So erstellst du Arbeitszeugnisse richtig

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So erstellst du Arbeitszeugnisse richtig
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Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses gehört zum Alltag vieler UnternehmerInnen und PersonalerInnen. Aussagekräftige Arbeitszeugnisse müssen verschiedene Anforderungen erfüllen. Gestalterische Grundlagen setzen einen Rahmen für die Erstellung des Arbeitszeugnisses. Die rechtlichen Anforderungen statuieren ein Mindestmaß, wenn sich PersonalerInnen oder UnternehmerInnen um die Erstellung kümmern. Regelmäßig treten Probleme auf, die die zuständigen MitarbeiterInnen mit gezielten Maßnahmen vermeiden können. 

Darum ist ein Arbeitszeugnis wichtig 

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten rasant verändert. Digitalisierung, Internationalisierung, Automatisierung und Co. verursachen einen disruptiven Wandel. Viele BewerberInnen sind der Auffassung, dass das Arbeitszeugnis ein Relikt aus einer vergangenen Zeit darstellt. Das Arbeitszeugnis hat, obwohl es mit Vorsicht zu betrachten ist, noch heute seine Berechtigung. Viele PersonalerInnen orientieren sich zunächst an dem Arbeitszeugnis und treffen eine Vorauswahl. Der ausschließliche Fokus auf die Beurteilung des letzten Arbeitgebers wird seltener. Unternehmen favorisieren eine Probearbeitszeit oder Praktika, um die Erfolgschancen der Zusammenarbeit zu eruieren. 

Gestalterische Grundlagen 

Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses stehen gestalterische Grundlagen im Mittelpunkt. Vollständige Dokumente verlangen die Befolgung der inhaltlichen Anforderungen. Die folgenden Bestandteile befinden sich in jedem Arbeitszeugnis: 

  • Überschrift 
  • Einleitung
  • Beschreibung der Aufgaben
  • Beurteilung der Leistung 
  • Beurteilung des Sozialverhaltens 
  • Beendigungsformel 
  • Dankesformel 
  • Wünsche für die Zukunft
  • Datum, Ort und Unterschrift 

Eine individuelle Gestaltung des Arbeitszeugnisses ist nötig, da Standardklauseln nicht zur Anwendung kommen dürfen. PersonalerInnen müssen sich an den inhaltlichen Vorgaben und gestalterischen Elementen orientieren, um dem Grundsatz der Vollständigkeit zu genügen. 

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Die Rechtsgrundlagen eines Arbeitszeugnisses 

Unternehmen müssen bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses rechtliche Anforderungen erfüllen. Wenn das Zeugnis nicht den aktuellen Gesetzen entspricht, können ArbeitnehmerInnen das Zeugnis zurückweisen oder anfechten. Die rechtssichere Formulierung ist für Unternehmen wichtig und zugleich ein Risiko. Bei einem kompetenten Dienstleister finden Verantwortliche einen digitalen Zeugnismanager, der bei der rechtssicheren Erstellung eines Arbeitszeugnisses wertvolle Unterstützung leistet. Eine der wichtigsten Rechtsgrundlagen ist § 109 der Gewerbeordnung, der den ArbeitnehmerInnen einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis am Ende des Arbeitsverhältnisses einräumt.

Probleme beim Arbeitszeugnis? 

Verantwortliche MitarbeiterInnen beachten nicht immer, dass bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses zahlreiche Prinzipen und Grundsätze relevant sind. Das Schreiben der Arbeitszeugnisse gleicht selbst für PersonalerInnen einer geheimen Wissenschaft. Die folgenden Probleme kommen in der Praxis häufig vor: 

  • zu kurze Beschreibung der Aufgaben 
  • keine schlüssige Gesamtbeurteilung 
  • widersprüchliche Schlussfolgerungen 
  • Verschweigen wichtiger Elemente

Problematische Formulierungen sind vielfältig vorstellbar. Wenn sich MitarbeiterInnen der Erstellung eines Arbeitszeugnisses widmen, ist Sorgfalt gefragt. Mit einem stetigen Fokus auf die Prinzipien des Wohlwollens, der Vollständigkeit, der Klarheit und der Wahrheit gelingt eine fachgerechte Zeugniserstellung, sodass Unternehmen und ehemalige ArbeitnehmerInnen gleichermaßen profitieren – eine Win-win-Situation.

Arbeitszeugnisse effizienter erstellen 

Digitalisierung in der Personalabteilung? Dieser Trend bietet Mehrwert. PersonalerInnen können auf digitale Tools setzen und das Zeugnismanagement revolutionieren. Ein digitaler Zeugnismanager berücksichtigt rechtliche Anforderungen und bietet Raum für gestalterische Individualisierungen. Verantwortliche MitarbeiterInnen setzen auf Muster-Vorlagen, um Ressourcen einzusparen. Die effiziente Erstellung der Arbeitszeugnisse mithilfe digitaler Technologien liegt im eigenen Interesse des Unternehmens – wenn ehemalige MitarbeiterInnen das Zeugnis schnell bekommen, verschaffen sich Unternehmen eine gute Reputation, um sich weiterzuentwickeln und im Recruiting Erfolg versprechend zu positionieren. 

Volker Manich
Volker Manich studierte Medienwissenschaften sowie Wirtschaft und arbeitet als Berater in verschiedenen Consultingagenturen. Neben etablierten Unternehmen gehören inzwischen auch immer mehr Startups zu seinem Kundenkreis. Hin und wieder verfasst er Ratgeberbeiträge für unterschiedliche Businessportale.

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