Hast du schon einmal davon geträumt, mit heiserer, aber unwiderstehlicher Stimme zu sagen: „Ich mache dir ein Angebot, das du nicht ablehnen kannst?“ Wunderbar, dann bist du ein Fan von „Der Pate“ oder von Marlon Brandon – guter Geschmack! Oder aber dir gefällt ganz einfach die Vorstellung, dass dein Kostenvoranschlag bei deinem Kunden einen solchen Eindruck macht, dass seine Einwilligung unweigerlich folgen wird: Diesen Traum teilst du mit allen Selbstständigen.

Das Angebot als Teil der Akquise

Deine zeitlichen Ressourcen sind begrenzt. Administrative Abläufe deshalb zu beschleunigen, ist ein nachvollziehbarer Vorsatz. Beim Thema Kostenvoranschlag zu rationalisieren, kann allerdings eine Milchmädchenrechnung sein, weil du am falschen Ende sparst. Sieh deine Angebote als einen Teil deiner Akquisemaßnahmen – je zielgruppengerechter, durchdachter und wohlüberlegter Akquise geschieht, desto größer ihre Erfolgsaussichten.

EXTRA: Kundengewinnung: 3 Tipps, um die Kosten zu senken

Wenn das Projekt deines Kunden umfangreich und entsprechend bedeutsam für ihn ist, hast du schon in der Angebotsphase zahlreiche Möglichkeiten zu zeigen, wie passgenau dein Produkt oder deine Dienstleistung auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sein kann. Das bedeutet natürlich, dass du dich gründlich mit dem Vorhaben deines Kunden auseinandersetzen musst. Und diesen Aufwand sollte dein Angebot widerspiegeln. Dein Kostenvoranschlag wird damit zur Visitenkarte deiner Leistung – wenn sie nicht beliebig austauschbar durch ein Konkurrenzprodukt ist, dann ist es dein Angebot im Idealfall genauso wenig.

Der Kostenvoranschlag: Transparenz zählt

Als Zulieferer oder Dienstleister solltest du ein zuverlässiger Partner für deinen Kunden sein. Zuverlässigkeit zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass das Auftauchen böser Überraschungen von Vornherein unterbunden ist – auch auf finanzieller Seite. Die akribische Auflistung vorhersehbarer Kostenpunkte mag auf den ersten Blick aussehen wie Haarspalterei. Das ist sie aber nicht.

In einem Kostenvoranschlag bedeutet eine detaillierte Einschätzung aller Posten schlicht Transparenz.

Der Satz „Ich habe nicht gewusst, dass diese Kosten auf mich zukommen“ sollte niemals fallen können, um das Kundenverhältnis nicht zu gefährden. Rechtlich darf die tatsächliche Abrechnung zwar bis zu 20 Prozent über der vorherigen Kosteneinschätzung liegen. Für eine gesunde Kundenbindung ist es aber nicht empfehlenswert, diese Möglichkeit offenzuhalten.

Mehr Details, mehr Verhandlungsspielraum

Vielleicht klingt es im ersten Moment paradox: Je mehr Details dein Angebot enthält, desto mehr Verhandlungsspielraum behältst du. Falls dich diese Behauptung erstaunt, erscheint dir eine penible Auflistung kommender Posten möglicherweise wie eine Zementierung der künftigen Ausführung des Auftrags. Das ist sie aber nicht. Um das zu verdeutlichen, rufe dir den Ehrgeiz mancher Kunden vor Augen, nach einem ersten Angebot noch um Preise zu feilschen. In manchen Unternehmen ist es sogar Vorgabe, den ersten Kostenvoranschlag noch nicht anzunehmen, sondern in jedem Fall nach Möglichkeiten der Kostensenkung zu suchen.

Wenn der Auftrag sehr attraktiv ist, wirst du möglicherweise gerne bereit sein, deinem Kunden entgegenzukommen. Aber wie fängst du das am besten an? Einen unbegründeten Rabatt zu geben, ist nicht empfehlenswert. Stell dir vor, du selbst wärst an der Stelle deines Kunden:

• Würde dir ein Produkt für 100 Euro angeboten und auf Nachfrage kannst du es in gleicher Ausführung auch für 90 Euro bekommen – hättest du nicht auch das Gefühl, du hast dich übers Ohr hauen lassen, wenn du gleich auf die 100 Euro eingegangen wärst?
• Wie viel Vertrauen würdest du noch in einen Geschäftspartner haben, dessen erstes Angebot im Rückblick willkürlich statt wohlüberlegt wirkt?
• Wie wäre es dagegen, wenn du zwar 10 Euro sparen kannst, im Gegenzug dafür aber ein Feature weniger erhältst, das dir nicht wichtig war?

Der Preisnachlass ist dann nachvollziehbar. Denn du verzichtest auf ein Merkmal und kannst damit Geld sparen – dieser Deal ist für beide Seiten fair.

Nicht anders verhält es sich, wenn du auf der Seite des Händlers oder Dienstleisters stehst: Sorgfältig kalkulierte Preise einzelner Posten sollten nicht verhandelbar sein. Dagegen kannst du durchaus die Möglichkeit anbieten, auf Wunsch optionale Posten aus dem Angebot zu streichen oder ihren Umfang zu reduzieren und damit nachvollziehbare und faire Preisnachlässe zu ermöglichen. Deshalb gilt:

Je mehr Details du auflistest, desto mehr Möglichkeiten bleiben dir, Entgegenkommen zu zeigen.

Vorteile von detaillierten Angeboten

• Jedes Angebot ist eine Visitenkarte deines Unternehmens: Es sollte so unverwechselbar sein wie deine Leistung.
• Umfassende Angebote sind ein Merkmal deiner Verlässlichkeit: Mit ihnen gibt es keine bösen Überraschungen – das dient einer starken Kundenbindung.
• Je umfassender das Angebot, desto größer der Verhandlungsspielraum: Detaillierte Kostenvoranschläge beinhalten Stellschrauben für mögliche Preisverhandlungen. Um Entgegenkommen zu zeigen, kannst du mit ihnen den Umfang deines Angebots reduzieren.

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Checkliste: Angebote schreiben

• Unzuverlässige Schätzungen sind nicht zulässig: Mehr als 20 % darf die Abrechnung den Kostenvoranschlag nicht überschreiten.
• Kostenvoranschlag an Privatpersonen: Du musst den Bruttopreis, also den Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer, angeben.
• Kostenvoranschlag an Unternehmen: Anders als bei Privatpersonen gibst du den Nettopreis zuzüglich Mehrwertsteuer an.
• Neben unverbindlichen Kostenvoranschlägen, in denen ein ungefährer Preis veranschlagt wird, gibt es verbindliche Festpreisangebote.
• Tipp: Um zu verhindern, dass ein Kunde ein verbindliches Angebot erst nach langem Zögern annehmen möchte, nachdem du deine Preise mittlerweile bereits erhöht hast, kannst du eine Angebotsbindefrist hinzufügen: Das Angebot ist dann nur bis zum angegebenen Datum gültig, darüber hinaus aber nicht mehr.