10 Dinge, die in jedem Handwerksbetrieb digitalisiert werden sollten

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Baubranche: Größter Industriezweig der Welt muss sich digitalisieren
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Die Digitalisierung ist in vollem Gange – gerade kleinere Betriebe schrecken jedoch oftmals davor zurück. Der Aufwand erscheint zu hoch und die Umstellung zu aufwendig. Dabei kann die Digitalisierung den Arbeitsaufwand mittel- und langfristig erheblich reduzieren sowie Zeit und Geld sparen. In diesem Artikel geht es deshalb um 10 Dinge, die alle Handwerksbetriebe digitalisieren sollten.

EXTRA: Digitalisierung – erst analysieren, dann handeln

1. Digitalisieren statt abheften

Die Dokumente zu digitalisieren, beziehungsweise direkt in digitaler Form zu übermitteln, spart Platz, Zeit und Papier. Dafür sollte man einen modernen Cloud-Speicher verwenden, um die Dokumente anschließend ordentlich verwalten zu können.

2. Vereinfachte Suche

Nach der Digitalisierung ist auch das Durchsuchen von wichtigen Dokumenten deutlich einfacher. Hierbei empfiehlt es sich allerdings nicht mit klassischen digitalen Ordnerstrukturen in der Windows-Ablage zu arbeiten. Stattdessen sollten Unternehmen mit einer digitalen Lösung arbeiten, die eine Volltextsuche ermöglicht – das erlaubt eine sekundenschnelle Suche.

3. Prüfung und Freigabe von Rechnungen

Auch der Prozess der Prüfung und Freigabe von Rechnungen ist digital abbildbar: Rechnungen können auf eine E-Mail-Adresse eingehen und von dort automatisch in einen digitalen Prüfprozess übergeben werden. So können Unternehmen Eingangsrechnungen direkt digital prüfen und freigeben. Nachdem die Prüfung erfolgt ist, geht die Information automatisch in ein Buchhaltungsprogramm über.

4. Übergabe an den Steuerberater

Um auch das Ausdrucken und Scannen der Dokumente für den Steuerberater zu vermeiden, kann man die digitalisierten Rechnungen sowie alle weiteren benötigten Dokumente automatisiert an den Steuerberater übergeben.

5. Interne Absprachen verbessern

Die interne Kommunikation wird durch Chat-Programme transparenter und schneller. Aufgaben, Fotos und Videos lassen sich sehr einfach weitergeben. Außerdem kann man so eine bessere Übersicht der aktuellen Abläufe gewähren.

6. Aufgabenmanagement digital abbilden

Auch die interne Aufgabenverteilung kann man digital abwickeln. Somit können Betriebe aus dem Büro heraus sehr viel steuern und die Abarbeitung der Aufgaben auch digital überwachen. Selbst die Kommunikation mit den MitarbeiterInnen auf den Baustellen wird so um ein Vielfaches einfacher.

EXTRA: Was bedeutet Digitalisierung für die Zusammenarbeit in Teams?

7. Arbeitsstunden abrechnen

Auch Stundenzettel oder Bautagesberichte sollten digitalisiert werden, da sich die Abrechnung deutlich einfacher gestalten lässt, wenn die Daten digital erfasst und erstellt werden. Außerdem lassen sich beispielsweise die Arbeitsstunden oder der Materialverbrauch vereinfacht über das Handy dokumentieren.

8. Tablets und Smartphones

Wer effizient und mobil arbeiten möchte, vor allem als BauleiterIn, MonteurIn oder PolierIn, sollte neben der richtigen Software auch die passende Hardware nutzen. So können alle MitarbeiterInnen sogar im Außeneinsatz mit den digitalen Daten arbeiten: Die digitale Bauakte und Chatprogramme sind jederzeit aufrufbar. So können die Betriebe Aufgaben digital verteilen und verarbeiten.

9. Digitale Erfassung der Arbeit

Mit Smartphones und Tablets kann man auch Gesprächsnotizen digital erfassen, Skizzen erstellen und Pläne bearbeiten. Es ist sogar möglich, vor Ort ein Angebot oder einen Regiebericht unterschreiben zu lassen. Außerdem sind alle Daten sofort für alle MitarbeiterInnen verfügbar.

10. Dokumenten Management

Viele Dokumenten-Prozesse werden noch nicht digital abgewickelt. Dabei könnten die Prüfung von Angeboten und die Prüfung von Stundenzetteln sowie viele weitere Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden.

EXTRA: Was Unternehmen bei der Digitalisierung im Büro oft vergessen

Um den Aufwand bei der Digitalisierung und der Gewöhnung daran gering zu halten, sollten Unternehmen einen Experten damit beauftragen. Dieser kann auch darüber hinaus als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Andre Nordlohne
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.

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