Nicht nur im Silicon Valley, auch in der deutschen Unternehmenslandschaft ist das Flex Office mit Desksharing mittlerweile angekommen. Große und bekannte Unternehmen wie Siemens oder die Lufthansa nutzen diese Form der Arbeitsplatzauslastung, um einerseits ökonomisch sinnvoll zu sparen, und um andererseits den Mitarbeitenden entgegenzukommen. Auch in Sachen Pandemiebekämpfung kann sich das Prinzip hervortun.

Es gibt jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch immanente Herausforderungen. Also stellen sich zahlreiche Führungskräfte die Frage: Ist ein Flex Office mit Desksharing sinnvoll oder nicht?

Flexibel entscheiden, ob man ins Büro fährt oder im Homeoffice arbeitet

Bürotätigkeiten bedürfen in der Regel eines Computers, eines Schreibtisches und eines Sitzplatzes. Zusätzlich ist selbstverständlich der Zugang zu wichtigen Arbeitsunterlagen notwendig. Aber bleiben wir bei den drei genannten Einstiegspunkten.

Über all diese Dinge verfügen die meisten Menschen auch zuhause – Stichwort Homeoffice. Das Arbeiten zuhause hat Vorzüge. Man muss sich nicht durch den Berufsverkehr quälen und schont so die eigenen Nerven und die Umwelt. Allerdings hat das Homeoffice auch Nachteile. Man ist leichter abgelenkt und kann als Mitarbeitender oftmals schwerer abschalten. Das kann bis zum Burn Out führen.

EXTRA: Im Homeoffice-Hamsterrad: So bleibst du mental fit!

Da beide Seiten Pro- und Contra-Punkte haben, haben sich Hybrid-Arbeitsmodelle etabliert. Diese kann man perfekt mittels Flex Offices mit Desksharing nutzen. Die Mitarbeitenden blicken am Morgen für diesen oder kommende Arbeitstage über ein Online-Desksharing-Tool in den buchbaren Sitz- und Arbeitsplatzplan und entscheiden selbst, ob sie lieber im Büro oder im Homeoffice arbeiten wollen. Das steigert die Zufriedenheit der Menschen. Sind die Zugänge zu den Bürosystemen mittels Passwörter geschützt, kann man einfach und unkompliziert die Anwendung durchführen.

Das ist ein klarer Punkt dafür, dass das Flex Office mit Desksharing sinnvoll ist.

Geld für Miete, Heizung und andere Betriebsausgaben sparen

Da die verantwortlichen MitarbeiterInnen über das genannte Tool genau sehen können, welche Büro-Arbeitsplätze in welchen Büroräumen noch frei und wie hoch die Auslastungen in der Zeit sind, können Unternehmen allgemein durch Optimierung und Zentralisierung mit kleineren Büroflächen arbeiten. Das reduziert die Betriebsausgaben in vielerlei Hinsicht.

Es wird keine leerstehenden Arbeitsbereiche mehr geben, da alle, die wollen, sofort einen davon online buchen können. Der Rest entscheidet sich für das Homeoffice. So können Strom- und Heizkosten gesenkt sowie Mieten für größere Räumlichkeiten eingespart werden.

Das gewonnene Einsparungspotential ist ein klarer Punkt dafür, dass das Flex Office mit Desksharing sinnvoll ist.

Förderung der Kreativität durch frischen Austausch

Wer jeden Tag mit den gleichen Menschen im Büro Schulter an Schulter sitzt, kann irgendwann deren Gedanken „lesen“ oder zumindest vorausahnen, was sie denken oder sagen. Das fördert Freundschaften, aber im Arbeitsprozess geht es um viel mehr.

Durch die immer wieder andere Zuteilung eines Arbeitsplatzes mittels Flex Office mit Desksharing kommen immer wieder neue Menschen in Kontakt. Das führt dazu, dass Gespräche frisch bleiben und dass der Gedankenaustausch zu anderen Ergebnissen führt. So wird die Kreativität angestachelt und es können neue Lösungswege für Unternehmensprobleme entstehen, an die ohne diese Synergieeffekte niemand vorher gedacht hätte.

Die Kreativität und die Synergieeffekte sind klare Punkte dafür, dass das Flex Office mit Desksharing sinnvoll ist.

EXTRA: Kreativitätsmethoden: Braindumping, Brainwriting und Brainwalking

Grenzen des Flex Offices mit Desksharing

Neben den genannten sinnvollen Seiten gibt es auch jene, die eher gegen das Desksharing sprechen. Sich jeden Tag einen neuen Platz reservieren zu müssen, ist zeitintensiver, als einfach zu seinem angestammten Arbeitsplatz zu kommen. Wer morgens aufsteht und sich unsicher ist, ob er von Zuhause aus oder im Büro arbeitet, kann so in einen inneren Stress verfallen. Introvertierte Personen, die einen festen Arbeitstag wollen, könnten in die Röhre gucken. Sinnvoll wäre es hier, diesen einen stets reservierten Arbeitsplatz zuzuweisen.

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