Warum du dein CRM-System in der Cloud hosten solltest

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Beim Thema CRM aus der Cloud sind viele – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen – noch immer relativ zurückhaltend. Doch die meisten ManagerInnen sind sich der Vorteile eines cloudbasierten CRM-Systems bewusst: Neben der zeitlichen und örtlichen Flexibilität steht die Kosteneffizienz ganz oben auf der Habenseite eines Cloud-CRM-Systems. Sie sind dennoch unschlüssig, ob es auch für Ihr Unternehmen in Frage kommt. Folgende sechs Fragen unterstützen dich in deiner Entscheidung.

1. Du hast mehr als nur eine Handvoll Kunden ? 

Es ist mittlerweile eine Binsenweisheit: Nur Unternehmen, die ihre KundInnen mit individualisierten Angeboten und einer durchgängigen Customer Journey begeistern, werden langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Dazu musst du KundInnen, seine Bedürfnisse und Wünsche genau kennen, wissen, welche Informationen er wann benötigt. Das gelingt mit einem professionellen Customer Relationship Management, mit dem sich alle internen und externen Daten erfassen, miteinander verknüpfen und analysieren lassen.

Cloud oder On-Premises ?

Doch mit wachsender Datenmenge und damit verbunden einer steigenden Zahl an Rechenvorgängen kommt ein Firmennetzwerk schnell an seine Grenzen. Beim CRM-System in der Cloud hingegen lassen sich Computing und Storage entsprechend des aktuellen Bedarfs schnell und kostengünstig skalieren. 

2. Ist dein Vertrieb ständig auf Achse ?

Vermutlich wird dein Vertrieb viel über Smartphones und Tablets kommunizieren. Liegt das CRM-System in der Cloud, können deine MitarbeiterInnen jederzeit über die mobilen Endgeräte darauf zugreifen und so KundInnen einen Rundum-Service bieten, unabhängig davon, ob sie sich gerade auf einer Veranstaltung oder einer Dienstreise befinden.

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3. Ist Homeoffice zunehmend gefragt ?

Immer mehr MitarbeiterInnen möchten die Wahl haben, bei Bedarf auch von zu Hause oder von unterwegs aus zu arbeiten. Eine Tendenz, die durch die aktuelle Situation der Corona-Pandemie noch verstärkt wurde. Es handelt sich dabei nicht nur um VertrieblerInnen und Service-ExpertInnen, sondern beispielsweise auch um Angestellte, etwa aus dem Marketing. Doch damit sie ihre Aufgaben auch im Homeoffice ohne Abstriche erledigen können, sind sie auf aktuelle und sofort verfügbare Kundendaten aus dem CRM-System angewiesen. Das lässt sich am einfachsten bewerkstelligen, wenn das CRM-System in der Cloud gehostet ist – denn dann ist der Zugriff unabhängig vom Zeitpunkt und vom eigenen Standort gewährleistet.

4. Ist dir Datenschutz besonders wichtig ?

Dann bedenke: Zertifizierte Cloud-Anbieter haben höchste Sicherheitsstandards – die Daten sind daher oft viel besser gegen Risiken geschützt als im Rechenzentrum des einzelnen Unternehmens. Stringente Backup-Richtlinien, Sicherheitsupdates und das strikte Einhalten der hohen gesetzlichen Datenschutzrichtlinien schützen umfänglich vor Datenverlust und Systemausfällen. Cloud-Lösungen werden zudem stets aktuell gehalten, durch Service unterstützt und von einem innovativen Anbieter auch stetig weiterentwickelt.

5. Ist deine IT fest in das Tagesgeschäft integriert ?

Entlaste deine MitarbeiterInnen, indem sie sich nicht mehr um Installation und Wartung des CRM-Systems kümmern müssen, sondern diese Aufgaben beim Provider liegen. Nicht zu vergessen: Sehr wahrscheinlich handelt es sich bei deinen MitarbeiterInnen in der IT-Abteilung nicht um ausgewiesene Security-ExpertInnen, schließlich müssen sie sich um die gesamte IT-Landschaft im Unternehmen kümmern. Cloud-Provider hingegen haben ganze Teams an Sicherheitsspezialisten im Einsatz.

6. Möchtest du Kosten reduzieren ?

Beim Cloud-CRM-System sparst du nicht nur den Personalaufwand, um das System zu installieren, zu warten und auf dem neusten Stand zu halten. Da Provider in der Regel nach dem pay-per-use-Modell (Bezahlung bei Nutzung der Dienstleistung) abrechnen, bezahlst du nur für die tatsächlich genutzte und nicht für vorgehaltene Rechenkapazität.

Alles Cloud oder was ?

Es gibt durchaus Aspekte, die für eine On-Premises-Lösung sprechen. Dazu gehören etwa die Upgrade-Flexibilität – du legst selbst fest, ob und wann du deine Software aktualisieren möchtest – oder die zumeist einfachere Integration des lokalen CRM-Systems in die vorhandene IT-Architektur des Unternehmens. Legst du besonders hohen Wert darauf, die direkte und vollständige Kontrolle über deine Daten begrenzt im eigenen Haus zu behalten, wird dir der Gang in die Cloud schwerer fallen. Doch Vorsicht: Ein Unternehmen sollte nie die langfristige Perspektive außer Acht lassen, sondern sich strategisch auf die digitale Zukunft einstellen.

Ralf Haberich
Ralf Haberich ist Vorstandsvorsitzender der CRM Partners AG. In dieser Position verantwortet er schwerpunktmäßig die Bereiche Business Development und Unternehmensentwicklung in der DACH-Region. Haberich verfügt über zwölf Jahre IT- und Digital-Business-Erfahrung und besitzt umfassende Kenntnisse auf den Gebieten digitales Marketing, Unternehmensstrategie und Customer Engagement. Er ist außerdem aktiv als Speaker sowie Autor des Management-Buchs „Future Digital Business“.

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