Mahnfristen: Was tun, wenn der Kunde nicht pünktlich zahlt?

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Ablauf eines außergerichtlichen Mahnverfahrens

Abgesehen von den in § 286 Abs. 2 BGB genannten Fällen, in denen es keiner Mahnung bedarf, ist nur eine einzige Mahnung erforderlich, um den Schuldner wirksam in Verzug zu setzen. Dennoch hat sich in der Praxis im Interesse zukünftiger Geschäftsbeziehungen eine mehrstufige Vorgehensweise beim außergerichtlichen Mahnverfahren bewährt. Diese kann beispielsweise wie folgt aufgebaut sein:

1. Mahnung: Mit der sogenannten Zahlungserinnerung wird der Kunde höflich an die Zahlung erinnert und ggf. eine Kopie der entsprechenden Rechnung beigelegt.

2. Mahnung: Sollte trotz der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht ausgeglichen worden sein, empfiehlt es sich, eine deutlicher formulierte 2. Mahnung unter Angabe einer konkreten Zahlungsfrist (i.d.R. 10 oder 14 Tage) zu versenden.

3. Mahnung: Führt auch die 2. Mahnung nicht zum Geldeingang, werden in der 3. Mahnung eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und bei Nichteinhaltung weitere Schritte angekündigt (z. B. Einschaltung eines Inkassoinstitutes, Klageandrohung oder Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens). Durch gerichtliche Maßnahmen anfallende Kosten müssen zunächst durch den Antragsteller bevorschusst werden. Sie können dem Schuldner bei einem erfolgreichen gerichtlichen Verfahren allerdings in Rechnung gestellt werden (§ 91 ZPO Kostentragungspflicht der unterliegenden Partei).

Ablauf eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Wenn der Schuldner auf die außergerichtlichen Mahnschreiben nicht reagiert, können gerichtliche Maßnahmen (gerichtlicher Mahnbescheid oder Klage) eingeleitet werden. Das gerichtliche Mahnverfahren ermöglicht dem Rechnungssteller, schneller und günstiger als beim Klageverfahren einen vollstreckbaren Titel zu erwirken, mithilfe dessen der Gerichtsvollzieher die offene Forderung vollstrecken kann.

1. Mahnantrag: Die Kosten für die Beantragung, die mittels eines offiziellen Formulars erfolgt, richten sich nach dem Streitwert und müssen vom Antragsteller bevorschusst werden.

2. Mahnbescheid: Sobald alle Erfordernisse erfüllt sind, wird der Mahnbescheid vom Gericht dem Forderungsschuldner zugestellt. Der Schuldner kann dem Mahnbescheid innerhalb von 2 Wochen nach Zustellung widersprechen und dadurch eine Klärung des Sachverhalts durch das zuständige Gericht erreichen.

3. Vollstreckungsbescheid: Der Vollstreckungsbescheid muss innerhalb von 6 Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragt werden, sofern der Schuldner dem Mahnbescheid nicht widersprochen hat. Nach Zustellung des Vollstreckungsbescheids hat der Schuldner eine Einspruchsfrist von 2 Wochen. Ist diese Frist verstrichen, kann der Gläubiger mit dem Vollstreckungsbescheid die entsprechende Forderung mittels Zwangsvollstreckung durchsetzen.

Unterstützung beim Mahnwesen

Bei einer Vielzahl von mittelständischen Unternehmen gibt es erhebliches Verbesserungspotenzial im Forderungsmanagement und Mahnwesen. Eine Rechnungslegung direkt nach Erbringen der bestellten Leistung bzw. ein unverzügliches Mahnen überfälliger Rechnungen scheinen keine Selbstverständlichkeit zu sein. In der Praxis scheitert die schnelle Umsetzung oftmals an fehlenden Kapazitäten oder auch unklar definierten Prozessen.

EXTRA: 10 Tipps für effektives Forderungsmanagement

Softwarelösungen können durch eine Prozessautomatisierung eine wichtige Unterstützung bieten, aber auch ein Outsourcen des Forderungsmanagements und Mahnwesens an einen professionellen Dienstleister kann entscheidende Vorteile bringen. Überfällige Forderungen können an Inkassounternehmen abgegeben werden.

Oftmals ist es sinnvoll, bereits früher anzusetzen, um Zahlungsverzüge und –ausfälle zu vermeiden.

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