Digitalisierung – erst analysieren, dann handeln

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Was ist eine Digital Roadmap und wie erstellst du sie?
© Visual Generation – stock.adobe.com

„Digitalisierung – ich kann es nicht mehr hören!“ Geht es dir genauso? In vielen Unternehmen, ob groß oder klein, hat die digitale Transformation aufgrund der Covid-19-Pandemie und der damit verbundenen Restriktionen sehr schnell Fahrt aufgenommen. Manche Unternehmen hat es auch „kalt erwischt“. Sie haben einfach für vorhandene Prozesse das passende Tool gesucht und so die Chance vertan, um zu vereinfachen und zu standardisieren. Jetzt stellen die Betroffenen fest, dass oft der zweite Schritt vor dem ersten gemacht wurde. Sie kommen im wahrsten Sinne des Wortes von einer Baustelle zur nächsten. Kein Wunder also, dass die Beteiligten auf das Thema „Digitalisierung“ schlecht zu sprechen sind.

Das Ziel: sinnvolle Einführung digitaler Prozesse

Probleme, die mit der Digitalisierung auftreten, sind oft weniger ein technisches als ein organisatorisches Problem. Viele alteingesessene Unternehmen arbeiten noch mit Routineprozessen und Büroorganisationen, die Jahrzehnte alt sind. Start-ups, die in kurzer Zeit stark gewachsen sind, hängen noch an Arbeitsabläufen, die als Zwei-Personen-Team geklappt haben, aber nun eher behindern. Daher steht vor jeder Digitalisierung die Analyse. Nur so kann das Ziel, eine sinnvolle Einführung digitaler Prozesse, wirklich realisiert werden. Die wichtigsten Fragen, die immer gestellt werden sollten, sind:

  • Was sind die Alltagsprobleme?
  • Was sind die größten Zeitfresser?

Erst dann geht die Suche nach den passenden Technik-Tools los!

Durchdachte Büroorganisation ist die Vorstufe zur Digitalisierung

Am schnellsten und einfachsten lassen sich im Büro Abläufe und Prozesse digitalisieren, die bereits gut durchdacht und strukturiert sind. Dies sind u.a. Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen, Rechnungsläufe sowie sich ständig wiederholende Prozesse und Routineaufgaben. Aber auch die Kooperation zwischen Assistenz und Vorgesetzten, die viel auf Reisen sind, oder die Zusammenarbeit zwischen Büro, Homeoffice und verschiedenen Standorten sind prädestiniert für die Digitalisierung.

EXTRA: Was bedeutet Digitalisierung für den Einzelhandel?

Erster Schritt der Digitalisierung: Miteinander reden

Am sinnvollsten erfolgt eine schrittweise Digitalisierung der Arbeitsabläufe mit Beteiligung aller MitarbeiterInnen. In der Praxis hat sich die Vorbereitung zur Digitalisierung einzelner Prozesse über einen Workshop mit Prozessmapping bewährt. Hierbei werden die Abläufe gemeinsam in kleinen Schritten visualisiert. Wichtig ist, dass jeder Schritt so detailliert wie möglich erfasst wird. Die Belange aller Beteiligten werden berücksichtigt, damit anschließend die Abläufe optimiert werden können.

Externe Hilfe ist sinnvoll

Wichtig ist, einen Schritt nach dem anderen zu machen: Zunächst wird die für das Unternehmen oder Abteilung individuell passende Struktur erarbeitet, ehe die Abläufe optimiert und digitalisiert werden können. Zwischen dem Visualisieren der Abläufe und dem Strukturieren stehen allerdings oft interne Widerstände. Genau an dieser Stelle ist es von großem Vorteil, wenn eine firmenfremde, neutrale Person die Moderation des Prozesses übernimmt. Sie kann die Bedenken Einzelner aufdecken, in das Prozessmapping einbinden und entsprechenden Mitarbeiterinnen ihre persönlichen Vorteile aus der Veränderung aufzeigen.

Basisstruktur ist das A und O

Oft fehlt bei beteiligten MitarbeiterInnen das Verständnis für die Grundstruktur einer durchdachten und effektiven Ordnung und Büroorganisation. Daher steht in zahlreichen Unternehmen vor der Digitalisierung zunächst das generelle „Aufräumen“ auf der To-do-Liste. Es müssen klare Strukturen etwa bei der Ablage geschaffen werden – sowohl in den Aktenschränken als auch im Computer. Die einheitliche Ablagestruktur in den Ordnern muss sich auf den Computer-Laufwerken widerspiegeln. Nur so ist es allen MitarbeiterInnen möglich, gemeinsam mit und an den benötigten Infos zu arbeiten und die benötigten Dokumente ohne langes Suchen zu finden.

Erfolge schnell sichtbar

Eine kurzfristige Erfolgskontrolle der digitalisierten Abläufe ist beispielsweise über eingesparte Arbeitszeiten möglich. Ein kleines Rechenbeispiel: Du suchst auf dem Laufwerk eine Mail, eine Datei oder einen Ordner. Das summiert sich im Laufe des Tages schnell auf eine Stunde. Eine Stunde „Suchzeit“ am Tag bei 20 Arbeitstagen im Monat für alle MitarbeiterInnen – das Ergebnis ist ein sehr gutes Argument für eine durchdachte Bürostruktur. Darüber hinaus reduzieren sich bei durchdachten Abläufen in der Digitalisierung die Kosten für Büromaterial, Kopien, Botengänge sowie Umlauf- und Bearbeitungszeiten.

Viola Frehse
Viola Frehse ist Inhaberin von Vioeasy – Bürostruktur mit Konzept, in Hamburg. Die gelernte Speditionskauffrau verfügt über langjährige Erfahrung im Strukturieren, Aufbauen, Umbauen und Managen von Büros. Viola Frehse unterstützt individuell vor Ort, in Impulsvorträgen, Workshops und Seminaren. Zudem ist sie akkreditierte Prozessbegleiterin bei „Unternehmenswert Mensch“ und als Dozentin für die „IBAF – Qualifizierungszentren für Führung und Management“ tätig.

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