setzt im Idealfall Kreativität frei und ermöglicht den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsalltag frei zu gestalten. Wichtig dabei ist, Ablenkungen für die Mitarbeitenden zu minimieren, damit sie ihre Arbeitszeit effizienter und erfüllter verbringen können. Nur so beschäftigen sie sich mit den wichtigen und dringenden, aber eben auch den für sie sinnstiftenden Dingen. Das motiviert das Team und liefert die besten Ergebnisse.

Der Sinn der Arbeit ist die wichtigste Motivationsquelle, das belegen aktuelle Studien. Jede Unterbrechung der wertvollen Arbeit kostet Zeit und Geld: „Wer nur für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird oder sich selbst einer neuen Aufgabe zuwendet, braucht danach zwei Minuten, um wieder auf dem gleichen Stand wie vorher zu sein“, führt die Arbeits- und Organisationspsychologin Dr. Fritzi Wiessmann aus. „Wird der Beschäftigte sehr häufig unterbrochen, beziehungswiese lässt er sich selbst gerne ablenken, können sich die unnötig vergeudeten Minuten auf bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit addieren.“

Das smarte Büro muss den Menschen den Rücken freihalten.

Hybrides Arbeiten

Smart Office ist hybrides Arbeiten, eine Kombination aus mobiler Arbeit und Büropräsenz. So arbeitet ein Großteil der Wissensarbeiter (58 Prozent) heute schon hybrid. Für zwei Drittel ist das sogar das bevorzugte Arbeitsmodell. Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Softwareherstellers Slack.

Bei Smart-Office-Lösungen sind Räume idealerweise modular eingerichtet und orientieren sich an den Nutzerbedürfnissen. Dazu zählen eine flexible Sitzordnung, bei der Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf frei wählen und wechseln. In Co-Working-Zentren und Open-Work-Spaces arbeiten die Menschen gemeinsam, Teams lassen sich so weltweit vernetzen. Business Center und Office-Mietlösungen gestatten, flexibel Geschäftssitze einzurichten und vor Ort Meetings abzuhalten.

Tipps und Werkzeuge

Mit den folgenden Smart-Office-Werkzeugen können Mitarbeitende orts- und zeitunabhängig arbeiten. Sie sind darüber hinaus Plattformen, um gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten (Kollaboration), mit KollegInnen und KundInnen zu kommunizieren sowie Wissen aus den Projekten zu speichern und zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören:

  • Moderne und digitale Kollaborations-Tools wie Office 365 und Google Workspace
  • Virtualisierung des Desktops: NutzerInnen können auf alle ihre persönlichen Dateien und Anwendungen von jedem PC aus zugreifen
  • Digitale Projektmanagement-Tools
  • Online-Meetings mit Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams
  • Digitale Zeiterfassung
  • IP-Telefonie, so dass man seine Festnetznummer geräteunabhängig von jedem PC nutzen kann
  • Virtual-Reality– und Augmented-Reality-Anwendungen, um Meetings im zukünftigen Metaverse abzuhalten und Informationen über Datenbrillen zu visualisieren
  • Das Sekretariat und andere Telefon-Services auslagern. Damit wird sichergestellt, dass insbesondere Führungskräfte und GeschäftsführerInnen in KMU konzentriert arbeiten können und trotzdem jederzeit für KundInnen und GeschäftspartnerInnen erreichbar bleiben

Fazit

Das Smart Office ist keine Vision – die Technologien dafür existieren schon. Aber Werkzeuge allein machen kein Büro smart. Wichtiger ist die Bereitschaft, interne Prozesse nach den Mitarbeiterbedürfnissen auszurichten. Nur wenn das gesamte Team optimale Bedingungen vorfindet, um konzentriert zu arbeiten und ungestört kreativ zu sein, empfindet der einzelne Mitarbeitende die Arbeit als Quelle von Sinn und Zufriedenheit. Das ist der wahre Schlüssel zum Unternehmenserfolg in einer Arbeitswelt im digitalen Wandel.

Michael Hartwig
Michael Hartwig ist seit 2022 CEO der eGroup Firmengruppe einschließlich des Flaggschiffs und deutschen Marktführers ebuero AG. Zuvor war Michael Hartwig in leitender Funktion bei Google Doubleclick (heute Google Marketing Platform), Yext, einem KI-Unternehmen für die digitale Suche, sowie bei der Pylot GmbH, einem Unternehmen, das Mittelständlern diverse Software-Module bereitstellt. Bei eGroup verantwortet Michael Hartwig die Entwicklung der Smart-Office-Lösungen und die Neuausrichtung des Geschäftsmodells, um ebuero und die internationalen Schwesterunternehmen zum global führenden Smart-Office-Anbieter zu machen.

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